Analistenrapporten
Als uw bedrijf ooit een nieuwe IT-strategie voor vastgoed- of facility management nodig heeft gehad, weet u dat het vinden van de juiste, toekomstbestendige softwareoplossing geen gemakkelijke taak is. Ten eerste is er een overvloed aan opties om uit te kiezen, wat de besluitvorming op zijn zachtst gezegd moeilijk kan maken. U bent niet de enige. Al onze klanten stonden voor dezelfde uitdaging en begonnen met de vraag: “Er zijn zoveel leveranciers om uit te kiezen, waar moet ik beginnen?”
In deze situatie zullen de meeste bedrijven ofwel één geïntegreerde oplossing implementeren, zoals Integrated Workplace Management System (IWMS), ofwel kiezen voor een combinatie van point solutions, ook wel bekend als een “best-of-breed strategie”. Maar welke optie is de beste voor uw bedrijf? Waarom zou u de ene oplossing kiezen en niet de andere? In deze blog leg ik uit wat geïntegreerde oplossingen aantrekkelijker maakt dan een combinatie van point solutions, en hoe Planon u kan helpen de juiste oplossing voor u te implementeren.
Wat is een geïntegreerde oplossing of IWMS?
Gartner, het onderzoeks- en adviesbureau in de informatietechnologie-sector, bedacht in 2004 de term “Integrated Workplace Management System” als middel om een enterprise-class platform te beschrijven dat verschillende functionele gebieden tegelijk kan beheren.
Door de ontwikkeling van snelle dataverbindingen in de afgelopen jaren zijn dergelijke platforms belangrijker dan ooit geworden. IWMS werkt vanuit één enkel technologieplatform of gegevensarchief en integreert belangrijke componenten in verschillende domeinen, met name binnen vastgoed-, facility-, werkplek- en duurzaamheidsmanagement. In deze sectoren kan IWMS ondersteuning bieden bij het optimaliseren van de exploitatie van gebouwen, kapitaalprojectbeheer, beheer van werkruimten, energiebeheer en middelenbeheer, om er maar een paar te noemen.
Er zijn echter belangrijke stappen in de implementatie die voor alle geïntegreerde oplossingen moeten worden gevolgd. De juiste vinden is een kwestie van analyse van de gegevensbehoeften van een bedrijf, de gebruikersinterface en mogelijke consolidatie van andere toepassingen en dit alles vertalen naar een winstgevende businesscase. Uiteindelijk is de implementatie van een IWMS geen kostenpost op de balans, maar een investering met een sterke ROI.
Hoe verhoudt een point solution zich?
Terwijl u bij een geïntegreerde oplossing één softwareoplossing kunt aanschaffen en implementeren, waarbij u ervoor zorgt dat gegevens op een consistente manier, zonder fouten en slechts één keer worden opgeslagen, zijn point solutions meestal ontworpen om slechts één specifiek bedrijfsprobleem op te lossen. Omdat ze gebouwd zijn om zich te focussen op één bepaald gebied van functionaliteit, bestrijken ze slechts een beperkt aantal domeinen. Point solutions zijn daarom meer niche, zoals software voor het reserveren van ruimtes, helpdesksoftware of software voor onderhoudsplanning.
Geïntegreerde oplossingen, zoals IWMS, ondersteunen daarentegen automatische verbindingen tussen meerdere processen en vergemakkelijken de rapportage over verschillende domeinen heen. Vergeleken met de “best-of-breed-strategie”-point solutions proberen ze hetzelfde te doen. Maar uiteindelijk zijn er verschillende op maat gemaakte interfaces die onderhoud en kennis van verschillende tools vergen, met als gevolg een veel hogere TCO en een lager gebruik door eindgebruikers.
De implementatie van een geïntegreerde oplossing is dus veel ruimer dan een point solution, en kan complexe gegevensuitwisselingen tussen processen vermijden.
Waarom kiezen voor een geïntegreerde oplossing in plaats van een point solution?
Met point solutions kunnen bedrijven weliswaar specifiek (delen van) afzonderlijke domeinen beheren, zoals duurzaamheid, onderhoudsbeheer, vastgoed of werkplekbeheer, maar dit soort software lost slechts één bedrijfsprobleem tegelijk op. Om meerdere problemen op te lossen, moeten meerdere point solutions worden geïmplementeerd, met gemeenschappelijke gegevens die tussen elke oplossing worden gedeeld. Dit wordt vaak onnodig complex en leidt tot inconsistenties binnen een organisatie.
Een geïntegreerde oplossing blijkt echter een veelomvattender instrument te zijn, dat niet alleen efficiënter is in kostenbesparing, maar ook de operationele efficiëntie verhoogt en een betere zichtbaarheid van het gehele bedrijf biedt. Dit komt doordat gegevens worden gedeeld binnen één platform. Op die manier geeft het zijn gebruikers - of dat nu managers, medewerkers, gebruikers van gebouwen of aannemers zijn - de kans om deel uit te maken van één werkgemeenschap onder één verenigd platform, zodat ze kunnen samenwerken met tools waarmee ze elkaar op elk moment kunnen bereiken. Toch kunnen deze verschillende processen onafhankelijk van elkaar werken, waarbij de verschillende afdelingen gescheiden zijn, maar de software (door autorisatie) alleen informatie toont die voor hen relevant is. Ze zullen echter één geheel vormen omdat ze hetzelfde platform en dezelfde dataset delen.
Het bovenstaande is vooral belangrijk geworden in de afgelopen jaren, waarin hybride werkmodellen populairder zijn geworden en medewerkerservaring voor veel bedrijven bovenaan de agenda staat. Kijk bijvoorbeeld naar hoe IWMS-oplossingen kunnen bijdragen aan het onderhoud van faciliteiten, met als doel het waarborgen van comfort en veiligheid voor gebouwgebruikers. Het kan gemakkelijker databases bijhouden met cruciale informatie zoals onderhoudsaanvragen, inventaris, leveranciers, garanties, werkorders en bijbehorende kosten. Preventief onderhoud kan ook worden geanalyseerd en toegepast om toekomstige kosten te verlagen of te voorkomen. Met geïntegreerde oplossingen kunnen gebruikers verzoeken indienen via een selfserviceportaal waar facilitaire medewerkers vervolgens de verzoeken prioriteren.
En aangezien IoT-systemen steeds meer worden geïntegreerd in IWMS-platforms, kunnen organisaties dergelijke software gebruiken om hun processen en besluitvorming te verbeteren met realtime informatie over energieverbruik, ruimtebezetting of operationele omstandigheden van faciliteiten en bijbehorende assets. Dit alles draagt positief bij aan de duurzaamheidsdoelstellingen van uw bedrijf.
Samengevat, de belangrijkste voordelen voor een bedrijf dat een geïntegreerde oplossing gebruikt in plaats van een point solution zijn:
- Eén databank, die fungeert als de enige bron van informatie.
- Een centraal beheerd, minder complex en minder duur IT-landschap.
- Eenvoudigere en meer gebruiksvriendelijke interfaces.
- Eenvoudigere rapportage op basis van een centraal gedeelde database.
- Het is schaalbaar. Naarmate uw bedrijf groeit, blijft Planon goed functioneren.
- Betere zichtbaarheid over het hele gebouw terwijl verschillende processen onafhankelijk van elkaar werken onder één uniform platform.
- Het aantal softwarecontracten wordt tot een minimum beperkt.
- Minder instanties betekent een besparing op IT-ondersteuning.
Waarom Planon kiezen om uw geïntegreerde oplossing te implementeren?
Vandaag de dag moet een IWMS in staat zijn nieuwe technologie en de mogelijkheden daarvan op een eenvoudige, consistente en flexibele manier te integreren. De Integrated Workplace Management-oplossing van Planon is een innovatief, op IoT gebaseerd platform dat zorgt voor meer efficiëntie en kwaliteit in processen. Het verlaagt de bijbehorende kosten op meetbare wijze en draagt succesvol bij aan de prestaties van de organisatie.
Echter, bij de integratie van onze IWMS-oplossing bieden we niet alleen de informatie die u nodig hebt om de juiste beslissing voor uw bedrijf te nemen. We gaan graag in gesprek met de verschillende afdelingen van uw bedrijf om een grondig inzicht te krijgen in uw behoeften en eisen. Op die manier kunnen we een holistisch beeld vormen en u ondersteunen bij het opstellen van een winstgevende businesscase. We streven ernaar om te begrijpen wat onze klanten werkelijk nodig hebben: de gewenste functionaliteit, het beschikbare budget, het tijdschema en de mogelijke impact van uw keuzes op belanghebbenden en besluitvormers.
Als u ons realistische scenario's van uw uitdagingen presenteert, kunnen we u laten zien hoe onze software u kan ondersteunen bij het aanpakken van uw behoeften. Wij kunnen een gedetailleerd beeld geven van hoe onze software werkt en welke voordelen het met zich meebrengt.
Wilt u meer te weten komen over hoe wij uw bedrijf kunnen helpen met onze IWMS-oplossing? Ga dan naar planonsoftware.com/nl/software/iwms/ om van start te gaan.
