20 mei 2020

Voordelen van een IWMS: Drie organisaties delen hun ervaringen

In een vorige blog heb ik een aantal essentiële punten uit het laatste Verdantix-onderzoeksrapport besproken, met daarbij speciale aandacht voor vier belangrijke IT-strategieën voor vastgoed- en facility management. Uit dit Verdantix-rapport blijkt dat Integrated Workplace Management Systems (IWMS) een rol spelen in maar liefst drie van de vier meest gehanteerde strategieën van dit moment. Een IWMS kan bijvoorbeeld worden gebruikt als op zichzelf staand systeem, of worden ingezet in combinatie met andere bredere systemen of met point solutions. In mijn vorige blog heb ik uitgelegd wat precies verstaan wordt onder een IWMS is en wat de belangrijkste voordelen zijn.

White paper - Wat is een IWMS?

Een Integrated Workplace Management System is een softwareoplossing voor vastgoed- en facility management op basis van één platform dat geïntegreerde functionaliteit biedt voor het beheren van vastgoed, ruimteplanning, assets en onderhoud, geïntegreerde diensten, en duurzaamheid.

Download hier

In deze blog wil ik verder ingaan op de voordelen van een geïntegreerde oplossing voor de ondersteuning van de vastgoed- en facility managementprocessen. Ik ga dit toelichten aan de hand van de ervaringen van drie organisaties die Planon Universe for Corporate Real Estate & Facility Managers – de IWMS-oplossing van Planon – hebben geïmplementeerd: Gasunie, King’s College London en Maastricht Universitair Medisch Centrum.

De drie belangrijkste besparingen

Hoewel elke organisatie specifieke behoeften heeft, kunnen we de belangrijkste besparingen die een IWMS-implementatie oplevert onderverdelen in drie categorieën:

  • IT-rationalisatie
  • Arbeidsproductiviteit
  • Operationele besparingen

In de volgende drie case studies leest u hoe klanten die de IWMS-oplossing van Planon hebben geïmplementeerd, ten minste één (en vaak meer) van deze voordelen konden realiseren.

1. Gasunie vermindert het aantal betaalde softwarelicenties aanzienlijk

Gasunie realiseerde zich een aantal jaar geleden dat zij negentig verschillende systemen in gebruik had voor het beheren van haar vastgoedprocessen. Het aantal systemen moest drastisch worden verminderd en Planon bleek daarvoor de beste oplossing te bieden. De gestructureerde en gefaseerde aanpak van Planon hielp Gasunie met een succesvolle implementatie van Planon Universe for Corporate Real Estate & Facility Managers, inclusief de modules Self-Service, Asset & Maintenance M anagement, Move Management en Project Management. Deze implementatie heeft ervoor gezorgd dat Gasunie het aantal systemen voor hun facilitaire processen kon terugbrengen van negentig naar één. 89 systemen hoefden dus niet meer beheerd en betaald te worden.

2. King's College London stapt over van reactief naar preventief onderhoud

King's College London, één van de top twintig universiteiten wereldwijd, heeft een vastgoed- en facility managementteam dat verantwoordelijk is voor de exploitatie en onderhoud van ongeveer 4.300.000 vierkante meter vloeroppervlak, verspreid over 130 gebouwen. King's College werkte al een aantal jaren met Planon-software toen werd besloten dat ze de Planon-oplossingen ook voor onderhoudsbeheer wilde gaan gebruiken. Doel was het maximaliseren van de operationele efficiëntie, door: 1) inzicht te krijgen in gedetailleerde gegevens over de reactieve, niet planmatige onderhoudswerkzaamheden, 2) de registratie van gepland preventief onderhoud te optimaliseren, en 3) meer duidelijkheid te creëren over hoe beschikbare middelen werkelijk werden ingezet.

Het IWMS-platform van Planon bood King’s College London meer transparantie in en controle over hun processen waardoor de achterstand in onderhoudsactiviteiten in slechts drie maanden tijd met 50% afnam. Bovendien stapten zij over van een reactieve naar een preventieve onderhoudsstrategie. Hun BIS Manager zegt: "Deze oplossing heeft ons veel nieuwe inzichten opgeleverd, waardoor wij nu in staat zijn om te voldoen aan onze SLA’s en de feedback naar onze interne klanten te verbeteren. Ook profiteren wij nu van een snellere verwerking, een betere werkverdeling en betere communicatie.”

3. Maastricht Universitair Medisch Centrum (MUMC) heeft de operationele efficiëntie verbeterd

Het MUMC heeft de ambitie om de best mogelijke zorg te bieden en de gezondheid in de regio te verbeteren door patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs te integreren. Het Facilitair Bedrijf, met 340 medewerkers en een budget van 36 miljoen euro, wil hieraan bijdragen door het leveren en beheren van gebouwen, engineering, logistiek, catering en beveiliging.

Sinds het MUMC gebruikmaakt van Planon Universe for Corporate Real Estate & Facility Managers – de IWMS-oplossing van Planon – voor het centraal opslaan en beheren van alle brongegevens voor vastgoed- en FM-processen, is de efficiëntie van de bedrijfsvoering aanzienlijk verbeterd. Met de Planon-software werden processen gestroomlijnd en transparanter gemaakt. Daarnaast is het aantal vragen van interne klanten aanzienlijk verminderd door inzet van de selfservice-oplossing van Planon. Planon is nu een kernsysteem van het MUMC, niet alleen voor het Facilitair Bedrijf maar voor de hele organisatie, inclusief leveranciers.

Wat kunt u met deze informatie?

Het belangrijkste doel van deze (en mijn vorige) blog is om de toegevoegde waarde van een IWMS te verklaren en uit te leggen welke rol een IWMS kan spelen in uw softwarestrategie voor vastgoed- en facility management. Wilt u meer informatie over de inzet van een IWMS? Download dan kosteloos het white paper: ‘Wat is een IWMS?’

Voordat u investeert in software voor de lange termijn zou u de kernbehoeften van uw organisatie inzichtelijk moeten hebben. Wanneer u inzicht hebt in uw zakelijke behoeften en knelpunten, bent u beter in staat de juiste oplossing voor vastgoed- en facility management te kiezen. Heeft u hier begeleiding bij nodig? Neem dan gerust contact met ons op. Ons deskundige professionals kunnen u helpen de uitdagingen op het gebied van uw vastgoed- en facility management aan te pakken en de juiste oplossing te vinden voor uw organisatie.

Geert-Jan Blom
Solution Product Marketeer