Un logiciel de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) permet aux investisseurs en immobilier, propriétaires, gestionnaires, occupants ainsi qu’aux prestataires de services, d’exploiter et d’entretenir les bâtiments occupés, ou dont ils assument la maintenance. La GMAO vise en premier lieu à assister les services de maintenance et de gestion multi technique dans leurs missions. Un logiciel GMAO les aide à planifier, enregistrer et contrôler tous les types de travaux de maintenance, que ceux-ci soient traités en interne ou sous-traités.
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A cause de la grande complexité des réglementations sur la maintenance, la santé et la sécurité et le travail avec des substances dangereuses, il est indispensable que l’exécution des travaux d’entretien soit planifiée, contrôlée et documentée avec le plus grand soin.
La GMAO fournit aux facility managers, responsables de l’environnement de travail, responsables de sites, responsables de planning, exécuteurs et superviseurs les outils qui garantissent une exécution des travaux. Un logiciel de gestion de la maintenance accompagne les professionnels dans 5 processus identifés.
Le plus souvent fullweb, un logiciel de GMAO propose des outils pour la planification des tâches et des ressources et des tableaux graphiques qui vous permettent de visualiser l’ensemble des travaux de maintenance à venir. Grâce à la fonctionnalité « glisser-déposer », vous pouvez déplacer, reporter, réunir ou séparer vos travaux de maintenance. L’impact sur la charge de travail et sur les budgets est recalculé et visualisable immédiatement.
Le logiciel de maintenance est une aide à la planification des ressources et vous permet d'attribuer les travaux à des équipes ou à des techniciens, en fonction de leur disponibilité, de leur charge de travail et de leurs compétences. Une fois les travaux planifiés et attribués, le logiciel GMAO distribue automatiquement la tâche à effectuer en envoyant un ordre de travail par email ou via les applications mobiles attachées.
En stockant l’ensemble des travaux d’entretien et de maintenance et des ordres de travail (OT) dans une unique base de données, vous pouvez rechercher facilement les tâches de maintenance en cours, clôturées ou planifiées par site, par bâtiment, par équipement, par technicien, etc. Pour chaque mission, des détails tels que le statut, le temps consacré, les matériaux utilisés, la documentation, le suivi des actions, le budget prévu et les coûts réels sont enregistrés et disponibles sous forme de rapports.
La GMAO permet de déplacer, reporter, réunir ou séparer vos travaux de maintenance sur un même planning. L’impact sur la charge de travail et sur les budgets est recalculé et visualisable immédiatement. Le logiciel de maintenance est une aide à la planification des ressources et vous permet d'attribuer les travaux à des équipes ou à des techniciens, en fonction de leur disponibilité, de leur charge de travail et de leurs compétences. Une fois les travaux planifiés et attribués, le logiciel GMAO distribue automatiquement la tâche à effectuer en envoyant un ordre de travail par email ou via les applications mobiles attachées.
La maintenance est essentielle pour entretenir de manière sûre et fiable, les équipements, les bâtiments, et de manière plus générale la qualité de l’environnement de travail. L'absence de maintenance ou un mauvais entretien peut mener à des situations dangereuses, des accidents et des problèmes de santé. L’exécution de la maintenance peut être une activité à risques qui doit être effectuée en toute sécurité, avec les protections nécessaires.
Une GMAO aide à respecter les consignes en matière de santé et de sécurité pour pouvoir garantir qu’une exécution sûre de la tâche ainsi qu’un environnement de travail sain. Le logiciel GMAO inclut toute la documentation nécessaire pour la santé et la sécurité mais aussi les procédures, les listes de contrôle pour tous les travaux de maintenance effectués afin de garantir le respect des consignes.
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« D’une simple GMAO, SamFM est devenu l’outil de pilotage des prestataires et de communication avec les clients internes d’Air France. » Norbert Garcia, cadre support immobilier du service, Politique Exploitation Immobilière
Lire la suite4. Gestion nomade de la maintenance
Les techniciens de maintenance doivent avoir accès à leur travail n’importe où et à n’importe quel moment. Les applications liées à une GMAO aident les techniciens de maintenance à exécuter efficacement leurs tâches quotidiennes. Ils peuvent, via leur tablette, PC portable ou Smartphone, sélectionner la prochaine tâche à effectuer, lire des instructions de travail spécifiques, rechercher l’historique d’entretien, enregistrer les matériaux utilisés ou clôturer une tâche en demandant une signature à un client.
La maintenance via des applications mobiles comprend aussi des exercices de supervision , des contrôles de santé et de sécurité et des évaluations de risques pour garantir le respect des obligations contractuelles ou de la législation et de la réglementation en vigueur.
La maintenance corrective, souvent occasionnée par des pannes ou un entretien défectueux coûte, chère parce qu'elle n’est ni prévue ni budgétisée mais nécessite cependant une action rapide. Il est donc nécessaire qu’un entretien préventif ait lieu. Cet entretien est souvent fixé en fonction de conditions de garantie, des exigences de qualité ou de la législation.
Des travaux d’entretien bien effectués et échelonnés dans le temps permettent de réduire la maintenance réactive, y compris les coûts et les efforts qui y sont liés. Toutefois, 40% des entretiens préventifs programmés ne sont pas effectués au bon moment, c’est-à-dire qu’isl sont effectués trop tôt ou trop tard. Si la maintenance est effectuée trop tard elle engendre des coûts, si elle est effectuée trop tôt cela équivaut à un gaspillage de temps et d’argent.
La GMAO vous aide aussi à garantir l’exécution de l’ensemble des travaux de maintenance en se basant sur les conditions des équipements. Dès que l'état d’un équipement est connu, la GMAO calcule et programme automatiquement les activités de maintenance afin de maintenir l’état des équipements. Des livrets d’entretien, courbes de détérioration et catalogues des coûts fournissent des données à la GMAO afin de garantir une exécution de l’entretien au bon moment.
Ainsi la maintenance est contrôlée en temps réel par la GMAO en établissant un suivi des équipements et des données. Les bâtiments et les équipements intelligents sont connectés avec votre système informatique. Grâce à cette interconnexion, les données concernant les points de mesure, les heures de production, les pannes de courants, la production, la consommation d’énergie sont collectées en temps réel dans le logiciel GMAO.
Mais comment pouvez-optimiser vos travaux de maintenance sans courir aucun risque ? Une vision plus holistique de la maintenance peut vous aider à éviter l’entretien et donc à réduire les frais, les efforts et le gaspillage qui y sont liés. En combinant la GMAO avec une solution de gestion intégrée de l’environnement de travail (Integrated Workplace Management System - IWMS), vous pouvez analyser la pertinence de la maintenance en fonction de votre stratégie immobilière, l'utilisation de l'espace, le comportement des utilisateurs ou les objectifs en matière de développement durable.
Pourquoi faire l'entretien d’un bâtiment qui sera in fine démoli ? Pourquoi effectuer l’entretien des équipements de CVC dans des espaces qui ne sont pas utilisés ? Pourquoi ne pas réduire les efforts d’entretien en faisant appel à des contrôles sur la consommation énergétique ? Cette vision holistique est la clé d’une optimisation des coûts, de la pérennité de l’entreprise et d’une stratégie d’entretien durable.
Dans des secteurs d’activité comme les entreprises publiques, l’industrie manufacturière, l'industrie pharmaceutique, la santé et l’immobilier, les équipements physiques représentent une partie importante du capital et de l’investissement de l’entreprise. Le temps de fonctionnement des équipements de production, appareils techniques, machines, bâtiments, CVC et infrastructures déterminent la productivité et la pérennité de l’entreprise. Chaque panne peut coûter cher. De plus, la gestion et l’entretien de ces moyens de production doivent satisfaire des exigences des normes environnementales et professionnelles d’hygiène et de santé.
La gestion des équipements et l’outil de gestion de vie des équipements aident les entreprises à maximiser le retour sur investissement de la totalité du portefeuille de leur équipement en optimisant la productivité des moyens de production et en minimisant les coûts du cycle de vie. Ces coûts comprennent l’achat, l’obtention, le remplacement, l’exploitation, l’entretien et destruction. Dans la plupart des cas, l'exploitation (y compris la consommation énergétique) et l'entretien technique représentent plus de 80% des coûts du cycle de vie. Ce qui fait de la GMAO une fonctionnalité clé de la gestion des équipements en effet :
Dans le Facility Management et la gestion de l’immobilier(RE), la GMAO est dans la plupart des cas intégrée une solution de gestion intégrée de l’environnement de travail (Integrated Workplace Management System - IWMS). Ces solutions contiennent des processus de gestion des équipements qui s'orientent sur des actifs importants du facility management et de la gestion immobilière comme les bâtiments, les postes de travail, les appareils techniques et les installations.
Olivier Hui, Responsable Facility Management, et Rudi Legrand, Directeur Opérationnel Data chez Facilities dévoilent le rôle central de SamFM dans la planification stratégique.
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