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Sans vision globale, contrôle ou preuves tangibles, obtenir de nouveaux budgets devient une tâche ardue. Cette situation est courante pour les responsables de la maintenance, facility managers ou asset managers qui ignorent le nombre et la qualité de leurs actifs. Dans cet article, nous vous présenterons les sept problèmes les plus fréquents que vous pouvez éviter avec une gestion efficace des actifs.
1. Coûts plus élevés
"Faute d'une vision d'ensemble des actifs (asset) disponibles, les organisations ne connaissent souvent pas l'état de leurs équipements opérationnels. Elles ignorent donc s'ils nécessitent une simple maintenance ou s'il serait plus économique de les remplacer. En cas de panne réelle, les réparations deviennent inévitables, ce qui peut paralyser une partie de l'activité de l'entreprise et affecter directement son fonctionnement. C'est un véritable cauchemar pour un facility manager, un asset manager ou un responsable de la maintenance. Contrairement à la maintenance préventive, la maintenance corrective entraîne des coûts plus élevés, car l'intervention se fait trop tardivement."
2. Responsabilité légale
Les organisations ont l'obligation légale de réaliser une maintenance périodique et risquent des amendes si elles ne peuvent pas prouver qu'elle a été effectuée. Sans une vision claire de vos actifs, il est difficile de savoir lesquels nécessitent une inspection. De plus, la documentation de la maintenance effectuée doit être en règle, sinon votre organisation peut être tenue responsable en cas d'accident.
3. Risques accrus
Une maintenance inadéquate comporte des risques significatifs. Par exemple, une mauvaise maintenance des systèmes de ventilation ou de distribution d'eau peut nuire à la santé des utilisateurs. De plus, le personnel de maintenance est exposé à des dangers : certains équipements nécessitent des précautions particulières, comme le port de tenues spéciales ou l'utilisation d'outils spécifiques. Sans une bonne gestion des actifs, les mesures de sécurité à prendre ne sont pas clairement définies, ce qui peut entraîner des situations dangereuses lors des opérations de maintenance.
4. Négociations difficiles avec des fournisseurs
Négocier avec les fournisseurs pour l'achat d'actifs devient plus difficile sans connaître les performances de ceux que vous possédez déjà. Cela signifie que vous ignorez leur valeur et les exigences que vous pouvez imposer aux fournisseurs. En outre, la maintenance des équipements existants est souvent sous-traitée. Sans connaissance précise de leur nombre et de leur état, les prestataires de maintenance ne peuvent pas évaluer correctement l'ampleur du travail à réaliser, rendant impossible l'obtention de devis fiables.
5. Budgétisation complexe
Un manque de vision d'ensemble complique également la gestion financière. Concernant le budget de maintenance, quelles questions poser lorsque vous ignorez le nombre d'actifs, leur état et ceux qui doivent être remplacés ? Lors des négociations budgétaires, il est crucial de pouvoir étayer vos demandes avec des preuves concrètes. Les discussions avec la direction pour obtenir un budget d'investissement sont plus simples lorsque vous disposez de ces preuves. Par exemple, imaginez devoir démontrer le cycle de vie d'un équipement ou une consommation d'énergie excessive.
6. Des collaborateurs malheureux
Le personnel se plaint plus fréquemment lorsque des problèmes récurrents surviennent avec les équipements. Par exemple, un climat intérieur malsain dû à un entretien retardé de la climatisation ou des pannes d'ascenseur fréquentes. Une bonne gestion des actifs permet d'améliorer cette situation : en entretenant mieux les équipements et en prenant des mesures ciblées en cas de problèmes fréquents. Ainsi, non seulement vos collaborateurs sont plus satisfaits, mais leur productivité augmente également.
7. Vol
Si vous ignorez quels actifs votre organisation possède et en quelle quantité, vous ne remarquerez pas lorsqu'ils disparaissent. Cela passe inaperçu, et votre organisation devra investir de nouveau, engendrant des coûts supplémentaires inutiles.
Ces sept problèmes soulignent l'importance de la connaissance du nombre d'actifs et de leur qualité. La gestion des actifs est une base pour mieux gérer ces informations.
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