Klantenportal customer-icon
14 mei 2014

Zeven stappen om de post-implementatie blues te voorkomen

Bij het schrijven van onderstaande blog is de implementatie van een Facility Management Informatiesysteem (FMIS) als uitgangspunt genomen, maar de blog is evengoed van toepassing op de implementatie van andere software-systemen.

Een leeg blad, tekengerei en een aantal briljante ideeën. Een architect kan vanaf de tekentafel een schitterend gebouw ontwerpen met allerlei nieuwe functionaliteiten. Het lijkt de ideale situatie om iets nieuws te creëren, maar wat als een gebruiker na de verhuizing niet weet dat het raam anders open gaat. Of als er te weinig daglicht op de werkplek is of juist te veel zon, waardoor mensen hun scherm niet kunnen lezen? Enthousiasme maakt dan plaats voor frustratie, terwijl een medewerker juist wil genieten van zijn nieuwe werkplek.

FAQ - De basisbeginselen van effectief onderhoudsmanagement

In deze FAQ leest u vijf veelgestelde vragen over de basisbeginselen van een effectief onderhoudsbeleid. Ga er direct mee aan de slag!

Lees meer

Hetzelfde gaat ook vaak op bij de implementatie van nieuwe software zoals Integrated Workplace Management System software (IWMS), Enterprise Resource Planning software (ERP) of Customer Relationship Management software (CRM). Er wordt veel tijd en geld gestoken in het voortraject, maar weinigen denken na over wat daarna moet gebeuren. Het voortraject is natuurlijk leuk en spannend, en partijen zoals management, IT en inkoop denken graag mee. Het traject na de selectiefase wordt vaak gezien als uitvoerend geneuzel, want over het nieuwe systeem is goed nagedacht en het zal toch wel op rolletjes lopen… Toch?

Eigenlijk begint pas na de implementatie het echte werk: de exploitatiefase. Het is tijd voor het dagelijkse gebruik, medewerkers gaan aan de slag en de betrokkenen uit de selectiefase kijken nauwelijks meer naar het systeem om. Al snel wordt duidelijk dat de verwachtingen niet altijd worden waargemaakt en gebruikers voelen zich in de steek gelaten. In de praktijk blijkt dat de nieuwe oplossing niet helemaal aansluit op de dagelijkse werkelijkheid, want in de praktijk verloopt het werk toch anders dan vooraf aan de tekentafel is bedacht. Deze periode van deceptie kun je het beste omschrijven als de ‘post-implementatie blues’.

Waar medewerkers eigenlijk willen genieten van een systeem dat werken eenvoudiger maakt, wordt de gebruiker juist tegengehouden door het systeem. Hoe kun je voorkomen dat de medewerker na de implementatie van een nieuw systeem in een zwart gat valt? Hier zijn zeven stappen om de blues te voorkomen:

1. Implementeer gefaseerd
Kies niet voor een ‘big bang scenario’ waarin je alles vernieuwt, maar implementeer gefaseerd. Gebruik quick wins en schaal daarna op.

2. Houd rekening met weerstand
Iedere verandering brengt weerstand met zich mee, omdat mensen anders moeten gaan werken dan ze zijn gewend. Stel een projectleider aan om het veranderproces te begeleiden.

3. Maak duidelijk wat de voordelen zijn
Je kunt als management wel duidelijke doelstellingen hebben, maar medewerkers moeten dagelijks met de nieuwe oplossing werken. Maak inzichtelijk wat de voordelen voor hen zijn, bijvoorbeeld effectiever werken en meer tijd overhouden voor de ‘leuke’ aspecten van het werk.

4. Doe iets met de feedback van gebruikers
Alleen luisteren naar de feedback van medewerkers is niet genoeg, het is verstandig om een functie te creëren waarbij één centraal aanspreekpunt verantwoordelijk is om die ergernissen actief te lijf te gaan. Het gaat vaak om kleine nuances, maar het maakt voor de eindgebruiker een wereld van verschil in zijn dagelijkse werkzaamheden.

5. Maak gebruik van ‘best practices’
Waarom een heel nieuw systeem ontwerpen, als je ook bewezen succesverhalen kunt implementeren? Minder investeren tijdens de implementatiefase biedt ruimte voor meer focus op de exploitatie.

6. Vier het succes
Heb je na de implementatie een eerste rapportage, wordt er aantoonbaar efficiënter gewerkt of zijn de kosten aanzienlijk verminderd? Communiceer en vier het succes en bedank mensen voor hun bijdrage tijdens het traject.

7. Blijf betrokken
Het is belangrijk dat de manager ook na de selectiefase betrokken blijft. Het blijft zijn project.

Dit zijn zeven stappen om de ‘post-implementatie blues’ te voorkomen. Het resultaat is een goed werkend softwaresysteem en tevreden gebruikers. Dat klinkt iedere manager natuurlijk als muziek in de oren.

Jos Knops
Director Global Product Marketing