Klantenportal customer-icon

Wat is de vereiste om uw ruimten effectief te kunnen beheren?

Omdat de behoefte om talentvolle medewerkers aan te trekken en te behouden toeneemt, wordt space management belangrijker dan ooit tevoren. Effectief space management helpt Facility en Space Managers namelijk niet alleen om hun ruimten op een kostefficiënte manier te gebruiken, maar ook om de best mogelijke werkervaring voor hun medewerkers te creëren. Veel organisaties zien dit als belangrijk doel binnen hun bedrijfsstrategie. Facility en Space Managers kunnen hun organisaties helpen dit doel te bereiken. In deze blog leg ik uit wat we onder ‘ruimten’ verstaan en ga ik in op de huidige focus van space management bij veel organisaties. Daarnaast zet ik uiteen wat je precies op orde moet hebben voordat je ruimten effectief kunt beheren.

Webinar - Effectief space management: Wat zijn de belangrijkste elementen?

In dit gezamenlijke live webinar gaat Verdantix in op het belang van space management. Planon de belangrijkste elementen van effectief space management en geeft daarbij praktische voorbeelden die Facility en Space Managers helpen hun space management effectiever te maken.

Webinar aanvragen

Wat verstaan we onder ‘ruimten’?

Als het begrip ‘ruimte’ ter sprake komt, gebeurt dat vaak in de context van een individuele ruimte, zoals een kantoorruimte met een bureau voor een medewerker om een bepaalde taak uit te voeren. Denk aan een software developer die zittend achter zijn of haar bureau software programmeert. Een ruimte kan echter zoveel meer zijn dan dat. De manier waarop ruimten worden gebruikt verschilt sterk per industrie. Universiteiten hebben educatieve ruimten zoals klaslokalen en bibliotheken nodig om hun studenten te faciliteren, terwijl industriële organisaties onderzoekslaboratoria en productieruimte nodig hebben. De meeste overheidsinstellingen en commerciële organisaties hebben nog steeds 'standaard' kantoorruimten nodig om hun afdelingen en medewerkers te huisvesten. En hoewel ruimte zich kan verhouden tot een ruimte met één of twee bureaus, kan het ook betrekking hebben op een hele afdeling, een hele verdieping, meerdere verdiepingen binnen één gebouw of zelfs meerdere verdiepingen binnen een groot portfolio van gebouwen over de hele wereld. Kortom, ruimte kan betrekking hebben op heel veel. Uiteindelijk is de ruimte er voor de mensen die hem gebruiken. En u als Facility of Space Manager wilt de mensen die die ruimte gebruiken de best mogelijke werkervaring bieden. Een ervaring die bij hun behoeften past, hen tevreden houdt en hen productief maakt.

De huidige focus van space management

Omdat de manier waarop mensen werken in de loop van de tijd is veranderd, is ook de manier waarop ruimten worden beheerd veranderd. Vandaag de dag is de vraag naar de juiste mensen met de juiste vaardigheden op de juiste plaats, oftewel de ‘War for Talent’, groter dan ooit tevoren. De huidige focus van space management ligt daarom op het creëren van een werkervaring die helpt om dat talent aan te trekken en te behouden.

Verschillende onderzoeken bevestigen dit:

  • Volgens een studie van CBRE genaamd 'Millennials: Myths and Realities', vindt 78% van de ondervraagde millennials - in 2020 de grootste groep medewerkers - de werkomgeving belangrijk bij het kiezen van een werkgever.
  • De Deloitte Millennial-enquête van 2017 toonde aan dat millennials bang zijn voor een steriele en onpersoonlijke werkplek.
  • Het Global Research-project van Jones Lang Lasalle (JLL) in 2017 onthult dat de manier waarop een medewerker zijn werkomgeving ervaart, “de belangrijkste onderscheidende factor is wanneer individuen een relatie aangaan met een organisatie”.

Wat heeft u nodig voordat u uw ruimten effectief kunt beheren?

Om een ​​succesvolle strategie voor space management uit te voeren, moet u eerst de 'basis' van space management op orde hebben. Op zijn minst zou uw ruimteportfolio moeten bestaan ​​uit een basale informatieset over bijvoorbeeld kamernummers en -namen. Dit kunt u gebruiken voor een unieke identificatie van de ruimte, oftewel uw ‘Space-ID’. Deze gegevens zijn de belangrijkste component waaraan u alle andere gegevens over ruimten die u wilt verzamelen, kunt relateren. Want hoe kunt u het hebben over ruimtebezetting als u niet weet waar zich welke ruimte bevindt? Hoe kunt u kosten doorbelasten als u niet weet welke afdeling van welke ruimten gebruikmaakt? Deze vragen kunt u niet beantwoorden zonder uw Space-ID te hebben geïdentificeerd. Verrassend genoeg lijken veel organisaties te vergeten dat het op orde hebben van deze basale gegevens een vereiste is voor het effectief verzamelen van andere gegevens. Alleen door alle andere gegevens over ruimten die u verzamelt te relateren aan uw Space-ID, kunt u ten volle van deze gegevens profiteren.

Uw strategie voor space management moet worden afgeleid van de bedrijfsstrategie van uw organisatie. Als het creëren van een optimale werkervaring één van deze doelen is, is het koppelen van al uw gegevens over ruimten aan een unieke Space-ID essentieel. Alleen dan verkrijgt u belangrijke inzichten die u in staat stellen om uw strategie voor space management effectiever uit te voeren. Deze belangrijke inzichten helpen u namelijk verslag uit te brengen over het succes van uw strategie en laten u zien waar u kunt verbeteren.

Uiteraard is er meer voor nodig om uw ruimten effectief te beheren dan dit. Het koppelen van uw gegevens over ruimten aan uw Space-ID is slechts het begin. Op uw route naar geoptimaliseerd space management moet u op zijn minst rekening houden met enkele belangrijke elementen. In mijn volgende blog ga ik in op een van deze belangrijke elementen.

Geert-Jan Blom
Global Product Marketeer