22 oktober 2020

Tre viktiga frågor om smart automatisering av arbetsflöden för tjänsteleverantörer

I den moderna affärsvärlden förväntar vi oss att allt ska vara digitalt och uppkopplat. I själva verket kämpar många tjänsteleverantörer fortfarande med att automatisera sin verksamhet.

Webbseminarium - Så uppfyller ni era affärsmål

Under detta webbseminarium berättar Planon och Verdantix om hur tjänsteleverantörer inom fastighetsförvaltning kan uppfylla sina affärsmål och sina kunders förväntningar med hjälp av data och teknik.

 

Se webbinariet kostnadsfritt

För många tjänsteleverantörer av fastighetsförvaltning är det inget nytt att tillämpa teknik och digitalisera verksamheten. Vissa kämpar dock fortfarande för att automatisera komplexa delar av verksamheten. Om dessa tjänsteleverantörer vill förbättra sina underhållsrutiner finns det tre viktiga frågor som de behöver ställa sig.

  1. Vad erbjuder vi?
  2. Vilka är våra kunder?
  3. Vem utför arbetet?

Svaren på dessa frågor hjälper tjänsteleverantörerna att utforma nästa steg mot digitaliserade och automatiserade underhållsrutiner. Detta ökar i slutändan effektiviteten, sparar pengar, ökar kundnöjdheten och främjar affärsinnovation. Låt oss ta en närmare titt på dessa tre frågor.

Vad erbjuder vi?

De flesta tjänsteleverantörer har en standardlista över erbjudanden till standardpriser. I praktiken kan detta dock variera kraftigt. Har du ett standardpaket för reaktivt underhåll, planerat underhåll, städning och andra tjänster? Hur ofta behöver du kombinera dessa erbjudanden, vilket resulterar i anpassade priser?

När uppgifter om dessa tjänster lagras på en central plats blir det enklare att skapa förslag, jämföra kundprojekt, effektivisera tillhandahållandet av tjänster och vara transparent gentemot kunderna.

Vilka är våra kunder?

Efter förvärvandet av en ny kund måste en tjänsteleverantör ofta göra en bedömning av fastigheter, ladda upp BIM- och CAD-ritningar och samla in många olika typer av information om kunden. Men kunden kommer även att ha ett eget unikt avtal, vilket kan leda till specifika krav. Därför finns det två typer av kundinformation att ta hänsyn till:

  1. Information om kundens fastigheter: hur många byggnader, utrymmen, tillgångar och tillgängliga sensorer har kunden? Och i vilket skick är de? Denna information kan sedan kombineras med ditt personliga tillvägagångssätt och allmänna erbjudanden för att skapa ett optimalt underhållssystem.
  2. Information om kundavtal: Vad ingår i avtalet, och vad ingår inte? Finns det olika priser för brådskande projekt eller avtalslöst arbete? Vilka är villkoren (både ekonomiska och processmässiga) som du har kommit överens om med kunden?

Genom att ta hänsyn till detta kan du ta hjälp av systemet på olika sätt under hela processen, till exempel när du fastställer om du behöver lägga fram ett förslag innan arbetet påbörjas och, beroende på typen av arbete, om de förväntade kostnaderna ligger över en viss gräns eller ingår i det befintliga avtalet. Du kan även utnyttja det till att beräkna kostnaderna för olika typer av arbete, restid eller arbete utanför arbetstid. Detta gör att du kan automatiskt fakturera rätt belopp för utfört arbete baserat på överenskomna taxor.

Vem utför arbetet?

Slutligen måste du också till fullo förstå vem som gör det arbete som du har anlitats för. Tjänsteleverantörer är beroende av en ytterst fin balans mellan sina egna medarbetare och underleverantörer för att de ska kunna tillhandahålla dessa tjänster.

  1. Dina egna medarbetare: Att ha koll på de anställda, inklusive deras tillgänglighet och expertkunskaper, kan vara särskilt utmanande för tjänsteleverantörer. För att besvara frågan på ett effektivt sätt måste du veta vilken erfarenhet och vilka certifieringar din kvalificerade arbetskraft har, vilka som fortfarande utbildas, vilka som är experter, vilka tider medarbetarna är tillgängliga och när de har semester.
  2. Underleverantörer: På grund av de olika affärssamarbeten som finns kan det vara lika komplicerat att hantera underleverantörer som att hantera dina egna anställda. Du vill veta dina underleverantörers priser, tillgänglighet, svarstider och specialisering.

Genom att lägga in den här informationen i ett verktyg för resurstilldelning som drivs av artificiell intelligens kan verktyget automatiskt tilldela anställda och underleverantörer baserat på färdigheter, tillgänglighet, resväg och avtalade taxor.

Samla allt på en plats

Överväg fördelarna med en programvaruplattform med all denna information – en programvaruplattform som centraliserar de relationer och avtal du har med kunderna. Plattformen kan hjälpa till att digitalisera och modernisera dina underhållsrutiner genom att automatisera skapandet av förslag, tilldelning av arbete och faktureringsmetoder.

Planon Universe för tjänsteleverantörer omfattar bästa praxis för arbetsflöden för underhållshantering och andra processer. Men den verkliga innovationen och automatiseringen kommer från att ha all basinformation som ingår i en integrerad programvaruplattform. Från den utgångspunkten kan varje tjänsteleverantör använda sina egna verksamhetsprocesser.