23 april 2020

Wat is de toegevoegde waarde van een IWMS voor uw organisatie?

Vastgoed- en Facility Managers zijn continu op zoek naar innovatieve oplossingen om de processen rondom gebouw en werkplek te optimaliseren. Het is daarbij uiterst belangrijk om goed te begrijpen waar de langetermijnstrategie van de organisatie zich op richt, om de juiste keuzes te kunnen maken. Op het gebied van vastgoed- en facility management is een Integrated Workplace Management System (IWMS) een toonaangevende oplossing om processen te helpen stroomlijnen. Dit soort geïntegreerde oplossingen bieden namelijk veel voordelen ten opzichte van het gebruik van losse point solutions.

White paper - Wat is een IWMS?
White paper - Wat is een IWMS?

Een Integrated Workplace Management System is een softwareoplossing voor vastgoed- en facility management op basis van één platform dat geïntegreerde functionaliteit biedt voor het beheren van vastgoed, ruimteplanning, assets en onderhoud, geïntegreerde diensten, en duurzaamheid.

Download hier

Zoals ik al vermeldde in een vorige blog, publiceerde het onafhankelijke onderzoeks-en adviesbureau Verdantix onlangs het onderzoeksrapport 'Real Estate IT Strategies: IWMS, Point Solutions, And Everything In Between'. Dit rapport analyseert de vier voornaamste IT-strategieën voor vastgoed- en facility management die organisaties vandaag de dag hanteren. Eén van deze strategieën is het gebruik van één enkele geïntegreerde oplossing; de inzet van een zogenaamd IWMS. In deze blog zet ik uiteen wat een echt IWMS kenmerkt en welke belangrijke voordelen dit kan opleveren voor een organisatie.

Wat is een IWMS?

Om te begrijpen hoe een IWMS waarde kan toevoegen voor uw organisatie, is het belangrijk om eerst een goed beeld te krijgen van wat een IWMS precies is. Een IWMS is een softwareplatform dat organisaties ondersteunt in het optimaliseren van de prestatie van de werkomgeving door het stroomlijnen van bedrijfsprocessen en het realiseren van kostenefficiëntie. Deze software bevat oplossingen voor vastgoedbeheer, ruimte- en werkplekkenbeheer, beheer en onderhoud van bedrijfsmiddelen, services management en duurzaamheidsmanagement. Het feit dat al deze gebieden worden ondersteund door één softwareplatform biedt vele voordelen.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van een IWMS?

Er zijn veel verschillende voordelen van een IWMS; niet alleen voor professionals in vastgoed- en facility management, maar ook voor de organisatie als geheel. Hieronder benoem ik de vier belangrijkste:

  • Verbeterde datakwaliteit: Een IWMS vervangt verschillende losse softwareoplossingen door één systeem en wordt daarmee een ‘single-source-of-truth’. Hierdoor verbetert de kwaliteit en consistentie van gegevens. Een IWMS kan worden geïntegreerd met andere applicaties in uw IT-landschap om dubbele gegevens te elimineren en ontbrekende gegevens aan te vullen.
  • Lagere IT-ondersteuningskosten: Een IWMS vereenvoudigt uw IT-infrastructuur omdat het losse of verouderde systemen elimineert, waarna in de hele organisatie één oplossing wordt gebruikt voor facility management en vastgoedbeheer. Applicatiebeheerders hebben daardoor minder systemen te onderhouden en kunnen de software gemakkelijker updaten en upgraden. Het maakt hun werk eenvoudiger, effectiever en productiever.
  • Standaardisatie van processen: In een IWMS is het mogelijk vooraf geconfigureerde workflows te gebruiken die zijn gebaseerd op een best practice. Processen worden gestandaardiseerd, waardoor u niet langer meerdere inrichtingen naast elkaar gebruikt. Het standaardiseren van processen draagt tevens bij aan een betere communicatie tussen afdelingen.
  • Betere besluitvorming: Een IWMS biedt een geïntegreerd beeld en daarmee vollediger overzicht van uw vastgoed- en werkplekkenportfolio. Het combineert informatie over de vastgoedportefeuille, ruimtes, assets, onderhouds- en serviceactiviteiten, enzovoort. Dit helpt u niet alleen om sneller te reageren, maar ook om te plannen voor de toekomst.

Leidinggevenden in vastgoed en FM worden zich steeds meer bewust van de vele voordelen die een IWMS biedt. Dit blijkt ook uit het onderzoeksrapport van Verdantix, waarvoor 300 vastgoed- en facility management executives van grote organisaties over de hele wereld werden geïnterviewd. 59% van hen overweegt om alle gegevens te beheren via oplossingen met een brede functionaliteit, zoals een IWMS. Slechts 11% van de deelnemers overweegt een 'best-of-breed' strategie, waarbij wordt geïnvesteerd in point solutions van verschillende leveranciers.

Eerst een stap terug: wat zijn mijn doelstellingen?

Nu u een beter inzicht heeft in wat een IWMS is en wat de voordelen zijn, is het belangrijk om duidelijkheid te scheppen over de specifieke doelstellingen die u met behulp van een IWMS wilt realiseren. Wat is de belangrijkste reden voor u om de implementatie van een IWMS te overwegen? De strategische doelen waar u als Vastgoed- of Facility Manager waarschijnlijk verantwoordelijk voor bent, zijn onder te verdelen in vijf hoofdcategorieën:

  • Verhogen van de productiviteit
  • Zorgen voor bedrijfscontinuïteit
  • Verbeteren van de medewerkerstevredenheid
  • Naleven van wet- en regelgeving
  • Reduceren van operationele kosten

We zien vaak dat vastgoed- en facilitaire organisaties worden gedwongen om op een dusdanige wijze te opereren dat deze doelen moeilijk te bereiken zijn. Meestal heeft dit te maken met slecht onderhouden databases binnen informatiesystemen die niet met elkaar in verbinding staan en slechts één enkel domein ondersteunen. Deze geïsoleerde manier van werken zorgt ervoor dat processen moeilijk te volgen zijn, hetgeen leidt tot besluitvorming die verre van optimaal is.

Nu de vraag: hoe doet u die stap vooruit?

Een IWMS kan helpen bij het overwinnen van de bovengenoemde hindernissen en elk van de vijf strategische doelstellingen te realiseren. In mijn volgende blog zal ik de toegevoegde waarde van de implementatie van een IWMS verder illustreren aan de hand van de ervaringen van Gasunie, King's College London en Maastricht University Medical Center (MUMC). Deze serie van blog posts kan u mogelijk inspireren in uw zoektocht naar de best passende automatiseringsaanpak voor uw vastgoed- en facility management.

Kunt u niet wachten tot de volgende blog om uit te vinden hoe een IWMS de vastgoed- en facilitaire managementprocessen in uw organisatie kan ondersteunen? Ga dan direct aan de slag en verken de belangrijkste voordelen, use cases en mogelijkheden van een echt IWMS in ons white paper ‘Wat is een IWMS?'.

Geert-Jan Blom
Solution Product Marketeer