Analistenrapporten
Iedere organisatie valt of staat met een goed basisproces voor Asset en Maintenance Management. Als dit proces niet goed op orde is op het moment dat je het nodig hebt, zul je de gevolgen ervan ondervinden.
Laten we eens kijken wat er kan gebeuren als de juiste processen niet aanwezig zijn. Hieronder volgt het scenario van een hypothetische, rampzalige dag:
“Ons bedrijf is gevestigd in een eigen gebouw van 15 etages. Onze kantoren bevinden zich op de 4e tot en met de 15e etage. De onderste verdiepingen verhuren we. De begane grond is gereserveerd voor winkels en horeca. Beeld u eens in: het was een hete ochtend in juni toen we om 7 uur aankwamen bij ons gebouw. Voor die dag was een temperatuur van tegen de 40 graden voorspeld, en ’s ochtends vroeg was het al bijna 30 graden. We hadden haast om naar binnen te gaan en te genieten van de airco."
Wat ging er mis?
Toen we binnen waren, ontdekten we dat de airco het die ochtend niet deed en dat het gebouw te heet was om in te werken. We probeerden het probleem eerst zelf te verhelpen, maar ontdekten al snel dat we de hulp moesten inschakelen van onze facilitaire dienstverlener. Deze kon pas over twee en een half uur komen. Het hoofd van de technische dienst had zich die dag ziekgemeld en de plaatsvervangende facility manager moest zijn kinderen nog naar school brengen. Alsof de defecte airco en de extreme hitte niet genoeg waren, werd de chaos later alleen maar groter door allerlei bijkomende problemen:
- Rondslingerend afval omdat het afval de vorige avond niet was opgehaald
- Een volle lift die bleef hangen tussen twee verdiepingen
- Gesprekken met nieuwe medewerkers die waren gepland in een ruimte met defecte airco
- Een managementpresentatie voor nieuwe beleggers die was gepland in een ruimte met defecte airco
- Bezoek van een arbo-inspecteur
- Ziekmeldingen van medewerkers vóór aanvang van de werkdag en in de loop van de dag ook nog mensen die ziek naar huis gingen
- Huurders die zich afvroegen of het gebouw wel open zou blijven die dag
Wat is uw onderhoudsstrategie en hoe wordt deze geïmplementeerd en gecommuniceerd?
Al deze uitdagingen hebben het facilitaire team doen realiseren dat er overduidelijk behoefte was aan een doeltreffend onderhoudsplan en dat de gegevens van het gebouw altijd direct beschikbaar moesten zijn. Vragen die meteen moeten kunnen worden beantwoord, zijn bijvoorbeeld: wanneer is de koelinstallatie of de lift voor het laatst geïnspecteerd? Is er een tijdschema voor gepland onderhoud? Zouden sensortechnologie en geautomatiseerde waarschuwingen helpen voorkomen dat soortgelijke incidenten zich opnieuw voordoen?
Hoe krijgen anderen toegang tot de nodige gegevens als het hoofd van de technische dienst ziek is? Wie moet er worden gewaarschuwd als de temperatuurregeling in het gebouw defect is? Hoe kunnen we gegevens krijgen over de verdiepingen die het zwaarst getroffen zijn? Hoe is de communicatie geregeld met de huurders van het gebouw en de medewerkers die al op het werk zijn aangekomen? Effectieve communicatie tussen alle belanghebbenden en toegang tot de gebouwgegevens zijn essentiële factoren om de chaos binnen de perken te houden.
Gelukkig kan een goed samenwerkend en creatief facilitair team een plan opstellen om het bovengenoemde rampscenario te voorkomen. Een goede eerste stap is om elke uitdaging met betrekking tot onderhoudsstrategie te benaderen met drie prioriteiten in gedachten:
- Veiligheid
- Effectieve communicatie
- De huurders en klanten tevreden houden
Of u nu zelf facilitaire diensten levert of een facilitaire dienstverlener heeft ingeschakeld, het is altijd belangrijk om goed voorbereid te zijn en een plan te hebben. Het hebben van toegang tot gebouwgegevens is van cruciaal belang voor het implementeren van een effectieve strategie voor onderhoudsmanagement en om deze strategie te communiceren naar alle betrokken partijen. Het is essentieel om te beschikken over de juiste tools, systemen en processen om een 'rampervaring' te doorstaan.
