Klantenportal customer-icon

Wat is space management?

Bij space management draait het om ruimtebeheerprocessen rondom de fysieke ruimten van een organisatie. Denk aan het nauwkeurig bijhouden van hoeveel ruimte een organisatie heeft, het beheren van informatie over bezetting en het opstellen van strategische ruimtelijke plannen.

Webinar - Effectief space management: Wat zijn de belangrijkste elementen?

In dit gezamenlijke live webinar gaat Verdantix in op het belang van space management. Planon de belangrijkste elementen van effectief space management en geeft daarbij praktische voorbeelden die Facility en Space Managers helpen hun space management effectiever te maken.

Webinar aanvragen

Of het nu een overheidsorganisatie, universiteit, fabriek, winkelketen of financiële instelling betreft, elke organisatie heeft ruimte nodig ter ondersteuning van zijn kernactiviteiten. En hoewel het begrip 'ruimte' een ruimte met één of twee bureaus kan betekenen, kan het ook betrekking hebben op een hele afdeling, een hele verdieping, meerdere verdiepingen binnen één gebouw of zelfs meerdere verdiepingen als onderdeel van een groot portfolio van gebouwen over de hele wereld. Bovendien kunnen ruimten worden toegewezen – denk aan een werkplek die is gealloceerd aan een specifieke medewerker – of worden gedeeld, zoals vergader- of concentratieruimten. Ruimte kan veel betekenen en bovendien op veel manieren worden gebruikt. Eén ding is zeker: elke organisatie heeft ermee te maken.

De ontwikkeling van space management

Space management heeft zich in de loop der jaren aanzienlijk ontwikkeld. Vroeger beschikten organisaties niet over de tools of oplossingen voor hun uitdagingen op het gebied van ruimtebeheer. Als een ruimte op de verkeerde manier werd gebruikt of was toegewezen, konden ze hier pas vaak te laat iets aan doen. Ze misten eenvoudigweg de middelen die ze nodig hadden om inzichten te verzamelen en intelligente beslissingen te nemen.

Hoewel er tegenwoordig innovatieve softwareoplossingen beschikbaar zijn, proberen sommige organisaties hun ruimten nog steeds handmatig te beheren. Denk aan een eenvoudig schema op papier dat de indeling van de vloer en de inzittenden van de ruimte weergeeft, of een Excel-blad met details over elke afzonderlijke ruimte, inclusief ruimtegebruik en -gebruikers. Dit maakt het erg lastig om nauwkeurig gegevens bij te houden, realtime gegevens te delen en deze gegevens te analyseren om strategische beslissingen te nemen ter ondersteuning van de bedrijfsbehoeften van de organisatie.

Aan de andere kant realiseren steeds meer organisaties zich nu dat handmatige methoden voor ruimtebeheer niet toekomstbestendig zijn. De noodzaak om kosten te besparen, de efficiëntie te verbeteren en de productiviteit te verhogen neemt immers toe. Handmatige methoden zijn eenvoudigweg niet wendbaar genoeg om te kunnen omgaan met een ruimteportfolio dat steeds sneller verandert. Facility en Space Managers zoeken daarom in toenemende mate naar intelligente software-oplossingen, zoals een Integrated Workplace Management System (IWMS), voor het beheer van ruimten en het coördineren van ruimtegebruik.

Het belang van effectief space management

Space management staat aan de basis van vele andere activiteiten; denk aan reserveringen, het beheren van ruimtebezettingen en afzetten tegen ruimtebenuttingen, onderhoudsactiviteiten en vastgoedbeheer.

Leer meer over Space Management

Artikelen & White papers | 11/10/2018
Model - Space Management Maturity Model

Wilt u ontdekken welke stappen u kunt nemen om het volwassenheidsniveau van uw space management te verbeteren? Download dan Planons ‘Space Management Maturity Model’. 

Lees meer
Alle artikelen & white papers
Artikelen & White papers | 11/10/2018
White Paper - Waarom effectief space management essentieel is voor een optimale werkervaring

Dit white paper gaat in op het belang van het creëren van een optimale werkervaring en legt uit welke elementen van space management daaraan bijdragen. 

Lees meer
Alle artikelen & white papers
Webinars & Video's | 25/10/2018
Webinar - Effectief space management: Wat zijn de belangrijkste elementen?

In dit gezamenlijke live webinar gaat Verdantix in op het belang van space management. Planon de belangrijkste elementen van effectief space management en geeft daarbij praktische voorbeelden die Facility en Space Managers helpen hun space management effectiever te maken. 43:16 Engelstalig 

Lees meer
Alle webinars & video's

Voordelen van space management software

Gebruikmaken van een innovatieve software-oplossing om de ruimte van een organisatie succesvol te beheren, biedt diverse voordelen. Bijvoorbeeld:

1. Identificeer de ruimte en verlaag portfoliokosten

Het is algemeen bekend dat het grootste deel van de uitgaven van een organisatie bestaat uit personeels- en huisvestingskosten. Effectief space management heeft een directe impact op beide kostenplaatsen en daarmee ook op de bedrijfsresultaten.

In een ideale situatie zou elke organisatie elke millimeter van de beschikbare ruimte moeten gebruiken voor het beoogde doel van die ruimte, of het nu gaat om vergaderruimten, opslagruimten of een restaurant. Het gebruik van een innovatieve software-oplossing voor space management biedt de nauwkeurige én realtime gegevens die nodig zijn om te onderzoeken of ruimten efficiënter kunnen worden gebruikt om kosten te besparen. Dit betekent dat organisaties de behoefte om uit te breiden tegen kunnen gaan en niet langer onnodig betalen voor ruimte die ze toch niet gebruiken. Met accurate en realtime gegevens bij de hand, kan het nemen van de juiste beslissingen de portfoliokosten drastisch verlagen.

2. Creëer een aangename werkomgeving en verbeter de productiviteit

De vraag naar het vinden van de juiste mensen met de juiste vaardigheden op de juiste plek is hoger dan ooit tevoren. De focus van space management door deze 'War for Talent' verschuift van het verminderen van ruimtekosten naar het creëren van een werkomgeving die bijdraagt aan het aantrekken en behouden van talent. Dit betekent niet dat het verlagen van de ruimtekosten niet langer hoog op de prioriteitenlijst van Facility en Space Managers staat, maar het vinden van de juiste balans wordt steeds belangrijker.

Om eraan bij te dragen dat medewerkers tevreden en betrokken blijven, moeten Facility en Space Managers medewerkers werkplekken bieden die voldoen aan hun behoeften. Dit houdt in dat er genoeg fysieke ruimte beschikbaar is om dagelijkse taken op een comfortabele en effectieve manier te kunnen voltooien. En dat zonder dat de organisatie betaalt voor ruimte die niet noodzakelijk is. Ook moeten er verschillende soorten ruimten voor verschillende doeleinden aanwezig zijn. Denk aan concentratieruimten voor medewerkers die niet gestoord willen worden of ontspanningsruimten met comfortabele stoelen om even te kunnen ontspannen.

Een innovatieve software-oplossing voor space management biedt heldere inzichten in bijvoorbeeld ruimtebezetting en -gebruik. Op basis van deze gegevens kunnen beslissingen met betrekking tot space management worden genomen om aan de behoeften van medewerkers te voldoen. Wanneer de gegevens laten zien dat bijvoorbeeld concentratieruimten voortdurend in gebruik zijn en vaak worden gereserveerd, zou dit een reden kunnen zijn je af te vragen of er een grotere behoefte is aan dit soort ruimten in vergelijking tot ander soort ruimten. Wanneer de bezettingsgraad van kantoortuinen extreem hoog is, kan dit erop duiden dat u efficiënt met uw ruimte omgaat, maar ook dat medewerkers wellicht te dicht op elkaars lip zitten en dat er dus actie nodig is om dit te verbeteren. Natuurlijk zijn dit slechts aannames en moet u meer doen voordat u daadwerkelijk actie onderneemt. Ruimtegegevens bieden de inzichten om dit soort kwesties verder te onderzoeken. U kunt medewerkers bijvoorbeeld vragen of zij zich confortabel voelen in deze kantoortuinen en waarom wel of juist niet. U kunt ook ruimtegegevens gebruiken om uw medewerkers zichzelf gemakkelijker toegang te laten verschaffen tot beschikbare ruimten, bijvoorbeeld door hen hun eigen kantoorruimte of vergaderruimte te laten reserveren met behulp van een kiosk of mobiele oplossing.

Uiteindelijk presteren tevreden medewerkers beter, blijven ze langer in dienst bij een organisatie en zijn ze productiever. Een win-win situatie voor iedereen.

3. Genereer rapporten om strategische ruimteplannen te ontwikkelen

Zonder space management software wordt het een moeilijk en tijdrovend proces om rapporten over nauwkeurige en realtime ruimtegegevens te genereren. Gegevens zijn dan immers niet in één systeem gecentraliseerd. Bovendien, wanneer ruimtegegevens worden verspreid staan opgeslagen op verschillende locaties kan redundantie optreden, waardoor uw gegevens minder betrouwbaar worden. Een innovatieve software-oplossing voor space management, idealiter geïntegreerd in een IWMS, centraliseert alle gegevens in één systeem. En omdat het gaat om realtime gegevens, zijn deze altijd up-to-date en accuraat. Op deze manier kunnen Facility en Space Managers rapporten draaien om bijvoorbeeld ruimtegebruik in kaart te brengen of om kosten door te belasten. Ook kunnen ze scenarioplanning gebruiken voor het toewijzen van ruimten in de toekomst. Op basis van deze rapporten kunnen facility en space managers hun space management-gegevens controleren en analyseren, en ook plannen maken voor toekomstige verbeteringen.

Er is een aantal uitstekende systemen voor space management op de markt, maar organisaties halen het meeste uit hun space management als ze een IWMS-oplossing gebruiken. Met een IWMS behoren gefragmenteerde gegevens tot het verleden, omdat alle gegevens met betrekking to facility- en vastgoedmanagement in één systeem zijn opgeslagen, oftewel één bron van waarheid. Denk aan gegevens over onderhoud, vastgoed en leases, services en duurzaamheid. Dit zorgt voor procesefficiëntie en betere services.

4. Space management maturity level

Om organisaties te helpen ontdekken wat het huidige en gewenste volwassenheidsniveau van hun space management is, heeft Planon het 'Space Management Maturity Model' ontwikkeld. Wilt u weten welke stappen u kunt nemen om uw space management te laten evolueren en de kloof te dichten tussen uw huidige en gewenste volwassenheidsniveau? Download dan het model.

Onze internationale succesverhalen

Case Study - Singapore Management University

Haslinda Shamsudin, Project Manager: “De kant-en-klaar te gebruiken best practice van Planon voorzag ons van een efficiënte oplossing voor onze uitdagingen in werkplekkenbeheer en FM.”

Lees meer
Case Study - Danfoss

Martin Hansgaard, Consultant Portfolio: “Met de oplossing van Planon beschikken we over een consistente en hoogwaardige bibliotheek die al onze vastgoedgegevens bevat.”

Lees meer
Case Study - Bayer Real Estate

Michael Müller, Managing Director: “Planon-oplossingen voldoen aan al onze uitgebreide eisen, ook specifieke behoeften werden gemakkelijk geconfigureerd, inclusief de interfaces met SAP.”

Lees meer