04 juni 2020

Tre vanliga sätt att införa ett IWMS

Organisationer inför IWMS-system (Integrated Workplace Management System) av en rad olika anledningar, till exempel för att kunna sammanställa fastighetsdata och rationalisera IT-system, administrera lokaler och bokningar och tillgodose specifika behov som att hantera hyresavtalsdata.

White Paper - Vad är ett IWMS?

Ett Integrated Workplace Management System (IWMS) är en mjukvaruplattform för fastighets- och anläggningshantering som kombinerar integrerade funktionaliteter för hantering av fastigheter, planering av utrymmen, tillgångar och underhåll, integrerade tjänster och hållbarhet – allt i en enda plattform.

Läs mer

Enligt en nyligen publicerad rapport från det oberoende forsknings- och konsultföretaget Verdantix är det alltjämt värt att investera i ett IWMS-system för att förbättra sin fastighets- och anläggningsförvaltning. En sådan programvarulösning spelar dessutom en avgörande roll i tre av fyra större IT-strategier för fastighets- och anläggningsförvaltning som organisationer tillämpar i dagsläget.

Därför anser jag att det är viktigt att organisationer tittar närmare på hur IWMS-system kan införas i praktiken. På så sätt kan ansvariga för fastighets- och anläggningsförvaltning få en tydligare bild av IWMS potential och hur en integrerad lösning som denna kan passa in i deras nuvarande (eller framtida) IT-miljö. I den här bloggen ska jag därför kort gå igenom tre vanliga sätt att införa IWMS:

1. Börja med en modul (lösning) med möjligheten att utöka

En av de stora fördelarna med IWMS är att det går att börja med en modul för att sedan lätt utöka med andra. En av våra kunder började till exempel med en av Planons IWMS-lösningar för underhålls- och entreprenadhantering för 3 000 fastigheter och byggnader i 39 länder. Kunden har nu använt lösningen i flera år. Man fick stor nytta av den första införda lösningen och bestämde sig därför för att ta nästa steg: att införa en lokalförvaltingslösning på de 40 ställen i världen där man bedriver mest verksamhet. De kunde lätt integrera den nya modulen med den de redan hade.

2. Flera fastighets- och anläggningsförvaltningsprocesser i en och samma plattform

När företag går över till att automatisera fler processer inom fastighets- och anläggningsförvaltning är det mer fördelaktigt att införa ett IWMS-system än att ha flera olika system. I ett IWMS-system finns alla processer på samma plattform, vilket innebär att IT-systemen kan rationaliseras och olika data blir mer jämförbara och kan samköras och analyseras. I ett av våra senaste faktablad diskuterade vi fördelarna med att ha flera processer i en och samma plattform och gav några exempel när det gäller lokalförvaltning.

Den fortsatta efterfrågan på IWMS-system visar att det finns intresse bland ansvariga för fastighets- och anläggningsförvaltning för att införa mer integrerade arbetssätt. För att få ut mesta möjliga av tekniken vill de ha ett system där alla deras fastighets- och anläggningsförvaltningsprocesser kan skötas. Att ha en databas med alla uppgifter som rör försörjning och förvaltning av fastigheter gör det avsevärt mycket enklare att underhålla data, säkerställa att alla data är jämförbara och håller god kvalitet, och det går att sammanställa bättre rapporter samt göra mer uttömmande analyser. Det handlar om att lägga in allt på ett ställe och använda systemet för många olika syften: Alla data om arbetsplatser och fastigheter finns tillgängliga i alla processer och moduler i IWMS och kan samköras.

3. IWMS tillsammans med andra IT-lösningar

Vi på Planon har 35 års erfarenhet inom automation och vet därför att det finns system som är oundgängliga för att upprätthålla verksamheten, som affärssystem och personaladministrationsprogram. De här systemen innehåller även data som är viktiga för fastighets- och anläggningsförvaltningen, som uppgifter om anställda (till exempel unika ID-koder och kontaktuppgifter) och ekonomirelaterade uppgifter (om till exempel kostnadsställen och bokföringskonton). Dessutom finns det lösningar från expertleverantörer som är specialiserade inom ett visst område, som energihantering, wayfinding eller resursplanering och som är bättre än andra, generella lösningar. Om de här systemen används tillsammans med ett IWMS-system kan det också förbättra processplaneringen och användarupplevelsen.

Därför är det viktigt att IWMS-systemet har stöd för datautbyte och processintegration i realtid mellan de här (ibland verksamhetskritiska) affärsprogrammen. På så sätt säkerställs att alla arbetar med samma information, att processer kan fortsätta sömlöst även när olika IT-lösningar används och att man har tillgång till de funktioner som bäst passar de aktuella automatiseringsbehoven. Genom att till exempel kombinera ett affärssystem med ett IWMS-system får du det bästa av båda världar: Arbetet utförs tids- och kostnadseffektivt, slutanvändarna som arbetar med försörjning och förvaltning av fastigheter blir nöjdare och de viktigaste affärsprocesserna flyter på utan avbrott. Att välja att inte integrera kan medföra ett antal risker. En framträdande risk är att man går miste om den extra nytta som man får genom att kombinera system. Datahantering och datautbyte blir till exempel så mycket lättare, beslutsunderlaget blir bättre med samlad information och det blir enklare att styra och effektivisera verksamheten med integrerade processer.

Innan du investerar är det dock viktigt att noggrant analysera företagets mål och behov. På så sätt blir det lättare att hitta en programvaruleverantör som tar sig tid att lyssna, så att du kan vara säker på att du får ut så mycket som möjligt av tekniken och att systemet som du väljer innehåller alla de verktyg som organisationen behöver.

Vill du automatisera ditt fastighetsrelaterade arbete? Låter IWMS som ett tänkbart alternativ för din organisation? Vill du veta mer om användningsfall och de främsta fördelarna med ett verkligt IWMS-system och vad du kan göra med ett sådant system? Då bör du läsa vårt faktablad Vad är IWMS?