Klantenportal customer-icon
17 december 2015

Vijf redenen om een IWMS-oplossing in te zetten voor uw vlootbeheer

De Belgen beschikten vorig jaar samen maar liefst over 5,5 miljoen wagens, het hoogste aantal ooit. Daarvan bestaat ongeveer 15% uit bedrijfswagens en staat 5% ingeschreven op naam van zelfstandig ondernemers. In totaal gaat het dus om ongeveer 1 miljoen voertuigen die op de balans van organisaties staan. Een flink aantal. Het beheren van een wagenpark kan daarmee al gauw een ingewikkelde en tijdrovende klus worden. Daarnaast vertegenwoordigt rollend materiaal vaak ook nog eens een hoge economische waarde.

White Paper - Weet u het verschil tussen IWMS, FMIS en CAFM?

Ontdek de belangrijkste verschillen tussen IWMS-, FMIS- en CAFM-software.

Lees meer

Met een IWMS-oplossing wordt het beheer van aangekochte, geleasede of gehuurde dienstwagens, tweewielers of zelfs rollend apparatuur een stuk eenvoudiger. Maar welke signalen geven aan dat het tijd is om gebruik te gaan maken van een IWMS-oplossing voor vlootbeheer?

1. Outlook voldoet niet meer

Herinneringen instellen voor grote en kleine onderhoudsbeurten en het aflopen van leasecontracten. Het kan natuurlijk met een e-mailprogramma, maar echt praktisch is het niet. Niet alleen is het vrijwel onmogelijk om op deze manier een overzicht te krijgen van de planning, het is ook nog eens een karwei om deze kalender-items te beheren. Zeker voor een wagenpark dat groter is dan, pak ‘m beet, veertig voertuigen.

2. Excel biedt onvoldoende inzicht

Hetzelfde kan worden gezegd voor Excel: een overzicht van alle assets is vrij eenvoudig aan te maken, maar de functionaliteit is wel beperkt. Probeer maar eens van alle voertuigen de volgende zaken bij te houden in één spreadsheet: contracten, onderhoud, kosten versus budget, verbruik, reserveringen, en emissiecalculaties. Met software wordt dit geautomatiseerd, en wordt er tegelijkertijd inzicht verkregen in Total Cost of Ownership en Use (TCO en TCU). Zowel van de gehele vloot, als per categorie, per type of zelfs per individueel onderdeel.

3. Vlootbeheer is afdelingsoverstijgend

Met het beheer van het wagenpark zijn verschillende afdelingen gemoeid. De HR-afdeling is verantwoordelijk voor het onboarden van nieuwe medewerkers, het facilitaire team beheert het wagenpark en de juridische afdeling houdt zich bezig met het afhandelen van schades. Met een eenvoudige software tool kunnen verschillende afdelingen moeiteloos samenwerken en heeft iedereen toegang tot relevante gegevens, informatie en functionaliteit. Van de vlootbeheerder, contractbeheerder en onderhoudsplanner tot de garagist, controller en zelfs de bestuurder.

4. Het is te veel werk

Er komt nogal wat kijken bij vlootbeheer: contracten, verzekeringen, afschrijvingen, gebruik, brandstofverbruik, fiscaliteit, onderhoud, schade en duurzaamheid. Deze aspecten hebben allerlei onderlinge relaties. Stel dat een medewerker een ongeval heeft gehad waardoor de leaseauto moet worden vervangen. Wie gebruik maakt van verschillende databases in verschillende systemen, kan dagen bezig zijn om alles aan te passen. Met het risico dat er fouten worden gemaakt. Een IWMS-oplossing heeft een integrale benadering die efficiënter is en veel minder foutgevoelig.

5. Het overzicht ontbreekt

Software voor vlootbeheer maakt het eenvoudig om een overzicht te krijgen van het huidige wagenpark en de historie ervan op te vragen. Ook signaleert het systeem proactief wanneer een leasecontract afloopt of een onderhoudsbeurt nodig is. En, zoals eerder gemeld, biedt deze software zelfs inzicht in de TCO en TCU.

Planon Universe is een integraal IWMS-platform waarin verschillende disciplines en belanghebbenden worden verbonden in één oplossing.

Kurt Van Paesschen
Sales Director Planon BeLux