Klantenportal customer-icon
15 augustus 2019

Waarom Excel gebruiken géén optie is om te voldoen aan IFRS 16

De nieuwe standaard voor lease accounting, IFRS 16, werd al in 2016 aangekondigd. De deadline voor organisaties om compliant te zijn, werd vastgesteld op 1 januari 2019. Hoewel deze deadline al is verstreken, komen veel organisaties er nu pas achter hoeveel werk ze nog moeten verrichten om compliant te zijn. Sommige organisaties hebben de gevolgen van IFRS 16 onderschat terwijl zij met hun huidige software niet kunnen voldoen aan deze nieuwe regel. Als u met uw huidige software niet aan de compliance criteria kunt voldoen, wat zijn dan de opties? 

White Paper – ‘Getting from here to there: The steps to transition from IAS 17 to IFRS 16’
Waarom Excel gebruiken géén optie is om te voldoen aan IFRS 16

Compliant zijn aan de nieuwe standaarden van IFRS 16 vereist een robuuste projectaanpak. Dit houdt in dat de afdelingen Finance, Real Estate en IT inzicht moeten krijgen in de impact ervan en een aantal belangrijke beslissingen moeten nemen. 

Download white paper

Zoals ik in een vorige blog heb uitgelegd, waren organisaties die activa verhuren (zoals apparatuur en kantoorruimte), onder de voormalige IAS 17 standaard niet verplicht om dergelijke huurovereenkomsten op hun balans te vermelden wanneer het een operationele lease betrof. Door IFRS 16 daarentegen, is het voor huurders nu verplicht om vrijwel alle geleasede activa te rapporteren. Als gevolg hiervan zijn balansen langer geworden en de hefboomratio's (het totale vermogen gedeeld door het eigen vermogen) toegenomen.

Drie redenen waarom Excel het probleem niet oplost

De nieuwe standaard dwingt organisaties om de manier te veranderen waarop contracten worden gerapporteerd en beheerd om de correcte financiële informatie te verstrekken. De meeste organisaties beheerden hun contracten voorheen met behulp van relatief eenvoudige hulpmiddelen, zoals Microsoft Excel. Het berekenen van de leasekosten was immers over het algemeen niet erg ingewikkeld. Kosten over de looptijd van een contract werden in principe gedeeld door rechte lijnen. Omdat veranderingen met grote impact zich niet zo vaak voordeden, was het relatief eenvoudig om een contract bij verlenging of beëindiging te wijzigen.

Door de komst van IFRS 16 stonden organisaties, die Excel gebruikten voor hun contractbeheer, voor een grote uitdaging. En wel om de volgende drie redenen:

  1. Ten eerste zijn berekeningen nu veel complexer. Dit komt door de financiële leasekarakteristieken van de meeste leaseovereenkomsten en de gegevens waarmee rekening moet worden gehouden voor de berekeningen.
  2. Ten tweede moet rekening worden gehouden met alle wijzigingen en redelijk zekere wijzigingen in een contract. Hierdoor nemen de contractbeheeractiviteiten toe en is er steeds meer behoefte aan openbaarmaking van informatie die verder gaat dan de cijfers alleen.
  3. De derde reden is dat de resultaten van de berekening directe gevolgen hebben voor de balans. Sinds 1 januari 2019 is er meer dan gemiddeld aandacht voor de activa en passiva voor huurcontracten en de manier waarop deze worden berekend en gepubliceerd. Het is dus echt niet eenvoudig om Excel of tools gelieerd aan Excel te gebruiken als compliance-oplossing.

Daarom moeten organisaties investeren in andere oplossingen die deze nieuwe manier van contractbeheer wél ondersteunen. Financiële verslaggeving voor IFRS 16 is een ‘end-to-end process’, inclusief technologie, gegevensverzameling, IFRS 16-interpretatie en verandermanagement. Dit betekent dat software-oplossingen veel meer moet kunnen dan waar Excel toe in staat is. Dit vraagt dus ook veel meer van een softwareleverancier.

Wat u van uw leverancier mag verwachten

Een leverancier zou de nieuwe standaard moeten begrijpen en kunnen uitleggen hoe organisaties compliant kunnen worden. Bovendien moet deze software leveren die niet alleen in staat is om financiële cijfers te beheren, maar ook de leascontracten van de activa en de bijbehorende informatie voor openbaarmaking. Als het systeem wijzigingen moet berekenen, moet het ook de reden voor die wijziging kunnen bepalen, inclusief directe link naar de bedrijfsvoering. Dat vraagt om een leverancier met diepgaande kennis over zowel boekhouding als real estate- en asset management.

Tot slot moet de leverancier ook snel kunnen schakelen om de nieuwe norm te implementeren. Organisaties moeten immers dringend stappen ondernemen om compliant te worden, de deadline is al verstreken. Gelukkig biedt de IFRS 16-standaard een aantal opties voor een pragmatische implementatie, opties die niet alleen nu maar ook in de toekomst bruikbaar zijn voor een continue pragmatische aanpak.

Dus, als uw organisatie nog niet IFRS 16 compliant is, en veel organisaties zijn dat nog niet, dan adviseren wij om het simpel te houden en te kiezen voor een pragmatische aanpak. Om snel compliant te worden, moet u de verleiding weerstaan om té gedetailleerd te zijn en zeer complexe opties te selecteren. De nieuwe regels kunnen behoorlijk ingewikkeld zijn, maar voor complexiteit is eenvoudigweg geen tijd. Wanneer de tijd in uw nadeel werkt, is er maar één advies mogelijk: houd het eenvoudig.

Bent u geïnteresseerd in een praktijkcase van een IFRS 16-implementatie met behulp van Planon's software? Bekijk dan dit webinar waarin Heineken zijn verhaal en de ‘lessons learned’ met u deelt.

 

Wilt u meer leren over zaken om te overwegen bij de implementatie van IFRS 16? Download dan het white paper dat Planon samen met Accenture geschreven heeft.

David Stillebroer
Director Product Management