Analistenrapporten
In een blogbericht van een paar jaar geleden heb ik uitgelegd waarom de vaak gebruikte uitdrukking "Als je wilt dat iets goed gebeurt, doe het dan zelf” NIET van toepassing is op Facility Management‑software. In het artikel lag de focus op de waarde van het gebruik van best practices binnen de sector in plaats van het zelf creëren van processen in een IWMS. Dit geldt echter ook voor externe dienstverleners die moeten kiezen of ze voor een op maat gemaakte oplossing gaan of toch voor een bestaand softwaresysteem.
Vanuit functioneel perspectief stellen organisaties binnen de dienstverleningssector zeer specifieke en uitgebreide eisen aan software ter ondersteuning van hun kernactiviteiten. Zo moet het systeem mogelijkheden bieden voor het plannen en afhandelen van activiteiten, het gebruik van mobiele oplossingen voor de buitendienst, V&G-naleving, voorraad- en inkoopbeheer, significante rapportages en integratie met financiële systemen voor de facturering.
Te veel opties, of niet genoeg?
Helaas zijn er maar weinig oplossingen op de markt die al deze functionaliteiten bieden. Hoewel oorspronkelijk ontwikkeld voor vastgoedeigenaren en -huurders maken veel externe dienstverleners gebruik van een Integrated Workplace Management System (IWMS). Ook komt het voor dat ze zelf functionaliteit toegevoegd hebben aan hun ERP-systeem (Enterprise Resource Planning), ondanks het feit dat ERP-oplossingen primair financiële systemen zijn. Het is zelfs zo dat medewerkers in organisaties die hebben geprobeerd om hun ERP-systemen zodanig aan te passen dat ze kunnen worden gebruikt voor facility management‑processen, bijna altijd 'schuduwsystemen' ontwikkelen (bijvoorbeeld in Microsoft Excel) om de ontbrekende functionaliteit op te vangen die ze nodig hebben voor hun dagelijkse werk.
Sommige externe dienstverleners kiezen ervoor om een intern systeem te bouwen dat tegemoetkomt aan hun specifieke behoeften. Door de organisatie een op maat gemaakt systeem te bieden, kunnen alle afzonderlijke processen van een activiteit worden behouden, en dit heeft zo z'n voordelen. Maar daar hangt ook een prijskaartje aan vast, gezien de vele IT-resources die hiervoor nodig zijn, zoals programmeurs, systeembeheer of IT-hardware.
Dan is er natuurlijk ook nog Planon Facility Services Business Solution, een geïntegreerd systeem dat in grote mate overeenkomt met een IWMS, maar dan wel met alle functionaliteiten die nodig zijn om te kunnen voldoen aan de specifieke eisen van externe dienstverleners. En dat met inbegrip van de voordelen van snelle ontwikkeltijd en uitbesteed applicatiebeheer.
Wat nu te kiezen?
Er is nooit één oplossing die voor iedereen geschikt is. Twee belangrijke uitgangspunten zijn enerzijds het vaststellen van de bedrijfsdoelen op de lange termijn en anderzijds het bepalen van het ideale kostenniveau, zowel wat betreft financiën als tijd. Wat ook kan worden meegenomen in de beslissing:
- Wat zijn de kosten van workarounds om ontbrekende functionaliteit in uw huidige oplossing op te vangen?
- Wat zijn de mogelijke gevolgen voor de klanttevredenheid?
- Wat zijn de mogelijke gevolgen voor de medewerkerstevredenheid en hoe groot is de kans dat ze schaduwsystemen gaan ontwikkelen?
Als leider in de dienstverleningssector weet u dat het uitbesteden van activiteiten die niet tot uw kernactiviteiten behoren vaak voordeliger en efficiënter uitpakt dan het zelf verrichten van die activiteiten. Bovendien is de kwaliteit vaak beter. Zou dat niet ook moeten gelden voor FM‑software?
