Klantenportal customer-icon
22 oktober 2015

Vijf redenen om een IWMS te implementeren

Deze blog is een samenvatting van het hoofdstuk "Why implement an IWMS" uit het boek "A quest for excellence: Guidance for CRE & FM executives implementing a global IWMS". Wilt u meer lezen? Klik dan hier om het volledige hoofdstuk te downloaden.

Waar het voor veel organisaties al een flinke uitdaging is om een nieuw softwaresysteem te implementeren, is de klus waar multinationals voor staan als het gaat om een internationale uitrol van een IWMS nog wat ingewikkelder. Het project gaat over verschillende landen en dus culturen, specifieke lokale wetgeving en plaatselijke gewoontes. Halverwege een dergelijk internationaal project wordt daarom vaak de vraag gesteld: “waarom zijn we ook al weer aan dit project begonnen?”

Ontvang een gratis exemplaar van "A quest for excellence"

In de Planon-publicatie "A quest for excellence: Guidance for CRE & FM executives implementing a global IWMS" beschrijven zes auteurs hun ervaringen met het implementeren van Corporate Real Estate & Facilities Management-software in complexe multiculturele omgevingen. 

Ontvang een gratis exemplaar

Een eenvoudig antwoord hierop zou kunnen zijn: “we willen ervoor zorgen dat we wereldwijd kwalitatief goede facilitaire- en vastgoeddiensten kunnen bieden tegen een redelijke prijs”. Echter, de definitie van ‘kwalitatief goede facilitaire- en vastgoeddiensten’ en ‘een redelijke prijs’ verschilt per organisatie. Hoewel er veel verschillen zijn tussen organisaties, zijn er ook een aantal overeenkomsten.

Deze overeenkomsten worden hieronder samengevat in vijf overwegingen.

1.      Organisatiebreed beleid: Veel bedrijven willen een organisatiebreed beleid invoeren om te benadrukken: “dit is hoe wij werken”. Processen worden sterk beïnvloed door lokale gewoontes en cultuur en kunnen daarom per land of regio fundamenteel verschillen als hier geen aandacht aan wordt besteed.

2.      Naleving van wet- en regelgeving: Voldoen aan geldende wet- en regelgeving is een gewenst resultaat van het hierboven genoemde organisatiebeleid. Doordat wet- en regelgeving verschilt per land of zelfs per regio, en organisaties dus per locatie aan andere wetten en regels moeten voldoen is dit een complex aspect van een internationale IWMS-implementatie.

Vaak ligt de grootste behoefte aan naleving van wetten en regels in de financiële hoek. Er is een sterke groei in het aantal financiële reglementen waaraan met name multinationals moeten voldoen. Een bekend voorbeeld is de veranderende regelgeving in lease accounting (FASB-criteria). Daarnaast wordt de wetgeving rondom duurzaamheid ook continu aangescherpt, bijvoorbeeld voor LEED- of BREEAM- certificering. Andere belangrijke factoren zijn interne financiële verslaglegging, veiligheidsnormen en business agility.

3.      Bedrijfstransparantie en inzicht: Veel organisaties starten met doelen zoals: ‘we willen een overzicht van de activa die we aan- en verhuren’ en ‘we willen een uniforme rapportage voor al ons vastgoed’. Een impliciet doel achter een wereldwijde IWMS roll-out is vaak de behoefte aan wereldwijd bruikbare rapportages, waarmee verschillende activa kunnen worden vergeleken en benchmarking van vastgoed mogelijk wordt.

4.      IT-rationalisatie en innovatie: IT-rationalisatie verwijst naar het proces van verbetering van IT-dienstverlening tegen de laagst mogelijke kosten. Veel organisaties beginnen aan een wereldwijde IWMS-uitrol met als doel het aantal bestaande softwaresystemen te verminderen. Vermindering van het aantal systemen versimpelt immers het IT-landschap en verlaagt daarmee de kosten.

Er is een groeiende focus op de interactie tussen IWMS-systemen en andere  IT-systemen, zoals financiële- of HR-systemen. Een internationale IWMS-implementatie moet uiteraard leiden tot een verbetering van deze integratie en een verhoging van de algemene efficiency.

5.      Financië: Met behulp van de rapportages die een IWMS levert kan besparingspotentieel worden geïdentificeerd op basis van trends, afwijkingen en in- of externe benchmarking.

Erik Jaspers
Global Product Strategy  & Innovation Director