Analistenrapporten
Een van de meest gestelde vragen door een CFO is: "Klinkt interessant, maar wat levert het op?”
Kijkend een gesprek met de CFO over een IWMS-investering komt het vaak voor dat de Facility Manager zegt: "Rapporteren gaat met behulp van deze tool eenvoudiger dan ooit tevoren.” Waarop de CFO zal antwoorden met: “Dat zal wel, maar ik krijg nu ook de rapportages die ik nodig heb. Het maakt mij eigenlijk niet veel uit hoe moeilijk het is om die rapportages te creëren. Waarom moeten we in deze nieuwe software investeren?”
Dit is een van de vragen die Verdantix probeert te beantwoorden in hun nieuwe rapport over het berekenen van de Return of Investment (ROI) van een IWMS. Het argument om het leven van uw medewerkers eenvoudiger te maken, is waarschijnlijk niet overtuigend genoeg voor de CFO. Hoewel het voor de CFO ook zo klaar als een klontje zal zijn dat het verkrijgen van een rapport in enkele seconden, snel rendeert ten opzichte van het verkrijgen van datzelfde rapport in drie weken.
Verdantix geeft meerdere voorbeelden van bedrijven die "het leven van medewerkers eenvoudiger heeft gemaakt” en deze hebben gekwantificeerd tot meetbare voordelen:
- Een wereldwijd technologiebedrijf concludeerde dat de overstap van 60 gedecentraliseerde systemen naar één enkel Integrated Workplace Management System (IWMS) voor leasemanagement, ruimtebeheer en onderhoudsmanagement resulteerde in een vermindering van het aantal medewerkers en bijbehorende benodigde faciliteiten met 70%. Dit kwam neer op een reductie van meer dan 100 medewerkers.
- Een in Australië gevestigde gaspijplijnbeheerder maakte de businesscase voor een upgrade door te berekenen dat het IT-team circa $156.000 aan tijd verspilt door het reageren op systeemcrashes.
- Imperial College London gaf aan dat de overstap naar het IWMS van Planon de benodigde tijd van beheerders voor het reserveren van ruimten, terug zou brengen van 17 naar 8,5 uur per week.
De uitdaging bij het creëren van een businesscase voor IWMS die een CFO zal aanspreken, is om afstand te nemen argumenten die gericht zijn op ervaring en beleving van medewerkers, en over te gaan op cijfergedreven argumenten.
We hebben al eerder gesproken over de ‘war for talent’ die in volle gang is om de betrokkenheid van medewerkers te vergroten en medewerkers een gepersonaliseerde beleving aan te bieden. Dit is momenteel een hot topic in de wereld van facility management, maar deze discussies zijn erg vatbaar voor de "ja, dus”-ondervraging van een CFO.
Deze onderwerpen moeten worden opgenomen in een businesscase voor een IWMS wanneer ze kunnen worden gekwantificeerd. Het is bijvoorbeeld geen overtuigend argument om de CFO te vertellen dat het duur is om nieuwe mensen te werven en op te leiden. Als je echter zegt dat je €6 miljoen per jaar besteedt aan het werven en trainen van personeel dat niet langer dan een jaar bij de organisatie blijft, sta je veel sterker. Door deze uitgaven met 5% tot 10% te verminderen door middel van aantrekkelijkere werkplekken, kan een enorm besparingspotentieel worden gecreëerd.
In het Verdantix-rapport wordt vermeld dat veel IT-afdelingen het facilitaire team niet hebben belast met het onderhoud van legacysystemen. Door dit te combineren met cijfers zoals hierboven over tijdverspilling bij systeemcrashes kan een overtuigend argument ontstaan over hoe een IWMS de IT-afdeling zal ondersteunen.
Corporate vastgoed- en facility managers hebben niet eenvoudig toegang tot deze cijfers, maar de cijfers zijn wel aanwezig in de organisatie. Samenwerken met HR aan de retentiekosten van medewerkers of samenwerken met IT rover de kosten rondom systeemcrashs, creëert een aantrekkelijke en boeiende businesscase voor de CFO.
Samenwerking is de sleutel
Zoals ik in mijn vorige blogpost al zei, zie ik de echte waarde van een IWMS in de samenwerking tussen verschillende afdelingen en personen onderling. Het is absoluut noodzakelijk om andere afdelingen te betrekken bij uw businesscase en financiële scenario’s voordat u een keuze maakt voor een IWMS.
Zoals bij iedere discussie over IWMS, moet het een interdisciplinaire aanpak zijn en zal het uiteindelijk onvermijdelijk leiden tot kantoorpolitiek. Voordat u naar de CFO gaat en andere afdelingen vermeldt, zoals HR en IT, kunt u beter die afdelingen aan uw kant hebben. Of op zijn minst op de hoogte stellen van wat u zegt. Bovendien moet u zeker weten dat zij de cijfers die u gebruikt om de CFO te overtuigen, willen en kunnen bevestigen.
De CFO is altijd de 'heilige graal' geweest als het gaat om discussies over de aanschaf van een IWMS, als financiële poortwachter bij het maken van dit soort investeringen. Dit rapport van Verdantix helpt bij het spreken van de taal van de C-suite.
