Klantenportal customer-icon
18 april 2019

Voorbereiden op 2020: 5 ontwikkelingen waar Vastgoedmanagers rekening mee moeten houden

De afgelopen jaren is het jaartal 2020 in veel studies over de toekomstvisie op vastgoed het uitgangspunt geweest. Denk aan CoreNets studie "Corporate Real Estate | 2020" in 2012 en het rapport "Real Estate 2020 - Building the Future" van PwC uit 2014. Studies met als doel een voorspelling te doen over de vastgoedmarkt in 2020 zodat organisaties zich hierop voor kunnen bereiden. 2020 klonk ooit zo ver weg, maar komt heel snel dichtbij! Heeft u al nagedacht over de veranderingen die voor ons liggen? En bent u hier al klaar voor?

White paper - 10 trends die het vakgebied van Real Estate en Facility Management tot 2022 bepalen en veranderen

Hoe het vakgebied van Real Estate en Facility Management zich de komende jaren zal ontwikkelen? Dat leest u in dit white paper.

Lees meer

Onlangs heeft Gartner haar visie op corporate real estate (CRE) in 2020 gepubliceerd, samen met een actieplan om op tijd klaar te zijn. In dit actieplan telt Gartner acht trends die van invloed zijn op de algemene bedrijfsvoering en specifiek rondom CRE. Gartner: "Alleen wanneer deze trends worden omarmd kan CRE waarde blijven creëren voor een bedrijf als strategische partner."
Gartner noemt vijf belangrijke veranderingen waar Vastgoedmanagers als eerste aandacht aan moeten besteden ter voorbereiding op 2020 en daarna.

# 1 Focus op werkomgeving en flexibiliteit in ruimtegebruik

Volgens Gartner ligt de huidige focus van CRE op kostenbesparing en efficiënt ruimtebeheer. Deze focus zou verlegd moeten worden naar focus op medewerkerservaring en flexibiliteit in ruimtegebruik. Dit vraagt om nieuwe alternatieven in ruimtebeheer die leiden tot een flexibiliteit in het gebouwportfolio en de ontwikkeling van kantoorruimtes die helpen bij het aantrekken en behouden van talent, het inspireren van creativiteit en het faciliteren van samenwerking. Dit is van groot belang omdat tegen 2020 de grootste groep medewerkers een milennial is. Volgens een studie van CBRE vindt 78% van de ondervraagde millennials de werkomgeving belangrijk bij de keuze voor een werkgever. CRE-dashboards zullen naast kostenefficiëntie ook bedrijfsresultaten moeten meenemen om de bedrijfswaarde te tonen. Daarnaast is het belangrijk dat CRE met IT gaat samenwerken bij het plannen van investeringen in technologie en de digitale werkplek, om zo de mobiele en externe werkervaring van medewerkers te verbeteren.

# 2 De werkplekstrateeg

Gartner geeft aan dat de rol van CRE moet veranderen van 'dienstverlener’ naar ‘werkplekstrateeg’. In deze nieuwe rol werkt CRE samen met HR, Finance, IT en andere afdelingen en treedt daarbij op als projectmanager om samenwerkingen tussen deze afdelingen te coördineren. CRE zal er bijvoorbeeld verantwoordelijk voor zijn om samen met IT digitale werkplekprogramma’s te ontwikkelen en ‘activity-based working’ in het ontwerp van kantoorruimtes te integreren. Door samen te werken met partners, kan CRE werkplekken creëren die medewerkers tevreden stellen en aantrekkelijk zijn voor nieuw talent, maar ook financieel duurzaam zijn op de lange termijn. Denk hierbij aan het vinden van de juiste balans tussen eigendom en het leasen van activa met maximale flexibiliteit en minimale financiële impact in het kader van de huidige Lease Accounting wet- en regelgeving.

# 3 CRE als ‘solution design partner’

Volgens Gartner evolueert niet alleen de interne rol van CRE maar ook haar rol in de besluitvorming. In plaats van ‘informatieverstrekker’ wordt CRE een ‘solution design partner’. Het gaat erom dat er niet alleen cijfers worden gepresenteerd maar ook het nodige advies wordt gegeven als er belangrijke besluiten worden genomen. Neem het onderwerp ‘ruimtegebruik’ als voorbeeld: veel CRE-afdelingen gaan niet verder dan het tonen van de grootte van het beschikbare ruimteoppervlak. Echt toegevoegde waarde wordt echter geleverd als naast deze basisinformatie ook inzicht wordt gegeven op basis van andere data, zoals het daadwerkelijk ruimtegebruik. Hiermee kunnen namelijk scenario’s ontworpen worden om ruimtegebruik te verbeteren en daarmee kosten te verlagen. Als ‘solution design partner’ kan CRE het belang van vastgoedbesluiten voor de algehele bedrijfsvoering aantoonbaar maken.

# 4 Van uitbestedingsmodellen naar een geïntegreerde aanpak

Gartner stelt ook dat het leveringsmodel van CRE moet veranderen van een ‘best-in-class of gebundelde activiteiten’ naar een ‘geïntegreerd leveringsmodel'. Veel activiteiten binnen vastgoed worden tegenwoordig uitbesteed. Gartner benoemt in de studie vijftien activiteiten – van Facility Services tot Customer Relationship Management – en uit een enquête blijkt dat voor veertien van deze activiteiten meer dan 50% van de CRE-werkzaamheden door een derde partij wordt uitgevoerd. Dit laat zien dat het landschap van uitbestede activiteiten steeds intensiever en complexer wordt. Om ‘best-in-class’ diensten te kunnen blijven leveren, zal CRE andere dienstverleners, waaraan activiteiten zijn uitbesteed, moeten beconcurreren voor toptalent. Daarnaast zal het aantal leveranciers moeten worden teruggebracht waardoor activiteiten over de gehele wereld op consistentere wijze kunnen worden aangeboden. Met deze nieuwe aanpak verbetert CRE de proces-consistentie en de dienstverlening van meerdere dienstverleners wat leidt tot meer flexibiliteit en hogere kwaliteit.

# 5 Investeer in vaardigheden en technologie

De laatste belangrijke ontwikkeling heeft volgens Gartner gevolgen op het gebied van vaardigheden en technologie binnen CRE. De focus op dit gebied moet namelijk verschuiven van 'customer service en portfolio management' naar 'influence en real-time analytics'. Eerlijk gezegd vind ik deze het meest lastig om te interpreteren, omdat Gartner in het actieplan niet duidelijk is over wat ze bedoelen met ‘influence’, en waarom ze het hebben over inkoopvaardigheden. Dit zou te maken kunnen hebben met een eerdere verschuiving op het gebied van uitbestedingen. Gartner geeft in ieder geval aan dat er op het gebied van talent geïnvesteerd moet worden in analytische vaardigheden, en dat investeringen in ‘influencing abilities’ en technologie zich zullen richten op software voor ruimtebeheer en digitale voorzieningen. Dit is waarom CRE gebruik moet gaan maken van talent van andere bronnen binnen het bedrijf. Denk aan zoals datawetenschappers om mogelijkheden op het gebied van analyse te verbeteren. Ook de investeringen in technologie zullen verschuiven, waarbij de focus komt te liggen op het leveren van gepersonaliseerde en interactieve werkplekken door middel van intelligente apps, virtuele persoonlijke assistenten (VPA's), toegevoegde realiteit (augmented reality), enzovoorts. 

Om alle vijf bovengenoemde verschuivingen mogelijk te maken zijn IT, data en technologie onmisbare elementen. PwC had dus gelijk met de voorspelling dat “tegen 2020 zal technologie bedrijf kritisch worden”. Hetzelfde geldt voor de visie van CoreNet: "tegen het jaar 2020 zullen medewerkers als "digital natives" worden beschouwd en ondersteund worden door vastgoed, personeelszaken, technologie, financiën en andere ondersteunende diensten. Ondertussen zullen geavanceerde dataplatformen enorme verandering teweeg brengen in strategische planning, het beheer van werkplekken en de optimalisatie van het vastgoedportfolio.

Hoe een IWMS u hier in kan ondersteunen

Bij al deze ontwikkelingen komt een Integrated Workplace Management System (IWMS) goed van pas, omdat het alle vastgoed- en werkplek gerelateerde bedrijfsprocessen binnen één softwareoplossing integreert. Deze oplossing brengt alle belangrijke stakeholders van uw bedrijf samen op één platform, denk aan: portfoliomanagers, ruimteplanners, dienstverleners en uw dagelijkse werkplekgebruikers. Bestaande IT-systemen en ‘smart building’-technologie kunnen naadloos worden geïntegreerd met een IWMS, wat van maximaal toegevoegde waarde is voor uw bedrijf. Dit stelt u als CRE-professional in staat om telkens te verbeteren op zowel operationeel als strategisch niveau en zo de waarde van uw vastgoed te optimaliseren, werkplekken aantrekkelijker te maken en de arbeidsproductiviteit van uw medewerkers te verbeteren. In het geval van de vijf bovengenoemde trends kan het gebruik van een IWMS van onschatbare waarde zijn.

Het klinkt wellicht als enorme uitdaging, maar als u de transitie eenmaal hebt doorlopen zal de toekomst er rooskleurig uitzien. Zoals CoreNet in 2012 voorspelde: "In 2020 zal de CRE-executive zijn geëvolueerd van een materiaalspecialist naar een strategische partner met een brede kennis van bedrijfsstrategieën." Met behulp van een ‘to-do-lijst’ presenteert Gartner de directe acties die u moet ondernemen om met de nodige veranderingen van start te gaan.

Visierapporten zijn een goede manier om ideeën te delen en discussies op gang te brengen over real estate vraagstukken, maar wij kunnen de toekomst helaas niet geheel voorspellen. Wilt u graag meer lezen over de economische, demografische en technologische ontwikkelingen die volgens Planon de komende drie jaar het werk van CRE en Facility Managers zullen beïnvloeden? Lees ons white paper: ‘Van trend naar realiteit: 10 trends die het vakgebied van vastgoed- en facility management tot 2022 bepalen en veranderen’.

Ik ben altijd geïnteresseerd om uw mening hierover te horen. Wilt u van gedachten wisselen over dit onderwerp, neem dan gerust contact met ons op.

Geert-Jan Blom
Global Product Marketeer