Klantenportal customer-icon
21 januari 2016

Wanneer "te gemakkelijk" een probleem is

Hebt u wel eens iemand horen klagen dat het "te gemakkelijk" is om een vergaderruimte te vinden? Waarschijnlijk niet.

Zouden mensen wel klagen, dan hadden organisaties kunnen weten dat sommige ruimten te weinig worden gebruikt. In plaats daarvan worden ze verrast door de cijfers zoals gepubliceerd in het HOK Benchmarking Report. In dit onderzoek wordt het gebruik van werkruimten binnen de financiële dienstverlening in New York, Londen en Toronto geanalyseerd. Als ik een CFO of een VP Real Estate van een financiële dienstverlener was en deze statistieken zag, dan zou ik onmiddellijk het ruimtegebruik binnen mijn organisatie heroverwegen en veranderingen doorvoeren om geld te besparen.

Calculator - Is your meeting room capacity sufficient?

New ways of working, innovative communication technologies, and changing business models have changed the way people use meeting and collaborative spaces. How can you really know whether your meeting room capacity still suits your business needs?

Calculate

Om maar eens wat voorbeelden te noemen:

  • Bij de meeste vergaderingen (ruim 70%) zijn slechts twee tot vier mensen aanwezig, terwijl 53% van de vergaderruimten geschikt is voor minimaal zes personen
  • 48% van de toegewezen kantoorplekken is niet bezet gedurende de dag
  • En nog opmerkelijker: de vergaderruimten in deze branche hebben een bezettingsgraad van 29%, oftewel 70% van de dag staan ze leeg

De betreffende organisaties beschikken doorgaans over veel ruimte, dus ze zijn niet gewend het gebruik ervan te maximaliseren. Iemand die een vergaderruimte nodig heeft, kan vaak gewoon een niet-bezette ruimte binnenlopen en deze claimen. Met de juiste tools zouden deze organisaties de bezettingsgraad kunnen opkrikken van 29% tot ongeveer 75%. Tegelijkertijd kunnen ze de overheadkosten reduceren door overtollige ruimten af te stoten of te transformeren in flexplekken of door kantoren samen te voegen.

Naast een overdaad aan vergaderruimten is er daarentegen juist te weinig plek voor geconcentreerd werk of privégesprekken. Door meer van dit soort ruimten te creëren en tegelijkertijd enkele grotere vergaderruimten voor samenwerking, kunnen innovatieve organisaties de productiviteit verhogen met activiteitgerichte werkplekconcepten en diensten. Zo kunnen mensen zelf bepalen waar, wanneer, hoe en met wie ze willen werken. Werkplekbeheer en effectieve planning van de beschikbare ruimte spelen voor veel organisaties een steeds belangrijkere rol. 

Als we constateren dat de helft van de werkplekken leeg is, medewerkers mobiel zijn en de technologie steeds verder evolueert, doet zich de vraag voor of er geen betere configuratie denkbaar is.

Want al deze onbenutte ruimte kost u immers kapitalen.

Antonia Eshbaugh
Former Sales Manager Planon North America