Analytiska rapporter
”Återuppfinn inte hjulet – justera det bara”. Ett citat som relaterar till användningen av programvara för fastighetsförvaltning, men som är särskilt relevant för tjänsteleverantörer av kommersiell fastighetsförvaltning som överväger att utveckla en anpassad lösning eller köpa ett programvarusystem för att uppfylla alla sina specifika krav.
Tjänsteleverantörsbranschen har mycket specifika och omfattande krav på programvara. Systemet måste omfatta aktivitetsplanering och sändning, användning av mobila lösningar för fälttjänster, efterlevnad av hälso- och säkerhetskrav, underleverantörshantering, inköpshantering, övervakning av kundkontrakt och integrering med finansiella faktureringssystem.
För många eller inte tillräckligt med alternativ?
Tyvärr finns det inte många lösningar därute som kan tillhandahålla alla dessa funktioner. Många tjänsteleverantörer använder ett Integrated Workplace Management System, IWMS, trots att dessa från början var avsedda för fastighetsägare och hyresgäster. Andra har lagt till anpassade funktioner i sina ERP-system (Enterprise Resource Planning-system), trots att ERP-lösningar huvudsakligen är finanshanteringssystem. Faktum är att det nästan alltid slutar med att organisationer som har försökt att anpassa och använda sina ERP-system för processer inom fastighetsförvaltning inser att medarbetarna blir tvungna att fylla i luckorna i kapaciteten genom att skapa ”skuggsystem” (t.ex. i Microsoft Excel) för att hantera den dagliga verksamheten.
Vissa tjänsteleverantörer bestämmer sig för att bygga interna system för att tillgodose sina specifika behov. Genom att förse organisationen med ett anpassat system kan de olika driftenheterna upprätthålla sina särskilda processer– något som har sina fördelar. Däremot har detta även nackdelar vad gäller IT-resurser: programmerare, systemadministration, IT-maskinvara och i synnerhet underhållskostnader.
Men så finns även Planon Universe for Service Providers – en integrerad mjukvaruplattform för kunder och kontrakt som liknar ett IWMS-system med all den funktionalitet som krävs för att uppfylla kommersiella tjänsteleverantörers specifika krav, inklusive fördelarna som kommer med snabb utveckling och outsourcad programhantering. Med andra ord har tjänsteleverantörer tillgång till ett befintligt ”hjul” som de kan anpassa efter behoven i just deras organisation.
Tre viktiga faktorer i ditt beslut
Två viktiga utgångspunkter är dina långsiktiga verksamhetsmål och var nivån för finansiella och tidsbaserade kostnader bör ligga. Men, du borde även tänka över följande:
- Hur mycket kostar det att ta fram lösningar för att kompensera för funktioner som saknas i ditt nuvarande system?
- Vilka är de potentiella effekterna avseende kundnöjdhet?
- Vilka är de potentiella effekterna avseende medarbetarnas tillfredsställelse och risken att de skapar ”skuggsystem?”
Det är ofta billigare, effektivare och resulterar i bättre kvalitet att outsourca aktiviteter som inte är en del av ett företags kärnverksamhet än att hantera dessa internt. Varför skulle inte detta även gälla FM-programvara? Särskild fastighetsförvaltningsprogramvara för tjänsteleverantörer kan göra stor skillnad. Vår lösning, Planon Universe för tjänsteleverantörer, är en integrerad företagsplattform som stödjer de operativa processerna inom kundens livscykel. Den här framtidssäkra plattformen skapar drifteffektivitet, ökar kundnyttan och ger större utrymme för affärsinnovation genom ett kontraktfokuserat tillvägagångssätt. Den här metoden hjälper till att leva upp till kundernas förväntningar.
Är du intresserad av att lära dig mer om varför data och outsourcing på tjänsteleverantörsmarknaden bör kollas över? Planon har genomfört en europeisk marknadsundersökning om just detta. Se alla videos här.
