Klantenportal customer-icon
13 juli 2017

Waarom een effectieve onderhoudsstrategie essentieel is voor elke organisatie

Iedere organisatie staat of valt bij de aanwezigheid van een goed basisproces voor Asset & Maintenance Management. Want wanneer dit proces niet op orde is op de dag dat het zijn waarde moet bewijzen, dan ga je de consequenties voelen.

FAQ - De basisbeginselen van effectief onderhoudsmanagement

In deze FAQ leest u vijf veelgestelde vragen over de basisbeginselen van een effectief onderhoudsbeleid. Ga er direct mee aan de slag!

Lees meer

Onlangs nam ik deel aan een workshop, georganiseerd door IFMA Boston, waarin een scenario werd geschetst. Dit scenario was een ware nachtmerrie, zelfs voor de meest doorgewinterde Facility Manager. In werkgroepjes van acht personen bespraken we hoe te handelen op een dag waarop werkelijk alles misgaat. Het scenario was als volgt:

Onze organisatie is gevestigd in een eigen gebouw van 15 etages. Onze kantoren bevinden zich op de 4e tot en met 15e etage. De onderste verdiepingen zijn verhuurd. De begane grond is gereserveerd voor winkels en horeca. Het was een hete ochtend in augustus toen we aankwamen bij ons gebouw om 7 uur. Voor die dag was een temperatuur van tegen de 40 graden voorspeld, en ’s ochtends vroeg was het al bijna 30 graden. We hadden haast om naar binnen te gaan en te genieten van de airco."

Wat ging er mis?

Toen we binnen waren, ontdekten we dat de airco het die ochtend niet deed en dat het gebouw te heet was om in te werken. We probeerden het probleem eerst zelf te verhelpen, maar ontdekten al snel dat we de hulp moesten inschakelen van een professionele reparateur. Deze kon pas over twee en een half uur komen. Het hoofd van de technische dienst had zich die dag ziek gemeld en de plaatsvervangende Facility Manager moest zijn kinderen nog naar school brengen. Alsof de defecte airco en de extreme hitte niet genoeg waren, werd de chaos later alleen maar groter door allerlei bijkomende problemen:

  • Rondslingerend afval omdat het afval de vorige avond niet was opgehaald
  • Een volle lift die bleef hangen tussen twee verdiepingen
  • Gesprekken met nieuwe medewerkers die waren gepland in een ruimte met defecte airco
  • Een managementpresentatie voor nieuwe beleggers die was gepland in een ruimte met defecte airco
  • Bezoek van een arbo-inspecteur
  • Ziekmeldingen van medewerkers vóór aanvang van de werkdag en in de loop van de dag ook nog mensen die ziek naar huis gingen
  • Huurders die zich afvroegen of het gebouw wel open zou blijven die dag

Heeft u een strategie voor Maintenance Management en is uw communicatie hierover effectief?

Al deze uitdagingen maakten het overduidelijk dat er behoefte was aan een doeltreffend onderhoudsplan en dat de gegevens van het gebouw altijd direct beschikbaar moesten zijn. Vragen die meteen moeten kunnen worden beantwoord, zijn bijvoorbeeld: wanneer is de koelinstallatie of de lift voor het laatst geïnspecteerd? Is er een tijdschema voor gepland onderhoud? Hoe krijgen anderen toegang tot de nodige gegevens als het hoofd van de technische dienst ziek is? Wie moet er worden gewaarschuwd als de temperatuurregeling in het gebouw defect is? Hoe kunnen we gegevens krijgen over de verdiepingen die het zwaarst getroffen zijn? Hoe is de communicatie geregeld met de huurders van het gebouw en de medewerkers die al op het werk zijn aangekomen? Effectieve communicatie tussen alle belanghebbenden en toegang tot de gebouwgegevens zijn essentiële factoren om de chaos binnen de perken te houden.

Mijn werkgroepje van acht was in deze workshop gelukkig goed in staat om samen te werken en met creatieve oplossingen te komen. Bij elke nieuwe uitdaging stelden we ons drie prioriteiten:

  1. Veiligheid
  2. Effectieve communicatie
  3. De huurders en klanten tevreden houden

Het belangrijkste punt dat we hebben geleerd van deze ervaring was dat we altijd voorbereid moesten zijn met een goed plan. Mijn conclusie is dat voor een goede afwikkeling van deze rampdag de volgende elementen cruciaal zijn: toegang tot de gebouwgegevens, een effectieve strategie voor Maintenance Management, en de communicatie hierover met alle betrokkenen.

Phil Russell
Sales Manager Planon North America

Wilt u meer weten over de oplossing van Planon voor Asset & Maintenance Management? Download dan onze brochure.