Analistenrapporten
Vastgoed- en facility managers richten zich minder op de gebruikelijke zakelijke uitdagingen zoals kostenefficiëntie en komen steeds meer tot het besef dat hun medewerkers hun meest waardevolle resource zijn. Medewerkers zijn een belangrijke verbindende factor binnen de organisatie en zijn aanjagers voor innovatie. Zo vragen de huidige en nieuwe generaties medewerkers steeds meer om flexibele en aantrekkelijke werkplekken die passen bij hun specifieke behoefte. Organisaties moeten hun werkplekstrategie aanpassen om geschikte medewerkers aan te trekken en te behouden voor de organisatie. Een ’war for talent’ ligt op de loer!
De betrokkenheid van medewerkers vergroten
Betrokkenheid, vitaliteit en voldoening van medewerkers zijn de drie parameters in het Human Experience Model van Jones Lang Lasalle (JLL), waarbij betrokkenheid als belangrijkste factor wordt gezien. De beleving van de medewerkers van hun werkomgeving is van invloed op hun betrokkenheid en speelt een belangrijke rol in de keuze van een medewerker voor een werkgever of organisatie. Het invoeren van nieuwe werkplekconcepten of het optimaliseren van de werkomgeving, bijvoorbeeld door optimalisatie van comfort, bezettingsgraad, luchtkwaliteit, akoestiek of verlichting, draagt eraan bij dat medewerkers een gevoel van betrokkenheid en verbondenheid met hun werk en de organisatie ontwikkelen. Betrokken medewerkers hebben meer focus, energie en motivatie om bij te dragen aan het verwezenlijken van de doelstellingen van hun organisatie.
Het aantal medewerkers dat zich betrokken voelt bij hun werk en werkomgeving, is wereldwijd enigszins gedaald (van 65% tot 63%) volgens het Aon-rapport van 2017 'Trends in de wereldwijde betrokkenheid van medewerkers'. Daarnaast blijkt uit een recent wereldwijd onderzoek van JLL dat ongeveer 70% van de ondervraagde medewerkers vindt dat een gevoel van geluk en voldoening op het werk de belangrijkste factor is voor een unieke werkervaring. Dit zorgt voor grote uitdagingen voor vastgoed- en facility managers, die een cruciale rol spelen bij het ontwikkelen en realiseren van de werkomgeving en het bieden van een kwalitatief hoogwaardige werkplekervaring voor medewerkers. De vraag is hoe vastgoed- en facility managers de betrokkenheid, vitaliteit en voldoening van de medewerkers kunnen verhogen, talenten kunnen aantrekken en behouden, en wat de rol van technologie is in deze.
Het Internet of Things en de ontwikkeling van slimme en lerende gebouwen bieden interessante mogelijkheden en oplossingen die bijdragen aan een betere beleving van de werkomgeving van medewerkers en daarmee hun betrokkenheid. Het meten van factoren zoals bezettingsgraden, luchtkwaliteit, akoestiek, verlichting en zelfs de tevredenheid van medewerkers door het gebruik van slimme technologie en sensoren, kan bijdragen aan het optimaliseren van de werkomgeving, het verbeteren van beleving van de medewerkers en daarmee aan het realiseren van de doelstellingen van de organisatie. Zoals ik in mijn vorige blog al schreef, worden slimme gebouwen steeds intelligenter. Door ‘machine learning’ transformeren ze in ‘lerende’ gebouwen en kunnen ze door het analyseren van de data van de metingen lerend en voorspellend vermogen ontwikkelen.
De mogelijkheden om gebruik te maken van slimme oplossingen om gebouwen, werkplekken en medewerkers te ‘meten’ ten aanzien van bijvoorbeeld stemming, comfort, bezettingsgraad, conditie, verlichting, voeding, water, lucht en geluid nemen toe. We kunnen de werkomgeving optimaliseren, niet alleen door het meten en verzamelen van de data, maar juist door te leren, en voorspellingen te maken door het analyseren van de data. Bijvoorbeeld over het gedrag van medewerkers, de prestaties en staat van onze werkplekken en de voorkeuren van medewerkers wat betreft de werkplekomgeving. Vastgoed- en facility managers kunnen hiermee beschikken over echte slimme oplossingen en bijvoorbeeld hun medewerkers via ‘smart devices’ informeren, adviseren over en begeleiden bij het gebruik van specifieke werkplekken. De betrokkenheid van onze medewerkers neemt toe, ze gaan zich gelukkiger voelen, worden productiever en dragen bij aan het verwezenlijken van de doelstellingen van de organisatie.
Use cases en business cases ontwikkelen
Voor de drie finalisten van de Winning Workplace Award 2017 in Nederland (VGZ, Plantronics en Enexis) zijn de betrokkenheid, vitaliteit en voldoening van de medewerkers prioriteiten binnen hun werkplekstrategie. Alle drie hebben ze hun werkplekstrategie ontwikkeld in nauwe samenwerking met hun medewerkers. Daarnaast gebruiken ze technologie om diverse factoren te meten, zoals de bezettingsgraad van ruimten, de tevredenheid en gezondheid van medewerkers, de luchtkwaliteit, het geluid en de verlichting. De gegevens van deze metingen worden verzameld, geanalyseerd en worden gebruikt voor het optimaliseren van de werkomgeving. In het kantoor van Plantronics worden bijvoorbeeld geluidsabsorberende materialen toegepast in wanden, vloeren en plafonds en zijn luidsprekers en microfoons geïntegreerd in wanden en plafonds om het omgevingsgeluid te maskeren met specifieke technologie en hiermee de akoestiek te optimaliseren. Het combineren van deze technologie met data inzake het gebruik en de bezetting van ruimten en de voorkeuren van gebruikers draagt bij aan een flexibele, attractieve en gezonde werkomgeving. Naast het toepassen van IoT-technologie hebben de drie genoemde toonaangevende organisaties nog een belangrijke factor gemeen: bij het implementeren van slimme oplossingen hebben ze op basis van hun uitdagingen use cases en business cases ontwikkeld voor deze IoT-oplossingen om een flexibele, aantrekkelijke en gezonde werkplek te creëren.
Het optimaliseren van de werkomgeving en het vergroten van de betrokkenheid en het welzijn van medewerkers vraagt om de inzet van technologie zodat data verzameld en geanalyseerd wordt, en deze wordt gebruikt in de informatievoorziening om de doelstellingen van de werkplekstrategie te bereiken. Vastgoed- en facility managers moeten gebruik maken van slimme oplossingen in het realiseren van een flexibele werkomgeving die aansluit bij de wensen en doelstellingen van de organisatie en medewerkers. In het ontwikkelen van deze slimme oplossingen moeten ze vaststellen wat hun uitdagingen zijn, wat ze willen meten, hoe ze gaan meten, en wat de werkelijke waarde is van de oplossingen die worden gerealiseerd. Net zoals de drie finalisten van de Winning Workplace Award en zoals steeds meer andere organisaties het doen, moeten ze use cases en business cases ontwikkelen voor het creëren van aantrekkelijke en gezonde werkplekken met behulp van het Internet of Things. Uiteindelijk kunnen ze als overwinnaar uit de strijd komen in de ‘war for talent’.
