Klantenportal customer-icon
14 juni 2018

Waarom het gebruik van Excel geen optie is om te voldoen aan IFRS 16

De nieuwe standaard voor lease accounting, IFRS 16, werd al in 2016 aangekondigd. De deadline voor organisaties om compliant te zijn, werd vastgesteld op 1 januari 2019. Hoewel dit een harde deadline is, komen veel organisaties er nu pas achter hoeveel werk ze nog moeten verzetten om tijdig compliant te zijn. Ze hebben de implementatie onderschat en met hun huidige software is het vaak onmogelijk om aan de wet-en regelgeving te voldoen. Wat moeten organisaties doen nu de deadline wel heel snel dichtbij komt?

White Paper – ‘Getting from here to there: The steps to transition from IAS 17 to IFRS 16’

Compliant zijn aan de nieuwe standaarden van IFRS 16 vereist een robuuste projectaanpak. Dit houdt in dat de afdelingen Finance, Real Estate en IT inzicht moeten krijgen in de impact ervan en een aantal belangrijke beslissingen moeten nemen. 

Download white paper

Zoals ik in een vorige blog heb uitgelegd, zijn organisaties die activa verhuren (zoals apparatuur en kantoorruimte) momenteel niet verplicht om dergelijke huurovereenkomsten op hun balans te vermelden wanneer het gaat om een operationele lease. Huurders daarentegen moeten door de nieuwe standaard vrijwel alle geleasde activa rapporteren. Als gevolg hiervan worden balansen langer en nemen de hefboomratio's (het totale vermogen gedeeld door het eigen vermogen) toe.

Drie redenen waarom Excel het probleem niet oplost

Vanwege de nieuwe standaard moeten organisaties de manier veranderen waarop contracten worden gerapporteerd en beheerd om de juiste financiële informatie te verstrekken. De meeste organisaties beheren hun contracten momenteel nog met behulp van relatief eenvoudige hulpmiddelen, zoals Microsoft Excel. In de huidige situatie is de berekening van de leasekosten immers vaak niet zo moeilijk. Kosten over de looptijd van een contract worden in principe gedeeld door rechte lijnen. Omdat veranderingen met grote impact zich niet zo vaak voordoen, is het relatief eenvoudig om een contract bij verlenging of beëindiging te wijzigen.

Dit verandert nu IFRS 16 zijn intrede doet en veroorzaakt een grote uitdaging voor organisaties die Excel gebruiken voor hun contractbeheer. Daar zijn drie redenen voor:

  1. Ten eerste worden berekeningen veel complexer. Dit komt door het financiële leasekarakter van de meeste leaseovereenkomsten en de gegevens waarmee rekening moet worden gehouden voor de berekeningen.
  2. Ten tweede moet rekening worden gehouden met alle wijzigingen en redelijk zekere wijzigingen in een contract. Hierdoor wordt het contractbeheer veel actiever en is er meer behoefte aan openbaarmaking van informatie die verder gaat dan de cijfers alleen.
  3. De derde reden is dat de resultaten van de berekening directe gevolgen hebben voor de balans. Vooral vanaf volgend jaar zal er meer dan gemiddeld aandacht zijn voor de nieuwe activa en passiva voor huurcontracten en het proces van berekening en publicatie. Het is niet eenvoudig om Excel te gebruiken als hulpmiddel om compliant te worden.

Organisaties zullen op zoek moeten gaan naar een andere oplossing die deze nieuwe manier van contractbeheer wél ondersteunt. Financiële verslaggeving voor IFRS 16 is een ‘end-to-end proces’, inclusief technologie, gegevensverzameling, IFRS 16-interpretatie en verandermanagement. Dit betekent dat de software-oplossing veel meer moet kunnen dan waar Excel toe in staat staat is. Dat vraagt dus ook veel meer van een softwareleverancier.

Wat u van uw leverancier mag verwachten

Een leverancier moet de nieuwe standaard begrijpen en kunnen uitleggen hoe organisaties compliant kunnen worden. Bovendien moet de software niet alleen in staat zijn om financiële cijfers te beheren, maar ook de leascontracten van de activa en de bijbehorende informatie voor openbaarmaking . Als het systeem wijzigingen moet berekenen, moet het ook de reden voor die wijziging kunnen bepalen, inclusief directe link naar de bedrijfsvoering. Dat vraagt om een leverancier die niet alleen de boekhouding moet begrijpen, maar ook helder inzicht heeft in de activiteiten binnen real estate en asset management.

Omdat er nog maar enkele maanden te gaan zijn, moet de leverancier ten slotte ook snel kunnen overschakelen op de aanpassing naar de nieuwe norm. Organisaties moeten nu stappen ondernemen om compliant te worden. Gelukkig biedt de IFRS 16-standaard een aantal opties voor een pragmatische implementatie om in de tijd die nog beschikbaar is, compliant te worden. Deze opties zijn niet alleen handig voor een snellere implementatie dit jaar, maar bieden ook voordelen in de komende jaren; wanneer u kiest voor een pragmatische aanpak, kan deze later worden voortgezet.

Als uw organisatie pas sinds kort is begonnen met de implementatie van IFRS 16 dan is het raadzaam om het simpel te houden en te kiezen voor een pragmatische interpretatie. Om te voorkomen dat u niet op tijd voldoet aan de wet-en regelgeving, moet u de verleiding weerstaan om té gedetailleerd te zijn en zeer complexe opties te selecteren. De nieuwe regels kunnen behoorlijk ingewikkeld zijn, maar voor complexiteit is eenvoudigweg geen tijd. Wanneer de tijd in uw nadeel werkt, is er maar één advies mogelijk: houd het eenvoudig, maar wel compliant.

Wilt u meer leren over zaken om te overwegen bij de implementatie van IFRS 16? Download dan het white paper dat Planon samen met Accenture geschreven heeft.

David Stillebroer
Director Product Management