20 maj 2020

Tre fallstudier om IWMS-användning

I ett tidigare blogginlägg diskuterade jag några viktiga punkter i den senaste forskningsrapporten från Verdantix om fyra ledande IT-strategier för fastigheter och anläggningar som organisationer för närvarande tillämpar. Enligt den här Verdantix-rapporten ingår integrerade arbetsplatshanteringssystem (IWMS) i tre av fyra av dagens huvudstrategier. Ett IWMS-system kan exempelvis användas som det enda systemet i en IT-miljö, eller i kombination med andra stora system eller punktlösningar. I det tidigare blogginlägget förklarades vad ett IWMS-system är och dess främsta fördelar.

White Paper - Vad är ett IWMS?
White Paper - Vad är ett IWMS?

Ett Integrated Workplace Management System (IWMS) är en mjukvaruplattform för fastighets- och anläggningshantering som kombinerar integrerade funktionaliteter för hantering av fastigheter, planering av utrymmen, tillgångar och underhåll, integrerade tjänster och hållbarhet – allt i en enda plattform.

Läs mer

I det här blogginlägget vill jag följa upp och ytterligare illustrera fördelarna med att använda en integrerad lösning för att stödja processer för fastighets- och anläggningsförvaltning. Jag kommer att göra detta genom att diskutera erfarenheterna av att ha infört Planons IWMS-lösning på Gasunie, King’s College London och Maastricht University Medical Center (MUMC).

Tre huvudsakliga ”besparingskategorier” för ett IWMS

Även om olika organisationers specifika lösningsbehov skiljer sig åt går det att identifiera tre besparingskategorier som omfattar de viktigaste fördelarna med en IWMS-lösning:

  1. IT-rationalisering
  2. Arbetsproduktivitet
  3. Driftbesparingar

Nedan finner du tre fallstudier som illustrerar hur Planon-kunder har uppnått minst en, och ofta en kombination, av dessa huvudsakliga fördelar, efter att ha implementerat vårt IWMS.

1. Gasunie minskade det totala antalet betalningslicenser för programvara avsevärt

Gasunie, det främsta nätverket för transport av naturgas i Nederländerna, upptäckte att de hade 90 olika hanteringssystem för sina anläggningsprocesser. Företaget insåg att de var tvungna att slå ihop sina system. Med Planons strukturerade och stegvisa tillvägagångssätt implementerade Gasunie Planon Universe för företagets fastighets- och anläggningschefer, inklusive moduler för självbetjäning, underhållshantering, flytthantering och projektledning. Detta innebar att antalet hanteringssystem för anläggningsprocesser kunde minskas från 90 till ett enda! Det i sin tur medförde att 89 licenser inte längre behövde hanteras eller betalas.

2. King’s College London övergick från reaktiv till preventiv underhållshantering

King’s College London, ett av världens 20 bästa universitet, har ett fastighets- och anläggningsteam som ansvarar för drift och underhåll av nästan 4 miljoner kvadratmeter fördelat på över 130 byggnader. Den positiva effekten av Planon Universe-plattformens underhållshantering var redan känd, men man visste också att lösningens inte utnyttjades till sin fulla potential. King’s College London kämpade fortfarande med: 1) Inga utförliga uppgifter om arbetsbelastningen för reaktivt underhåll. 2) Endast några få mätningar av planerat preventivt underhåll. 3) Det var inte tydligt hur resurserna verkligen användes. I ljuset av dessa problem var det tydligt att processerna kunde optimeras ytterligare och att den faktiska användningen av systemet behövde ses över. Universitetet ville verkligen förbättra sin kunskap om systemet och dess processer samt få en ännu bättre förståelse för dess upplevda komplexitet.

Med hjälp av Planons IWMS-plattform uppnåddes kontroll och transparens som minskade eftersläpningen av underhåll med 50 % inom bara tre månader. De övergick dessutom från en reaktiv underhållsmodell till en preventiv sådan. King’s College Londons BIM-chef säger: ”Lösningen gav oss verkligen insikt, och vi kan nu dra nytta av snabbare bearbetning, förbättrad kommunikation och bättre arbetsfördelning. Vi har dessutom uppfyllt våra SLA:er och får bättre kundfeedback.”

3. Maastricht University Medical Center (MUMC) förbättrade sin operativa effektivitet

MUMC, ett akademiskt sjukhus i södra Nederländerna, har ambitionen att ge bästa möjliga vård och förbättra hälsan i regionen genom att integrera patientvård, forskning och utbildning. Deras fastighetsavdelning, som består av 340 anställda och har en budget på 36 miljoner euro, strävar efter att bidra till dessa målsättningar genom utrustning och förvaltning av lokaler, teknik, logistik, catering och säkerhet.

Sedan man började använda Planons IWMS, där en datakatalog används för alla nödvändiga källdata som används i dessa processer, uppnådde MUMC en högre effektivitet i sin företagsverksamhet. Planon gjorde det möjligt för dem att eliminera tvetydigheter i sina processer, och systemet gav bättre insikt och transparens. MUMC kunde dessutom avsevärt minska antalet kundfrågor tack vare självbetjäningslösningen i Planons IWMS. Planon har blivit deras huvudsystem, inte bara för fastighetsavdelningen, utan för hela organisationen inklusive dess leverantörer.

Vad ska du göra med den här informationen?

Det främsta målet med det här blogginlägget, och med mitt tidigare inlägg, är att framhäva mervärdet som IWMS-lösningen tillför och förklara hur den kan spela en viktig roll i en programvarustrategi för fastighets- och anläggningsförvaltning. Vill du ha ännu mer information om IWMS? Vår kostnadsfria rapport ”Vad är IWMS?” kan du redan nu hämta och utforska!

När allt kommer omkring så är det viktigast att förstå behoven och smärtpunkterna i din verksamhet för att komma fram till rätt fastighets- och anläggningsförvaltningslösning. Du måste kunna svara på frågor om dina kärnbehov innan du investerar i programvara på lång sikt. Om du vill kontakta oss direkt har vi ett expertteam som kan hjälpa dig att hitta grundorsaken till de organisatoriska utmaningarna inom fastighets- och anläggningsförvaltning och identifiera rätt lösning för dem.

Geert-Jan Blom
Solution Product Marketeer