Klantenportal customer-icon
07 maart 2019

Wat is de toegevoegde waarde van een IWMS voor uw organisatie?

Vastgoed- en Facility Managers zijn regelmatig op zoek naar innovatieve oplossingen om de operationele processen van hun organisatie te optimaliseren. 

Webinar – What, Why and ROI of an IWMS

In dit webinar vertelt Verdantix over de ROI van een IWMS. Daarnaast delen we tips over het ontwikkelen van een op cijfers gebaseerde businesscase voor IWMS-implementatie. Bovendien vertellen we over voordelen van een IWMS aan de hand van praktijkverhalen.

Download hier

Op het gebied van vastgoed- en facility management is een Integrated Workplace Management System (IWMS) een toonaangevende oplossing. Deze geïntegreerde oplossing biedt namelijk veel voordelen ten opzichte van het gebruik van losse point solutions. Overweegt u om een IWMS aan te schaffen of uw huidige IWMS verder uit te breiden? In dat geval moet u waarschijnlijk een overtuigende businesscase schrijven om te zorgen dat er budget wordt vrijgemaakt.

Verdantix is een onafhankelijk onderzoeks- en adviesbureau met focus op innovatieve technologieën die de bedrijfsvoering optimaliseren. Samen met Planon organiseerde Verdantix een webinar gebaseerd op hun nieuwe rapport: "The Business Case for Integrated Workplace Management Systems". In het webinar werden praktische tips gegeven voor het berekenen van de potentiële Return on Investment (ROI) van een IWMS. Bovendien kregen de deelnemers tips voor het schrijven van een sterke en met cijfers onderbouwde businesscase voor een IWMS. In een serie van drie blogposts zal ik de belangrijkste take-aways uit dit webinar delen. Deze eerste blog legt uit wat een IWMS precies is en wat de voordelen van deze oplossing kunnen zijn voor uw organisatie.

Wat is een IWMS?

Om te begrijpen hoe een IWMS waarde kan toevoegen voor uw bedrijf, is het belangrijk om eerst een goed beeld te krijgen in wat voor softwareoplossing een IWMS precies is. Dit is een platform dat organisaties ondersteunt in het optimaliseren van de prestatie van de werkomgeving door het stroomlijnen van bedrijfsprocessen en het realiseren van kostenefficiëntie. Deze software bevat oplossingen voor vastgoedbeheer, ruimte- en werkplekbeheer, beheer en onderhoud van bedrijfsmiddelen, services management en duurzaamheidsmanagement. Het feit dat al deze gebieden worden ondersteund door één softwareplatform biedt vele voordelen.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van een IWMS?

Er zijn veel verschillende voordelen van een IWMS; niet alleen voor leidinggevenden in vastgoed- en facility management, maar ook voor de organisatie als geheel. Hieronder benoem ik vier belangrijke die tijdens het webinar zijn besproken:

  • Verbeterde datakwaliteit. Een IWMS vervangt losse oplossingen door één systeem en wordt daarmee een ‘single source of truth’. Hierdoor verbetert de kwaliteitscontrole en consistentie van de gegevens. Een IWMS kan worden geïntegreerd met andere applicaties in uw IT-landschap om dubbele gegevens te elimineren en ontbrekende gegevens aan te vullen.
  • Lagere IT-ondersteuningskosten. Een IWMS vereenvoudigt uw IT-infrastructuur omdat het losse of verouderde systemen elimineert waarna dezelfde versie in de hele organisatie wordt gebruikt. Applicatiebeheerders hebben daardoor minder systemen te onderhouden en kunnen de software centraal updaten en upgraden. Het maakt hun werk eenvoudiger, effectiever en productiever.
  • Standaardisatie van processen. In een IWMS worden vooraf geconfigureerde werkstromen gebruikt op basis van een best practice-aanpak. Processen worden hierdoor gestandaardiseerd, waardoor u vanaf dat moment niet meer hoeft om te gaan met meerdere oplossingen en toepassingen door en naast elkaar. Ook zorgt het voor een continue afstemming van en betere communicatie tussen bedrijfsdomeinen gedurende de gehele levensduur van de software.
  • Betere besluitvorming. Een IWMS biedt u een geïntegreerd beeld en daarmee een vollediger overzicht van uw vastgoed- en werkplekportfolio. Het combineert informatie over de vastgoedportefeuille, ruimtes, assets, onderhouds- en serviceactiviteiten, enzovoort. Dit helpt u niet alleen om sneller te reageren, maar ook om vooruit te plannen.

Het blijkt dat leidinggevenden in vastgoed en facility zich steeds meer bewust worden van de vele voordelen die een IWMS biedt. Dit blijkt uit een wereldwijd onderzoek van Verdantix in 2018, waarbij 84% van de deelnemers overweegt om in de toekomst systemen te consolideren. Bovendien overweegt 34% verschillende opties voor het aanschaffen van een IWMS. 

Eerst een stap terug: wat zijn mijn doelstellingen?

Nu u een beter inzicht heeft in wat een IWMS is en wat de voordelen zijn, is het belangrijk om duidelijkheid te krijgen over de specifieke doelen die u met behulp van een IWMS wilt behalen. Wat is de belangrijkste reden voor u om een implementatie van een IWMS te overwegen? De strategische doelen waar u als Vastgoed- of Facility Manager waarschijnlijk verantwoordelijk voor bent, zijn onder te verdelen in vijf hoofdcategorieën:

  • Verbetering van de productiviteit
  • Zorgen voor bedrijfscontinuïteit
  • Verbetering van de medewerkerstevredenheid
  • Naleving van wet- en regelgeving
  • Reduceren van de operationele kosten

Wat in de markt vaak wordt waargenomen is dat vastgoed- en facilitaire organisaties gedwongen worden om op een zodanige wijze te opereren dat deze doelen moeilijk te bereiken zijn. Meestal heeft dit te maken met slecht onderhouden databases binnen informatiesystemen die niet met elkaar in verbinding staan en dus alleen één werkdomein ondersteunen. Deze geïsoleerde manier van werken zorgt ervoor dat processen moeilijk te volgen zijn, hetgeen leidt tot een besluitvorming die verre van optimaal is.

Nu de vraag: hoe doet u die stap vooruit?

Een IWMS kan helpen bij het overwinnen van deze hindernissen en elk van de vijf bovengenoemde strategische doelstellingen te bereiken. Dit kan voor u als lezer al een heel interessant verhaal zijn, maar hoe kunt u uw budgethouder of financieel manager overtuigen? Hoe berekent u de potentiële ROI van een IWMS en schrijft u een overtuigende businesscase? De volgende blog in deze serie gaat dieper in op deze vragen.

Wacht u liever niet tot de volgende blog? Bekijk dan direct de volledig opname van ons webinar met Verdantix.

Geert-Jan Blom
Global Product Marketeer