Klantenportal customer-icon
06 oktober 2016

Voorzie uw ontvangstproces van een sprankje Disney-magie

Iedereen die weleens een bezoek heeft gebracht aan Euro Disney weet dat beleving een grote rol speelt in dit attractiepark. Het begint al bij de kassa met de muziek die je hoort, de aankleding en de tekenfilmfiguren die rondopen; alles draagt bij aan een sfeer die Disney zelf omschrijft als ‘magisch’. Het park doet er daarnaast alles aan om de bezoekersbeleving voortdurend verder te optimaliseren. Zo is het tegenwoordig mogelijk om de wachtrij bij populaire attracties over te slaan met een zogenaamde ‘fastpass’; waarmee je de attractie kunt betreden op een door jou zelf gekozen tijdstip.

Webinar - Hoe selfservice de toegankelijkheid van uw FM- en vastgoeddiensten verbetert

Bekijk dit webinar en leer hoe eenvoudig toegankelijke selfservice-functionaliteiten bijdragen aan succesvol gebruik van een IWMS-oplossing. 

Bekijk webinar

Valt hospitality te automatiseren?

Het lijkt allemaal mensenwerk, maar deze beleving en het constante wow-gevoel wordt mede mogelijk gemaakt door technologie. Maar welk deel van deze beleving kun je softwarematig afhandelen en waar blijft de menselijke factor noodzakelijk?

Dezelfde vraag gaat op voor recepties in kantoorgebouwen. Bij veel organisaties staat hospitality – de gast het gevoel geven welkom te zijn – hoog in het vaandel. Deze hospitality begint veelal met een hartelijke begroeting door de receptionist(e) en eindigt vaak met het aanbieden van een stuk fruit of een flesje water. Je ziet bijvoorbeeld bij veel finance-instellingen dat de traditionele receptionist(e) plaats heeft gemaakt voor een gastheer of -vrouw.

De digitale, onbemande receptie

Het ontvangen van gasten lijkt een menselijke taak, maar het kan ook anders. Een recente ontwikkeling is die van de onbemande recepties. In sommige kantoren staan wanden waarop bezoekersinformatie wordt geprojecteerd of zuilen waarop een bezoeker zichzelf kan registreren. Er zijn zelfs systemen die bezoekerspassen uitgeven, zodat de bezoeker zelf zijn of haar weg door het pand kan vervolgen. En in plaats van een receptioniste die iemand aanmeldt en een medewerker attendeert op bezoek, kan dit ook worden geautomatiseerd door nummerbordherkenning bij de toegangspoort. Wanneer een gast vooraf is geregistreerd en zijn nummerbord wordt herkend, kan een automatisch bericht naar de ontvangende medewerker worden gestuurd, die dan dus weet dat zijn/haar bezoek is gearriveerd.

Het grote voordeel van een geautomatiseerd ontvangstproces is dat een digitale receptie eenvoudig grote drukte kan verwerken. Denk bijvoorbeeld aan het online inchecken voor een vliegreis, waar reizigers enkel hun bagage nog maar hoeven af te geven, zonder lang in de rij te staan. Ook hier komt minder fysiek contact aan te pas, verloopt het proces sneller en efficiënter en wordt irritatie door wachtrijen voorkomen. Vooral bij grote kantoorpanden waarin meerdere organisaties zijn gevestigd, zouden deze automatische ontvangstprocessen voordeel kunnen bieden.

Het automatiseren van dit ontvangstproces wil niet altijd betekenen dat de gast zich minder welkom voelt. Dit hangt onder andere af van het type organisatie en wat deze potentieel 'wint' door het ontvangstproces te automatiseren. Wat de keuze ook is, het ene proces hoeft het andere niet uit te sluiten. Het is wel belangrijk dat – ongeacht de keuze – de bezoeker een optimale bezoekerservaring heeft.

Werk blijft natuurlijk werk en zal nooit kunnen tippen aan het pretpark, maar met een beetje Disney-magie wordt een bezoekje aan kantoor wel tot een echte beleving gemaakt.

Vincent Henricks
Product Manager Integrated Services Management