Glass midrise office building with colorful windows reflecting the sky

Compliant gebouwbeheer: organiseren voor automatiseren

Blijvend kunnen voldoen aan alle wet- en regelgeving als het gaat om gebouwbeheer, is tegenwoordig een ingewikkelde taak. De regelgeving rondom gebouwen is de afgelopen tien jaar enorm veranderd en is nog altijd in beweging . Het gaat bijvoorbeeld om regels omtrent elektrotechnische installaties, brandveiligheid en energie, milieu en werktuigbouwkundige installaties.

Waar er vroeger in gebouwen vaak een map met alle benodigde papieren bij de receptie lag waarmee kon worden aangetoond dat er werd voldaan aan alle wet- en regelgeving, is dat tegenwoordig bijna niet meer in een fysieke map te vatten. Gelukkig kan anno 2022 software helpen om de grote informatiestroom te faciliteren.

Centrale regie op gebouwbeheer

De hedendaagse regelgeving kent voortdurend wijzigingen en aanvullingen, en er is door de overheid geen overzichtelijk platform opgesteld waar alle regels vastgelegd zijn.
Door nieuwe technieken (PV panelen) of door nieuwe Europese regelgeving in het kader van Energie komt er regelmatig nieuwe regelgeving bij. Waar de overheid voorheen veel meer voorschrijvend was, laat zij het risico van de afwegingen tegenwoordig vaak over aan de gebouweigenaren of -beheerders.

Hoewel naleving van veel van de voorschriften nu vaak niet meer verplicht is, houdt een gebouweigenaar wel verplichtingen rondom bijvoorbeeld onderhoud, en is hij of zij wel verantwoordelijk voor eventuele calamiteiten die ontstaan uit een onderhoudsachterstand. Hierbij geldt de omgekeerde bewijslast. Als er iets gebeurd, moet je aan kunnen tonen dat je de zaken op orde had. Het is dus zaak om centrale regie te krijgen op het beheer van de compliancy van gebouwen. Waar moet je nou precies aan voldoen en waar moet je beginnen? En hoe houd je alles overzichtelijk?

Praktische uitdagingen op weg naar een compliant gebouw

Om duidelijkheid te krijgen en inzichtelijk te maken wat er moet gebeuren op het gebied van compliance, is het verstandig om een stappenplan op te stellen naar aanleiding van een risico inventarisatie Het begint met het in kaart brengen van welke regelgeving van toepassing is en welke bewijslast nodig is. Een goede assetinventarisatie helpt hierbij maar is nog niet voldoende. Ook is het belangrijk om voldoende budget te reserveren om dit op te pakken, want het is vaak een veelomvattend project. En zodra je alles op orde hebt, is het natuurlijk de uitdaging om alles up-to-date te houden.

Soorten documentatie

Allereerst is het goed om te weten welke soorten documentatie er zijn op het gebied van compliancy. Grofweg kunnen we uitgaan van 3 soorten documenten die benodigd zijn om te voldoen aan wet- en regelgeving:

  1. Basisdocumentatie: bijvoorbeeld tekeningen, documenten over de elektrotechnische voorzieningen en over brandveiligheid.
  2. Periodieke documentatie: bijvoorbeeld documenten over uitstoot, de keuringen van liften en de lekdichtheid van koelmachines
  3. Beheer- of persoonsdocumentatie: bijvoorbeeld diploma’s en bewijzen rondom bevoegdheden van het opereren van bepaalde apparatuur.

Beheersbare compliancy

Als je eenmaal weet welke documentatie op orde is en welke documentatie nog ontbreekt, ben je al goed op weg naar een beheersbare situatie. Het bijhouden van een digitale documentenbibliotheek is een goed begin, en kan een overzichtelijke oplossing zijn om grip te krijgen op compliancy. Door bijvoorbeeld wettelijke grondslagen waar aan voldaan moet worden in een bibliotheek te koppelen aan de standaard bouwdelen, standaard activiteiten en een documentenbibliotheek, kan vanuit het systeem een signaal worden gegenereerd als er actie vereist is, met een advies aan welke regelgeving voldaan moet worden.

Documenten kunnen worden ingevoerd in het software systeem en zo is op elk moment precies zichtbaar aan welke voorwaarden al is voldaan . Ook preventieve activiteiten in het meerjaren onderhoudsplan kunnen dan worden opgenomen in dit overzicht. En met mobiele oplossingen kunnen bijvoorbeeld zelfs installateurs toegang krijgen, zodat zij zelf de benodigde documenten kunnen uploaden na onderhoud. Het beheer is nog steeds veel werk, maar wordt zo wel heel makkelijk gemaakt.

Wilt u meer weten over hoe u grip op compliance in gebouwonderhoud kunt krijgen? Bekijk dan het webinar ‘Krijg grip op compliance in gebouwonderhoud’ door Peter Gijbels, Directeur bij Melford en Mark van Burg, Sales Director bij Planon Building Management.

Over de auteur

Mark van Burg | Sales Director Planon Building Management

Mark is sinds 2013 verantwoordelijk voor Marketing & Sales bij Planon Building Management. Planon Building Management is een toonaangevend Nederlands technisch vastgoedadviesbureau. Vanuit een bedrijfskundige achtergrond, gecertificeerde kennis van gezonde gebouwen en met een ruime ervaring in het automatiseren van vastgoed- en onderhoudsprocessen, helpt Mark organisaties bij een data-gedreven beheer van gezonde, duurzame en compliant gebouwen.

Meer blogs van Mark van Burg

Deel dit artikel