Klantenportal customer-icon

Vijf kernvragen voor een succesvolle Facility Management strategie

Vroeger was software voor Facility Management (FM) een registratiesysteem voor gegevens over gebouwen en inventaris. Tegenwoordig is de doelstelling van een FMIS om de efficiëntie in de planning en uitvoering van facilitaire processen te verhogen. Een compleet Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) omvat workflow management, uitgebreide rapportagemogelijkheden en business analytics en is volledig webbased. FM-software wordt vaak geïntegreerd met andere IT-systemen, zoals ERP-software, gebouwbeheersystemen, GIS-oplossingen, BIM-modellen of CAD-software. Omdat steeds meer organisaties hun facilitaire diensten uitbesteden aan professionele dienstverleners (zogenaamde Service Providers), bevat moderne FM-software ook functionaliteit voor het monitoren van overeengekomen afspraken ten aanzien van prestaties, kwaliteit en budgetten. Sommige leveranciers stellen hun Facility Management-software beschikbaar via de Cloud middels een SaaS-model (Software as a Service), waardoor u flexibel bent in de samenstelling van uw softwarelicentie en de kosten voor aanschaf en onderhoud afnemen.

Naast operationele ondersteuning in Facility Management-processen – zoals ruimtebeheer, onderhouds- en service management – ondersteunt FMIS-software Facility Managers met waardevolle informatie en analyses die hen helpen de juiste beslissingen te nemen, maatregelen te implementeren, en resultaten te monitoren. FMIS als facilitaire tool. Wat zijn de vijf belangrijkste aandachtspunten?

1. Hoe hoog zijn de facilitaire kosten en waar ligt het besparingspotentieel?

Het begint allemaal met transparantie en een degelijke registratie en toewijzing van kosten. In veel gevallen wordt een Facilitair Management Informatiesysteem aangesloten op financiële systemen om handmatige invoer te elimineren en dataconsistentie te waarborgen. FM-software kan kosten weergeven in dashboards, zoals per vierkante meter per jaar, per werkplek per maand of per gebruiker. Dankzij deze rapporten kunt u besparingspotentieel identificeren op basis van trends, afwijkingen en in- of externe benchmarking.

2. Hoe stem ik mijn vastgoedaanbod en facilitaire diensten af op veranderende behoeften?

Facility Management ondersteunt het primaire proces van de organisatie met dienstverlening en voorzieningen die bijdragen aan een veilige en productieve werkomgeving voor medewerkers. Dynamiek in de kernactiviteiten beïnvloedt voortdurend zowel de aard als de omvang van diensten en faciliteiten. FM-software ondersteunt Real Estate – en Facility Managers bij het voorspellen van toekomstige behoeften, het creëren van verschillende scenario's en het analyseren van de impact hiervan op de aard en omvang van vastgoed en facilitaire diensten. Dit stelt Facility - en vastgoedmanagers in staat hun bijdrage aan de core business te verhogen en garandeert tijdige afstemming van diensten en faciliteiten op veranderende behoeften.

3. Wat is de beste uitbestedingsstrategie?

Veel organisaties besteden operationele dienstverlening rondom faciliteiten of vastgoed – zoals schoonmaak, catering, beveiliging of onderhoud – uit aan professionele dienstverleners. Grote en internationale Service Providers bieden 'Integraal Facility Management’ waarin meerdere diensten in één contract worden gebundeld. FMIS-systemen helpen bij het uitstippelen van de beste inkoopstrategie dankzij informatie over vastgoed, ruimtes, inventaris, diensten, processen, kosten en klantwensen. En wanneer de uitbestedingstrategie eenmaal is vastgesteld, helpt FM-software de prestaties van uw leveranciers te monitoren en snel wijzigingen of nieuwe contracten te implementeren.

4. Hoe ervaart de klant mijn dienstverlening?

Facility Management is een klantgerichte dienst. FMIS-software draagt sterk bij aan deze klantgerichte benadering door FM-, IT- en HR-diensten te integreren in één centrale softwareoplossing en medewerkers altijd en overal toegang te bieden tot dienstverlening via selfservice-technologie. FM-software biedt zelfs tools om de ervaren kwaliteit van uw dienstverlening te valideren met geautomatiseerde enquêtes en feedbackformulieren. Dit soort informatie helpt Facility Managers om hun dienstverlening voortdurend te verbeteren en zo de klanttevredenheid en de toegevoegde waarde aan de kernactiviteiten te verhogen.

5. Hoe pas ik werkplekconcepten aan op de toenemende mobiliteit van medewerkers?

Aspecten als globalisering, aandacht voor duurzaamheid, Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en de voortschrijdende technologie dragen bij aan een toenemende flexibiliteit van medewerkers in wanneer, waar en hoe ze werken. Medewerkers zijn mobieler dan ooit tevoren; mensen werken vanuit huis, in de trein, in openbare ruimtes of op flexibele werkplekken. Facility Management-software stelt u in staat om uw aanbod aan werkplekken en diensten af te stemmen op deze toenemende dynamiek in mobiliteit.

Meld u aan voor Planon's (gratis) webinar 'Hoe technologie Het Nieuwe Werken mogelijk maakt' om meer te leren over slimme technologieën en bewezen best practices die nieuwe werkplekconcepten mogelijk maken.

Lees meer over Facilitair Management Informatiesystemen

Artikelen & White papers | 02/03/2015
White Paper - Zo overtuigt u het management van de meerwaarde van een FMIS

In dit white paper bespreken we zes voordelen van een FMIS waar ook het management van uw organisatie direct van profiteert. De voordelen helpen u bij het opstellen van uw business case voor een FMIS en het overtuigen van het management. 

Lees meer
Alle artikelen & white papers
Webinars & Video's | 07/10/2016
Webinar - Hoe navigeert u effectief door de wirwar van FMIS-oplossingen?

Overweegt u de aankoop van een FMIS-oplossing? Of bent u van plan uw bestaande oplossing te vervangen? In dit webinar delen we tips die u helpen navigeren door de wirwar aan FMIS-oplossingen. Ook leert u hoe u een overtuigende business case schrijft. 26:47 Nederlandstalig  

Lees meer
Alle webinars & video's
Artikelen & White papers | 15/04/2015
White Paper - Nieuwe Generatie Facility Management-software

Om snel mee te kunnen bewegen met de veranderende behoeften van uw organisatie, zijn strategische toekomstplannen vanuit Real Estate- en Facility Management een vereiste. Maar wat is nu de beste manier om de toekomst te voorspellen? En hoe maakt u die voorspelling zo nauwkeurig mogelijk? 

Lees meer
Alle artikelen & white papers

FM-software voor professionele dienstverleners

Commerciële aanbieders van professionele Facility Management-, onderhouds- of vastgoeddiensten hebben FMIS-software geadopteerd als onderdeel van hun dienstverlening. Deze softwaresystemen helpen de planning, uitvoering en kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. Vanwege de aard van hun dienstverlening hebben Service Providers een aantal specifieke eisen met betrekking tot FM-oplossingen.

Functionaliteit

Vanuit functioneel perspectief hebben Service Providers uitgebreide eisen rondom het plannen, dispatchen, uitvoeren en monitoren van overeengekomen klantcontracten. Moderne FM-software biedt mobiele toepassingen voor field engineers, waarborgt de naleving van veiligheids- en gezondheidsvoorschriften, ondersteunt voorraad- en inkoopbeheer en faciliteert operationele bewaking en monitoring van de uitvoering van werk.

Standaardisatie

Voor professionele dienstverleners is standaardisatie bedrijfskritisch. Het verhoogt de efficiency en flexibiliteit, verbetert de output en kwaliteit en helpt zowel winstgevend als concurrerend te werken. FM-software stelt Service Providers in staat bedrijfsprocessen en workflows voor meerdere projecten en klantcontracten te standaardiseren in één centrale softwareoplossing.

Financiële integratie

Snelle en correcte facturatie is een essentieel onderdeel van het business model van elke Service Provider. In de meeste gevallen wordt dit afgehandeld door een financieel systeem of door ERP-software. Doordat het FMIS-systeem veel relevante gegevens bevat voor facturatie – zoals bestede tijd, reiskosten en gebruikte materialen – is een naadloze en bi-directionele integratie met een financieel systeem een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle implementatie.

Business continuity

Omdat Facility Management de core business is van Service Providers is de beschikbaarheid van Facility Management-software van groot belang. Zowel operationele gebruikers als managers moeten eenvoudig en webbased toegang hebben tot het FM-systeem, altijd en overal. Wereldwijde ondersteuning en snelle reactie in geval van vragen, veilige installatie van software-updates, en professionele back ups van gegevens en systemen zijn essentieel voor de continuïteit van het primaire proces.

Onze internationale succesverhalen

Persbericht - Amsterdam ArenA

PERSBERICHT | Amsterdam ArenA en Planon bundelen kennis en ervaring om zo de ambities van de Amsterdam ArenA op het gebied van facility management en duurzaamheid te verwezenlijken.

Lees meer
Persbericht - Siemens

PERSBERICHT | Met behulp van Planons IWMS-oplossing wil Siemens Real Estate wereldwijd een uniform en geïntegreerd systeem ter ondersteuning van haar vastgoedprocessen implementeren.

Lees meer
Case Study - Unilever

Ian Dunning, Global Facilities Director: “We hebben betrouwbare managementinformatie nodig over ons wereldwijde vastgoedportfolio en onze operationele processen. Alleen dan zijn we in staat werkelijk waarde toe te voegen aan de kernactiviteiten."

Lees meer