05 november 2020

Att välja rätt lösning i en tid av förändring

Så sent som 2016 var det en helt annan sak att investera i programvarulösningar för automatisering av processer för inom fastighetsförvaltning. Det rådde ofta konkurrens mellan nischade lösningar och integrerade lösningar: Antingen valde du att implementera ett antal nischade lösningar som tillgodosåg alla krav på ett effektivt sätt, eller så försökte du bocka av så många funktionskrav som möjligt med en integrerad programvarulösning. Senare i det här inlägget diskuterar jag hur relevant detta ”antingen-eller-tänkande” är i dag.

White Paper - Nischade lösningar eller integrerade lösningar - varför välja?

Du behöver inte längre välja mellan integrerade lösningar eller nischade lösningar för att skapa ditt IT-landskap för fastighets- och arbetsplatshantering. Läs mer om hur ett IWMS och innovativa PropTech-lösningar kan fungera tillsammans.

 

Läs mer

Båda metoderna har sina för- och nackdelar, vilket beskrivs mer i detalj i ett tidigare blogginlägg skriven av min kollega Jos Knops. Tidigare brukade vi ge chefer inom fastighetsförvaltning råd om vilket tillvägagångssätt som skulle passa dem bäst, sett ur fyra viktiga perspektiv. Låt mig förklara:

Perspektiv 1. Verksamhetsperspektivet

Det är uppenbart att olika verksamhetsproblem kräver olika lösningar. På grund av förändringstakten kommer nya problem att dyka upp, och tidigare utmaningar kanske inte längre är relevanta, precis som med strategiska teman som kommer och går på företagens agendor.

Automatisering av verksamheten kan hjälpa till att hantera detta. När man tittar på automatisering ur ett verksamhetsperspektiv måste minst två faktorer grundligt övervägas: Användning och lagring av data och omfattningen av gränsöverskridande processer. Man kan säga att det sistnämnda direkt påverkar det förstnämnda. Det är viktigt att använda samma data i hela processkedjan för att behålla fokus och förhindra misstag. Med en strategi där alla intressenter på var sitt håll använder sina egna fristående program blir detta en stor utmaning då det uppstår risker kring datainkonsekvens, vilket både ökar bearbetningstiden och antalet bearbetningsfel.

Perspektiv 2. Slutanvändarens perspektiv

En viktig förutsättning för alla lyckade programimplementeringar är slutanvändarens godkännande. Det måste vara enkelt att navigera i systemet. I praktiken föredrar programanvändare det användargränssnitt som underlättar mest för dem i det dagliga arbetet.

Om du enbart väljer den bästa lösningen för varje enskild uppgift kan det sluta med en mängd olika lösningar som alla har olika användargränssnitt som användarna måste lära sig och känna sig bekväma med att hantera. Detta kan leda till avsevärt större insatser kring utbildning och underhåll. I det här fallet handlar det alltså om att hitta en balans mellan användningen av specialiserade användargränssnitt och hur mycket utbildning och stöd som behövs.

Perspektiv 3. IT-arkitekturperspektivet

IT-avdelningar måste fastställa hur ny programvara ska driftsättas: taktiskt eller strategiskt. Ett typiskt taktiskt tillvägagångssätt är att implementera ett program på arbetsplatsen som stöd för människors välbefinnande i en viss kontorsbyggnad. Detta kan innebära en snabb och enkel lösning som ökar medarbetarnas engagemang på kort sikt, men som inte är lika hållbar på lång sikt – exempelvis om lösningen inte riktigt passar för andra kontorsbyggnader. På portföljnivå kan det leda till fler fristående program som erbjuder samma funktionalitet.

I stället för att utgå från en syftesbaserad programvarudistribution på lokal nivå är det mer strategisk att titta på effekten och konsekvenserna av en helhetslösning för företaget. Val av lösningstyp sett ur ett IT-arkitekturperspektiv bör grunda sig i avvägningar kring svårighetsnivån att fullständigt byta ut lösningar och hållbarhet på portföljnivå.

Perspektiv 4. Investeringsperspektivet

Alla programvarulösningar kommer med ett omfattande antal livscykelkostnader. För att bara nämna några: licens- och implementeringskostnader, anpassning, gränssnitt, kostnader för nya utgåvor och versioner, kostnader för maskinvara eller värdskap, datahantering, programhantering, teknisk hantering, slutanvändarutbildning och -support, leverantörshantering och så vidare. Dessa ytterligare kostnader överstiger ofta de initiala kostnaderna avsevärt.

Men är de tillhörande kostnaderna för programvarulösningen rimliga jämfört med fördelarna de medför, och hur kommer detta att utvecklas under livscykeln? Utifrån den frågan handlar beslutsfattande ur ett investeringsperspektiv om att sänka den totala ägandekostnaden och maximera avkastningen på investeringen. Detta skiljer sig naturligtvis åt för båda typerna av programvarulösningar.

Hur giltiga är då dessa fyra perspektiv i dag?

För yrkesverksamma inom fastighetsförvaltning är det fortfarande viktigt att överväga dessa fyra perspektiv. Man skulle dock kunna säga (vilket Jos Knops också tar upp i sitt blogginlägg) att de grundar sig i ett ”antingen-eller-tänkande” som kanske inte längre är relevant när vi tittar på hur dagens marknad ser ut. Det är avgörande att se bortom detta genom att ta in ytterligare två perspektiv. Om vi inte gör det berövar vi kanske organisationer på de möjligheter som många leverantörer erbjuder.

En enorm våg av teknisk innovation som går under namnet PropTech har intagit marknaden och finns nu tillgänglig på fastighetsmarknaden. Denna utveckling har lett till att organisationer har börjat fokusera på specialiserad teknik för att få tillgång till mycket specialiserade funktioner för varje verksamhetsproblem, vilket förbättrar användarupplevelsen. Tack vare molntekniken har denna teknik dessutom blivit lättare att driftsätta och ersätta. Viljan att ta till sig ny teknik och se nya möjligheter kan därför betyda att resultatet på portföljnivå blir fler fristående program för liknande ändamål.

Vid sidan av de fyra perspektiv som redan nämnts måste vi nu ta två nya i beaktning när vi tittar på programvarulösningar för fastighets- och anläggningsförvaltning: framväxten av ny teknik och den ökning i portföljmångfald som detta kan medföra. Detta kastar nytt ljus över integrerade lösningar som ett IWMS.

Planon som öppen programplattform

IWMS-lösningar utvecklades till en början kring integration av verksamhetsfunktioner för fastighets- och arbetsplatsbranschen, som fastighetsförvaltning, tillgångs- och underhållshantering, servicehantering med mera. Utvecklingen av PropTech har lett till att dessa IWMS-lösningar nu måste innefatta grundläggande funktioner för att driftsätta och integrera den nya teknik och de nya möjligheter som är kopplade till de specifika processer som lösningarna stöder samt kunna hantera portföljens ökade mångfaldsnivå.

Följaktligen har Planon valt att positionera sin IWMS-lösning som en öppen programplattform, för att bli ett ännu hållbarare framtidsalternativ. Förutom att tillhandahålla funktionalitet som stöd i alla verksamhetsprocesser som rör arbetsplatshantering erbjuds kunder och partner möjligheten att ansluta lösningar (PropTech) direkt till plattformens teknikutbud, för sömlös interaktion med verksamhetsprocesserna som stöds av Planons IWMS.

I och med detta kan din organisation gå in i fastighets- och anläggningsverksamhetens digitaliserade tidsålder. Planons IWMS ger mest valuta för pengarna sett ur alla de sex tidigare nämnda perspektiven – lösningen fungerar som det ultimata integrationsverktyget genom att erbjuda högsta möjliga flexibilitet för att kontinuerligt kunna tillämpa ny teknik, möjligheter till maximalt stöd för slutanvändarnas behov och genom att bidra maximalt till verksamhetsprocesserna som körs i en och samma ursprungskälla.

Vill du veta mer?

Vill du veta mer om Planons syn på utveckligen av PropTech, vår nya positionering som öppen programplattform eller våra teknikpartner inom Space & Workplace Management? Läs vårt White Paper ”Nischade lösningar eller integrerade lösningar – varför välja?”