Analistenrapporten
"Als je wilt dat iets goed gebeurt, doe het dan zelf." Dit klinkt ons allemaal waarschijnlijk bekend in de oren. Soms is het inderdaad de beste optie om dingen zelf te doen, maar soms ook niet.
Zodra de business case en het budget voor de implementatie van een Integrated Workplace Management System (IWMS) zijn goedgekeurd, de projectdoelen zijn vastgesteld en het projectteam samenkomt, rijst de vraag welke optie beter is. Wilt u uw eigen op maat gesneden CRE- en FM-processen maken in het IWMS of kiest u liever voor processen op basis van best practices die waar nodig kunnen worden gefinetuned?
Dit is een ogenschijnlijk paradox van een software-implementatie: moeten we tijd en energie investeren om het systeem zodanig te ontwerpen dat deze aansluit op huidige of nieuw te bedenken werkwijze? Of is het beter om de werkwijze aan te passen, zodat deze aansluit op de vooraf vastgelegde beste practices. Laat u niet verleiden om overhaast een beslissing te nemen over 'bouwen' of 'kopen', maar neem eerst de tijd om na te denken over de verschillende voor- en nadelen.
Zelfgebouwd systeem versus systeem op basis van best practices
Traditionele implementaties beginnen normaliter met een reeks procesanalyses, waarbij voor alle relevante bedrijfsprocessen de procesworkflows worden gedefinieerd, in kaart worden gebracht en in detail worden doorgesproken. Wanneer een eerste configuratie is opgezet, krijgen belanghebbenden en gebruikers de kans het systeem te beoordelen en feedback te geven over de manier waarop hun ideeën in het systeem zijn verwerkt. Soms moet dit een paar keer worden herhaald om mogelijke tegenstrijdigheden glad te strijken voordat het gewenste resultaat wordt bereikt.
De aanpak op basis van best practices kan het beste worden omschreven als een optimalisatie- en afstemmingsproces. Enkele vooraf gedefinieerde aspecten van het configuratieontwerp, zoals workflows, data mappings, gebruikersprofielen, gebruikersinterfaces en rapporten zijn vanaf het begin beschikbaar, gebaseerd op marktkennis en in de praktijk beproefde best practices. Deze aspecten worden gedurende het project geoptimaliseerd en verder bijgeschaafd.
De keuze voor een geheel nieuw ontwerp of een aanpak op basis van best practices kan worden bepaald op grond van drie belangrijke uitdagingen die zich voordoen bij de configuratie van een multinationale implementatie:
- Gewenste niveau van standaardisering
Een zorgvuldige en goed uitgebalanceerde aanpak is vereist om af te wegen waar processen moeten worden gelokaliseerd en waar dit moet worden vermeden. Een minimale voorwaarde is dat de Key Performance Indicators (KPI's) in verschillende landen en locaties op dezelfde manier worden berekend. Met een aanpak op basis van best practices kan het team doorgaans een hogere mate van standaardisering in de gehele organisatie realiseren.
- Impact op het verandermanagementDe implementatie van nieuwe software is op zich relatief gemakkelijk, maar (het beheer van) de impact daarvan op de organisatie is een grotere uitdaging en maakt deel uit van een breder veranderingsproces. Essentieel is dat de focus moet liggen op de aanvaarding van de nieuwe software en tegelijkertijd op het verandermanagement. Met een aanpak op basis van best practices kunnen de belangrijkste gebruikers vanaf het begin vertrouwd raken met het systeem. Met een zelfgebouwd systeem moeten de belangrijkste gebruikers wachten tot het systeem is ontworpen en geconfigureerd, waardoor ze minimale tijd hebben om te wennen aan het nieuwe systeem.
- Beheer van de internationale uitrolIWMS-oplossingen worden bij grote multinationals doorgaans in fasen geïmplementeerd. Eerst wordt een sjabloon voor wereldwijd gebruik gedefinieerd en getest, en vervolgens kan deze worden uitgerold naar andere locaties. Bij een implementatie op basis van best practices wordt de wereldwijde uitrol ondersteund door een vooraf vastgelegde projectmethode gebaseerd op best practices.
Wanneer u een relatief hoge mate van standaardisering en een snelle implementatie wilt, kan het best practice-scenario de beste optie zijn voor u. Wilt u elk bedrijfsonderdeel de mogelijkheid geven zijn eigen processen te behouden, kies dan voor de optie om zelf te ontwerpen en te bouwen. Welk besluit u ook neemt, zorg ervoor dat het goed is onderbouwd.
Deze blog is een samenvatting van het hoofdstuk "Build or buy an IWMS" uit het boek "A quest for excellence: Guidance for CRE & FM executives implementing a global IWMS". Wilt u meer lezen? Klik dan hier om een exemplaar van het boek te ontvangen.
