Analistenrapporten
Universiteiten hebben moeite om de stroom aan nieuwe studenten op te vangen, deels door een schrijnend tekort aan lesruimte. Dat is althans het beeld dat de universiteiten zelf schetsen, maar is dat wel zo, of kan het probleem al voor een groot deel worden verholpen door de bezetting van beschikbare ruimte en faciliteiten te optimaliseren?
De praktijk wijst vaak uit dat een vastgoedmanager of gebouweigenaar door het optimaal benutten van ruimte drie problemen kan oplossen.
1. Inefficiënte bezetting van ruimten
Net als universiteiten, zijn ook veel andere organisaties op zoek naar meer ruimte. En dat is interessant, want vaak beschikken ze over voldoende vierkante meters zonder het zelf te beseffen. Ze worden alleen niet efficiënt benut. De Technische Universiteit Eindhoven, bijvoorbeeld, benutte tot voor kort slechts 46 procent van de werkruimten. Dat kwam doordat veel ruimten simpelweg niet werden gebruikt of gereserveerde vergaderruimten leeg bleven vanwege noshows.
2. Verspilling van bedrijfsmiddelen
Wanneer een vastgoedmanager of gebouweigenaar helder inzicht heeft in de bezetting van ruimten, kan hij tot de conclusie komen dat het helemaal niet nodig is om bestaande panden uit te breiden of nieuw vastgoed aan te kopen, laat staan om nieuwe panden te bouwen. Dat vraagt immers grote investeringen en lange doorlooptijden. Door beschikbare ruimte beter te benutten, kan er aanzienlijk in kosten bespaard worden. Daarbij is de duurzaamheid van een pand in het geding wanneer niet iedere ruimte optimaal wordt benut. De leegstaande plekken in een gebouw worden immers ook verwarmd, onderhouden en verlicht terwijl dat in mindere mate of zelfs helemaal niet nodig is.
3. Verbeteren van de gebruikerservaring
Een derde punt is de gebruikerservaring, die baat kan hebben bij een optimalisatie van de bezetting van ruimten. Om het voorbeeld van de universiteiten aan te houden; wanneer studenten en docenten lang naar een vrije werkplek moeten zoeken is frustratie onvermijdelijk. Om over dubbele boekingen van vergaderruimten nog maar te zwijgen.
Door de vastgoed- of facility manager te voorzien van de juiste instrumenten, kan hij de duurzaamheid van het pand en de ervaring van de gebruiker optimaliseren, terwijl tegelijkertijd grote investeringen in uitbreiding of nieuwbouw kunnen worden voorkomen. Zo’n instrument kan een app zijn, zoals de Technische Universiteit Eindhoven gebruikt. Studenten en docenten kunnen via de app zien of een ruimte beschikbaar is, deze vervolgens reserveren en zich afmelden wanneer ze de ruimte niet meer gebruiken. De beheerder van het gebouw kan op zijn beurt zien of het aanbod aan ruimten past bij de vraag van de gebruikers en kan de schoonmaak afstemmen op het daadwerkelijke gebruik.
Het monitoren van bezettingsgraden kan verder worden ondersteund met de inzet van sensoren. Met sensoren wordt constant de bezetting van een werkplek of vergaderruimte gemeten. Via de app is de werkelijke bezetting dan realtime inzichtelijk voor de gebruikers.
Wanneer deze metingen gekoppeld worden aan de schoonmaakplanning of een klimaatbeheersysteem, worden data op een slimme manier gebruikt om facilitaire processen te stroomlijnen. Organisaties kunnen beter investeren in technologie en het verzamelen van gebruikgegevens, dan dat ze blind investeren in extra ruimte. Dat is vaak helemaal niet nodig.
