Sustainable greenhouse with meeting room, workspaces and coffee bar,

Het kantoor van de toekomst: hoe COVID-19 innovaties versnelt

Kantoorgebouwen veranderen sneller en ingrijpender dan ooit. Naast voorzien in de basisbehoeften van medewerkers zullen kantoorruimtes aan meer eisen moeten voldoen om medewerkers betrokken en gemotiveerd te houden. In deze blogserie gaan we in op drie recente ontwikkelingen die innovatie in vastgoedmanagement en facility management stimuleren. In de eerste blog bespreken we hoe kantoren in 2021 worden beïnvloed door de COVID-19-pandemie en wat de toekomstige rol is van het kantoor.

Het kantoor als clubhuis en ontmoetingsplaats

Het lijkt erop dat de nieuwe norm na de COVID-19-pandemie een combinatie wordt van thuiswerken en werken op kantoor. Uit recent onderzoek blijkt dat 79% van de senior managers van plan is om medewerkers waar mogelijk deels op kantoor en deels op afstand te laten werken (WeWork en Workplace Intelligence, 2021).

Het afgelopen jaar is gebleken dat veel medewerkers overal kunnen werken, maar de meerderheid van de medewerkers komt toch wel graag af en toe naar kantoor. Al is het vaak niet om dezelfde redenen als voor de COVID-19-pandemie. Er zullen meer urgente redenen nodig zijn om mensen terug te laten keren naar kantoor. Het kantoor moet een centrum worden voor samenwerking en sociale interactie waar dat virtueel niet mogelijk is. Als uw kantoorruimte geen meerwaarde biedt, werken uw medewerkers liever vanuit huis. Als u graag wil dat uw medewerkers weer regelmatig naar kantoor komen, zult u een prettige, inspirerende en optimale werkomgeving moeten creëren die voldoet aan behoeften waarin een thuiskantoor niet kan voorzien. Denk aan samenwerking, verbinding en gezelligheid. Het kantoor als clubhuis.

Sportzaal, restaurant en bar

Veel werkgevers willen graag dat hun medewerkers weer parttime naar kantoor komen. Ze beseffen dat de belangrijkste gesprekken vaak niet plaatsvinden tijdens officiële, geplande bijeenkomsten, maar bij de koffieautomaat, in de fitnessruimte of in de kantine van de organisatie. Bij thuiswerken moeten de meeste gesprekken worden gepland. Online videogesprekken zijn vaak ook niet bevorderlijk voor de creativiteit en inventiviteit, in tegenstelling tot informele ontmoetingen waarbij collega's energie krijgen van de sociale interactie.

Meet het daadwerkelijke kantoorgebruik

Het besef dat medewerkers niet naar kantoor hoeven te komen voor taken die ze ook thuis kunnen doen, brengt grote veranderingen teweeg voor het kantoor. De bezetting van werkplekken en vergaderruimtes zal verminderen. Veel organisaties bezitten of huren dus gebouwen waarin ruimtes ongebruikt blijven. De vraag die dan gesteld zou moeten worden is hoeveel ruimte er eigenlijk nodig is. Het dagelijks afstemmen van vraag en aanbod voor werkplekken en vergaderruimtes wordt essentieel, maar is ook een uitdaging. Daarvoor zijn zowel historische als actuele data over de bezetting van werkruimtes nodig en analyses om trends te ontdekken en te voorspellen.

De installatie van sensoren op kantoor is een eenvoudige manier om antwoorden te krijgen. U kunt onder elk bureau een sensor bevestigen of digitale tellers in openbare ruimten inzetten om te meten hoeveel en welk type werkplekken er worden gebruikt en voor hoe lang.

Mogelijkheid om kosten te besparen

De verkregen gegevens zijn niet alleen zeer waardevol voor het beheer en de planning, maar ook om afdelingsmanagers te overtuigen. Zij overschatten in de praktijk namelijk vaak de behoefte aan ruimte, zo is mijn ervaring. Het is makkelijker om het aantal werkplekken te verminderen of over te stappen op een flexibel werkplekmodel als u kunt beschikken over harde cijfers.

Als een gemiddelde werkplek in Europa 10.000 euro per jaar kost, dan kunt u zich gemakkelijk voorstellen hoeveel organisaties miljoenen kunnen besparen door gebouwen of delen van gebouwen af te stoten. Al het geld dat daardoor wordt bespaard, kan gebruikt worden voor een upgrade van bestaande gebouwen, zodat deze aantrekkelijker worden en daarmee medewerkers sneller laten terugkeren naar kantoor.

Het kantoor van de 21e eeuw

Transformeer uw gebouwen tot kantoren van de toekomst. Bied inspirerende ruimtes, met veel licht, planten, kleur en genoeg ruimte voor ontmoetingen en interactie. Duurzame gebouwen (het onderwerp van een ander blog) vol sensoren die in verbinding staan met elkaar en zorgen voor een optimaal werkklimaat. Deze kantoren hoeven niet duur te zijn. Planons nieuwe 'biofiele' tropische kas van staal en glas is goedkoper dan een wit, betonnen alternatief.

Door de COVID-19-pandemie is het kantoor van de toekomst snel dichterbij gekomen. Als u het daadwerkelijke gebruik meet, kunt u uw kantoorgebouw afstemmen op de werkelijke gebruikersbehoeften en uw werkplek transformeren tot een inspirerende, aangename en productieve omgeving.

Over de auteur

Pierre Guelen | Chief Executive Officer (CEO)

Als oprichter en CEO van Planon is Pierre Guelen verantwoordelijk voor de wereldwijde activiteiten en de strategie en visie van het bedrijf. Pierre Guelen leidt Planons leiderschapsrol in de Facility Management en Real Estate Management sector. Sinds de oprichting van Planon in 1982 heeft Pierre Guelen een actieve rol gespeeld in het vergroten van het brancheprofiel en in het aantonen van de rol die vastgoed en Facility Management speelt bij de ondersteuning van de algemene bedrijfsstrategie van een organisatie. Door zijn leiderschap heeft Planon vele prijzen gewonnen, onder andere Deloitte’s Best Managed Companies award. Pierre Guelen heeft gestudeerd aan de Avans Hogeschool in Den Bosch en Rotterdam en is afgestudeerd in technische bedrijfskunde.

Meer blogs van Pierre Guelen

Deel dit artikel