07 mei 2020

Hoe brengen we onze gebouwen in optimale staat voor de heropening?

Gebouwen worden niet ziek van het COVID-19-virus, maar ze kunnen er uiteindelijk wel last van ondervinden. Gebouwen zijn complexe, dynamische entiteiten die aandacht en zorg nodig hebben om goed te kunnen functioneren. Nu we met velen tegelijk thuiswerken of helemaal niet meer kunnen werken kan dat – als we straks weer opkrabbelen uit de crisis – leiden tot problemen voor onze kantoren, campussen, winkels en fabrieken.

Verwaarlozing is een gevaar voor gebouwen. Weliswaar is er momenteel nauwelijks slijtage door menselijk handelen, maar de slijtage door natuurlijke elementen – als zon, regen en wind – gaat gewoon door. Schade door vandalisme, inbraken en andere kwaadwillende handelingen staat helaas ook niet (volledig) stil.

De gebruikers van een gebouw – mensen die met hun ogen, oren en neuzen problemen signaleren en melden – dragen bij aan het in goede staat houden van een gebouw. Een natte vloer of een vreemde geur zal hun aandacht trekken en daar waar nodig worden gemeld als incident. In afwezigheid van deze mensen kunnen problemen langere tijd onopgemerkt blijven en dit kan leiden tot extra schade en dure reparaties.

Onlangs overkwam het onszelf: Een paar dagen nadat mijn collega’s en ik vanuit huis begonnen te werken, ging één van onze teamleden naar kantoor om de post op te halen. Bij aankomst op kantoor merkte hij dat er water stond op de vloer bij de ingang. Wat was er aan de hand? Het bleek dat een afvoer op het terras buiten ons kantoor verstopt was geraakt terwijl het de dag daarvoor had geregend. Het water had zich opgehoopt en had lekkage veroorzaakt in het gebouw.

Als er – zoals gewoonlijk – mensen op kantoor waren geweest, hadden ze dit natuurlijk direct opgemerkt en gemeld bij de onderhoudsdienst. In dit geval had het niet veel geregend en waren de gevolgen gelukkig minimaal. Het water kon worden opgedweild, zonder verdere schade te hebben veroorzaakt. Maar stel dat het langer had geregend en dat er niemand op kantoor was gaan kijken. De schade had in dat geval veel groter kunnen zijn.

Als gebruikers van een gebouw, onderhoudspersoneel of schoonmakers regelmatig inspecteren – met inachtneming van de aanbevolen voorzorgsmaatregelen – verminderen we de kans op dit soort incidenten. Ondertussen kunnen we alvast voorbereidingen treffen om onze werkplekken weer bruikbaar te maken voor een herstart.

Inspecties voorafgaand aan het weer in gebruik nemen van gebouwen – aan de hand van checklists en vragenlijsten – kunnen helpen te zorgen dat de omstandigheden straks veilig en gezond zijn. Eén van de vragen die zeker beantwoord moet worden, is of gepland onderhoud aan gebouwgebonden installaties conform planning is uitgevoerd. En of het nodig is om bepaalde uitgestelde veiligheids- en gezondheidstaken alsnog uit te voeren, zoals het vervangen van luchtbehandelingsfilters, het testen van sprinklerinstallaties, het inspecteren van brandblusapparatuur, enzovoort.

Gebruikers kunnen inspecties uitvoeren (in bijvoorbeeld trappenhuizen, kelders en parkeerterreinen) om eventuele waterschade, doorgebrande verlichting, defect sanitair, vuile plekken, problemen met de bebakening van nooduitgangen en andere kleine verstoringen op te sporen. Onderhoudsteams moeten eventuele achterstanden wegwerken in het inspecteren van daken en liften, het testen van stopkranen en regelsystemen, en het controleren van de werking van gebouwbeheersystemen.

We weten nog niet exact wat er allemaal nodig gaat zijn om de werkplek geschikt te maken voor het nieuwe normaal. Te denken valt aan het inrichten van ‘ontsmettingsstations’ en intensiever en vaker schoonmaken. Of het verplaatsen en verwijderen van meubels om de sociale afstand te vergroten. Maar wat we wel weten is wat onze gebouwen nodig hebben om goed te functioneren. De systemen, oppervlakten, apparatuur en structuren van gebouwen zijn daarbij allemaal van belang. Door hier nu over na te denken en ons voor te bereiden kunnen we ervoor zorgen dat onze gebouwen in de best mogelijke staat verkeren wanneer we ze binnenkort weer gaan gebruiken.

David W. Karpook
Vice President of Operations, North America