Klantenportal customer-icon

Optimaliseer bezettingsgraden van werkplekken met werkplekbeheer software

Werkplekbeheer is een overkoepelend begrip dat alle faciliteiten, diensten, technologieën en processen omvat die medewerkers in staat stellen hun werk uit te voeren, samen te werken, te innoveren en te leren. Organisaties proberen zo de effectiviteit van de werkomgeving en productiviteit van medewerkers te verhogen en gelijktijdig de kosten te verlagen.

Werkplekbeheer gaat verder dan traditioneel Facility Management, omdat het als doel heeft de productiviteit en samenwerking in de kernactiviteit te verbeteren. Het vormt hierbij niet een ondersteunende functie, maar een strategisch instrument dat de organisatiedoelen ondersteunt en meetbare waarde toevoegt. Werkplekbeheer is een continu proces dat organisaties in staat stelt de maximale prestatie van de werkplek te bereiken en te behouden.

Of het nu gaat om het beheer van één bureau of het beheer van een complex, wereldwijd vastgoedportfolio, werkplekbeheer omvat alle processen om de prestatie van uw werkplekken te verbeteren. Van de strategische planning tot het operationele gebruik, van catering tot beveiliging en van onderhoud tot service management; alle processen dragen bij aan continue werkplekoptimalisatie.

Naast een verhoogde productiviteit, draagt werkplekbeheer bij aan kostenefficiëntie en kostenreductie. Ruimtes en werkplekken lijken bijvoorbeeld optimaal benut te worden, maar de praktijk wijst uit dat de bezetting gemiddeld 50% tot 60% bedraagt. Kostbare faciliteiten, zoals vergaderzalen, het wagenpark of speciaal apparatuur, hebben een lage bezettingsgraad. Het optimaliseren van werkplek- en ruimtebezetting wordt in veel gevallen geïnitieerd door de introductie van nieuwe werkplekconcepten. Innovatieve organisaties streven ernaar de samenwerking en productiviteit in hun kernactiviteit te bevorderen met activiteitgerichte werkplekconcepten en diensten. Daardoor kunnen medewerkers zelf kunnen kiezen waar, wanneer, hoe en met wie ze werken, volledig afgestemd op hun activiteiten en veranderende behoeften.

Een Integrated Workplace Managment System (IWMS) ondersteunt organisaties bij hun zoektocht naar werkplekoptimalisatie op drie niveaus:

Leer meer over werkplekbeheer

Artikelen & White papers | 24/10/2016
White Paper - Maakt u optimaal gebruik van uw vergaderzalen?

De nieuwe manier van werken, innovatieve communicatietechnologieën en veranderende business modellen hebben voor altijd onze manier van werken veranderd. Hoe weet u of uw vergaderzalen nog voldoende gebruikt worden? Of wellicht heeft u te weinig vergaderzalen? Gebruik deze simpele rekenmachine om de bezettingsgraad van uw vergaderzalen te berekenen. 

Lees meer
Alle artikelen & white papers
Webinars & Video's | 14/01/2016
Webinar - Verhoog de productiviteit van medewerkers en werkplekken met mobiele toepassingen

Het lijkt tegenwoordig bijna alsof alles rondom de werkplek – behalve het gebouw zelf – mobiel is geworden. In dit webinar toont Planon u hoe u de prestaties van medewerkers en werkplekken kunt verbeteren met mobiele softwaretoepassingen. 19:23 Nederlandstalig  

Lees meer
Alle webinars & video's
Artikelen & White papers | 19/02/2016
Boek - Work on the Move 2

Work on the Move 2 is het vervolg op de publicatie Work on the Move (2011), uitgebracht door de IFMA Foundation. Het boek biedt praktische handvatten voor FM-professionals die nieuwe werkplekconcepten willen implementeren en de resultaten hiervan willen meten. Vraag nu een digitaal exemplaar aan van Work on the Move 2. 

Lees meer
Alle artikelen & white papers

Werkplekbeheer op strategisch niveau

Op strategisch niveau zorgt werkplekbeheer voor de afstemming van het aanbod op de bedrijfs- en werkplekstrategie en de daaruit voortvloeiende behoefte, zowel kwalitatief als kwantitatief. Of het nu gaat om groei, fusies, nieuwe markten, culturele en demografische aspecten of personeelsbeleid, het heeft allemaal invloed op het aantal en het type benodigde werkplekken. Zo omvat de werkplekstrategie bijvoorbeeld de introductie van flexibele werkplekconcepten, nieuwe samenwerkingsconcepten of het thuiswerkbeleid. Dit heeft grote impact op de toekomstige behoeften aan vastgoed, ruimte, faciliteiten, diensten en processen.

Naast gestructureerde portfolio- en ruimtegegevens biedt een IWMS waardevolle bezettings- en benuttingsinformatie als input voor strategische besluitvorming. Strategische werkplekplanning stelt u in staat om toekomstige behoeften te analyseren en scenario’s te creëren op basis van verschillende werkplekconcepten. Dit leidt tot een optimale aansluiting van uw werkplekstrategie op de organisatiedoelen.

Werkplekbeheer op tactisch niveau

Op tactisch niveau is het doel van werkplekbeheer de gekozen strategie succesvol te implementeren, bezettingsgraden te monitoren en het werkplekconcept waar nodig te verbeteren. Dit proces omvat alle projecten en activiteiten die leiden tot ruimte- en werkplekoptimalisatie, inclusief de coördinatie van alle veranderprocessen.

Een IWMS ondersteunt tactisch werkplekbeheer door een breed aanbod van gebruiks-, bezettings- en kostenanalyses en -oplossingen om noodzakelijke veranderingen te plannen en te beheren. In de meeste gevallen kunnen Computer Aided Design (CAD)-systemen geïntegreerd worden met een IWMS om actueel en toekomstig werkplek- en ruimtegebruik te visualiseren. Daarnaast bevat het oplossingen voor projectmanagement, verhuizingen, scenarioplanning en het doorberekenen van kosten.

Operationele werkzaamheden werkplekbeheer

Belangrijke voorwaarden voor succesvol werkplekbeheer zijn ‘operational excellence’ en flexibiliteit. Bedenk wat er gebeurt als mensen een kantoor binnenkomen en geen bureau kunnen vinden dat beschikbaar is, geen ruimte waar ze kunnen samenwerken met hun collega’s of wanneer een gereserveerde vergaderzaal al bezet wordt door iemand anders. De toegevoegde waarde van operationeel werkplekbeheer is het voorkomen van chaos bij dagelijkse werkzaamheden en het faciliteren van medewerkers met slimme oplossingen voor het vinden, reserveren en boeken van de faciliteiten die ze nodig hebben. Werkplek beheer software kan daarbij helpen.

Een IWMS maakt het vooraf reserveren van vergaderzalen en specifieke werkplekken mogelijk en vaak is het direct in gebruik nemen van een beschikbare werkplek zelfs een optie. Deze gebruiksinformatie, gecombineerd met sensortechnologie, leidt tot een combinatie die mensen in staat stelt om snel een geschikte, beschikbare werkplek te vinden. Tegelijkertijd biedt dit facility managers de instrumenten om leegstand van gebouwen te reduceren en diensten optimaal af te stemmen op de daadwerkelijke bezetting van een gebouw.

Technologie en mensen

Werkplekbeheer kan worden bekeken vanuit drie dimensies: verleden, heden en toekomst. Hoe meer intelligentie beschikbaar is binnen een gebouw, des te meer informatie beschikbaar is over het daadwerkelijk actuele gebruik van het gebouw. Beveiligingssystemen, IT-netwerken en gebouwbeheersystemen voorzien facility managers van globale gegevens over de bezettingsgraden en gebruikspatronen. De doorbraak van sensortechnologie zal de nauwkeurigheid van deze gegevens en analyses verbeteren. Tegenwoordig zijn er al betaalbare sensoren beschikbaar die de bezetting van een werkplek of vergaderruimte elke minuut meten en in combinatie met de juiste software een gedetailleerde analyse bieden van de actuele bezettingsgraden. Op basis van deze informatie kunnen facility managers toekomstige bezettingen nu al voorspellen en de benodigde maatregelen initiëren.

Maar gedetailleerde analyses over historisch werkplek- en ruimtegebruik bieden geen soelaas voor de medewerker die acuut op zoek is naar een passende werkplek of vergaderruimte. Hiervoor is een nauwe samenwerking tussen mens en technologie noodzakelijk om de medewerker optimaal te faciliteren in zijn actuele werksituatie.

Communicatie met gebruikers over beschikbaarheid van werkplekken en vergaderfaciliteiten vereist vanzelfsprekend een aanpak waarbij de gebruiker centraal staat. In sommige gevallen wil een medewerker zien welke werkplekken morgen beschikbaar zijn – nog voordat hij een keuze maakt in welk gebouw hij zal werken. Via een IWMS-app kan actuele informatie over capaciteit en beschikbaarheid worden verstrekt. In een gebouw krijgen mensen via informatieschermen meteen inzicht in de vrije werkplekken per verdieping. Daarbij kan een kiosk of plattegrond actuele informatie tonen over de status van werkplekken, zoals bezet, gereserveerd of beschikbaar. Met slimme apps kunnen gebruikers eenvoudig de beschikbaarheid van een werkplek controleren of deze meteen in gebruik nemen via een QR-code op het bureau of zelfs nog gemakkelijker via RFID-tags op basis van standaard Near Field Communication.

Leer in onze webinar hoe u de bezetting van werkplekken en vergaderruimtes kunt optimaliseren. 

Onze internationale succesverhalen

Persbericht - Radboud Universiteit

PERSBERICHT | De Radboud Universiteit biedt haar studenten de mogelijkheid om eenvoudig online, via apps en kiosk-zuilen een werkplek op de universiteit te reserveren. 

Lees meer
Persbericht - Basic-Fit

PERSBERICHT | Basic-Fit krijgt meer grip op vastgoed met Planons Real Estate Managementoplossing die alle gegevens over het vastgoedportfolio centraliseert in één database.

Lees meer
Persbericht - Siemens

PERSBERICHT | Met behulp van Planons IWMS-oplossing wil Siemens Real Estate wereldwijd een uniform en geïntegreerd systeem ter ondersteuning van haar vastgoedprocessen implementeren.

Lees meer