Was ist Planned Preventive Maintenance (PPM)?
PPM steht für „Planned Preventive Maintenance“, zu Deutsch geplante präventive Wartung oder vorbeugende Instandhaltung. Sie umfasst die proaktive Instandhaltung von Geräten und Anlagen durch planmäßige Inspektionen und Instandhaltungsaufgaben. PPM ist von entscheidender Bedeutung, um Langlebigkeit und Effizienz von Anlagen zu gewährleisten und gleichzeitig Ausfallzeiten, Sicherheitsprobleme und Produktionsstillstände zu minimieren.
PPM eignet sich am besten für Tätigkeiten, von denen Sie bereits wissen, dass sie durchgeführt werden müssen, sodass Sie diese im Voraus in einem Instandhaltungs- oder Aktivitätsplaner terminieren können. Anschließend können Sie diese Aktivitäten über einen Ressourcenplaner an Techniker oder Teams zuweisen, um reaktive Wartung, Anlagenausfallzeiten und Instandhaltungskosten zu reduzieren und gleichzeitig die Lebensdauer der Anlagen zu verlängern.
PPM ist eine Instandhaltungsstrategie, die von mittelständischen sowie großen Unternehmen angewandt wird, die Instandhaltungsarbeiten durchführen. Dies gilt für Immobilieneigentümer, Großpächter und ausgelagerte Dienstleistungsanbieter.
Verschiedene Arten von geplanter präventiver Wartung
Es gibt verschiedene Arten von geplanter vorbeugender Instandhaltung, die jeweils auf spezifische Bedürfnisse, Anlagentypen und Betriebsziele zugeschnitten sind:
- Die zeitbasierte Wartung einer Anlage basiert auf einer Bibliothek von Instandhaltungsaktivitäten und deren voreingestellter Ausführungsfrequenz für diese Anlage. Diese Aktivitäten können auf Garantien, Lieferantenanweisungen, Rechtsvorschriften oder Erfahrungen beruhen.
Ein zeitbasierter Instandhaltungsplan kann beispielsweise die jährliche Inspektion der Klimaanlage, die Reinigung der Filter alle drei Jahre und den Austausch der Filter alle sechs Jahre umfassen. Die zeitbasierte Instandhaltung kann jedoch manchmal zu Verzögerungen, reaktiver Instandhaltung oder unnötigen Wartungsarbeiten führen, wenn der tatsächliche Zustand der Anlage nicht überwacht wird.
- Die nutzungsbasierte Wartung verlagert den Schwerpunkt von der zeitbasierten Planung auf die Nutzungsmuster der Anlage. Anstatt sich an feste Zeitintervalle zu halten, werden die Instandhaltungsarbeiten auf der Grundlage von Faktoren wie Betriebsstunden, Laufleistung, Zyklen oder Produktionsdurchsatz geplant.
- Die zustandsbasierte Wartung ist ein fortschrittlicher Ansatz, der Analysen und historische Daten nutzt, um potenzielle Ausfälle vorherzusagen. Die Zustandsüberwachung kann mit verschiedenen Techniken durchgeführt werden. Diese Art der Wartung eignet sich für Betriebsmittel, die ihren aktuellen Zustand auf elektronische Weise an ein Wartungssystem (IWMS, CAFM, CMMS) übermitteln können, das auf der Grundlage vorab definierter Grenzwerte und Parameter die Art und den Zeitpunkt der Wartung bestimmt. Durch diese fortwährende Überwachung des Zustands eines Betriebsmittels oder einer Anlage kann die Wartung „just in time“ erfolgen: weder zu früh noch zu spät. Dadurch werden die Wartungskosten auf ein Mindestmaß begrenzt, während ein Ausfall der Anlage und die damit einhergehende teure Störungsbeseitigung vermieden werden. Ein Fall für eine zustandsbasierte Wartung wäre beispielsweise die voreingestellte Höchsttemperatur an Ihrer Klimaanlage. Sobald die Temperatur der Anlage diesen Grenzwert überschreitet, wird eine präventive Wartung in die Wege geleitet, die die Gefahr des Ausfalls der Anlage abwendet. Ein anderes Beispiel ist die automatische Einplanung einer Wartungsaktivität, sobald die Anlage eine voreingestellte Zahl von Betriebsstunden erreicht hat.
- Die vorausschauende Wartung unterscheidet sich von der zustandsbasierten Instandhaltung. Anstatt sich auf den aktuellen Zustand zu konzentrieren, werden bei diesem Ansatz fortschrittliche Analysen und maschinelles Lernen eingesetzt, um zu ermitteln, wann ein zukünftiger Ausfall eintreten könnte, oder um die verbleibende Nutzungsdauer einer Anlage anhand der Leistung zu bestimmen. Statt sich auf Indikatoren wie das Überschreiten aktueller Leistungsschwellen zu verlassen, werden in diesem Fall die Instandhaltungsaktivitäten auf Grundlage der erwarteten zukünftigen Leistung geplant. Zum Beispiel könnte eine Heizungsanlage derzeit noch innerhalb der Schwellenwerte liegen, aber wenn sich bestimmte Bedingungen weiterhin in dieselbe Richtung entwickeln, wird der Schwellenwert in Zukunft zu einem vorhersehbaren Zeitpunkt überschritten.
- Die präskriptive Wartung baut auf dem Ansatz der vorausschauenden Instandhaltung auf, indem sie nicht nur potenzielle Ausfälle vorhersagt, sondern auch spezifische Maßnahmen zur Optimierung der Anlagenleistung und zur Risikominderung empfiehlt. Sie nutzt IoT, Datenanalyse und maschinelles Lernen, um verschiedene Betriebsszenarien zu analysieren und die effektivsten Lösungen vorzuschlagen. Durch die Simulation verschiedener Ergebnisse befähigt die präskriptive Instandhaltung die zuständigen Teams, datengestützte Entscheidungen zu treffen, die Betriebsbedingungen anzupassen und proaktive Maßnahmen zu ergreifen. Dies verhindert Ausfälle bevor sie auftreten, was letztlich Ausfallzeiten reduziert und die Lebensdauer der Anlage verlängert.
Die ersten Schritte geplanter vorbeugender Instandhaltung
Präventive Wartung ist schwieriger zu koordinieren als reaktive Wartung, da die Wartungspläne frühzeitig vor der Durchführung bekannt sein müssen. Noch komplexer als die zeitbasierte Wartung stellt sich die zustandsbasierte Wartung dar. Sie setzt nämlich die Formulierung und Umsetzung einer Strategie für die Echtzeitüberwachung des Zustands der Betriebsmittel voraus.
In beiden Fällen wird eine Softwarelösung für die Wartungsverwaltung, beispielsweise ein IWMS, CAFM oder CMMS, benötigt. Wenn Wartungsarbeiten auf Papier oder in einem Excel Arbeitsblatt geplant und registriert werden, ist es unmöglich, verschiedene Wartungsszenarien zu evaluieren, Aktivitäten und Budgets zu planen oder die Durchführungskosten zu kontrollieren. Wartungsverwaltungssoftware unterstützt die Manager bei der Überwachung der Qualität und der Kosten und bei der Erfüllung der geltenden Gesetze und Rechtsvorschriften. Wartungs- und Außendiensttechniker können ihre Aufträge, ihre Dokumentation und ihre Planung in Echtzeit einsehen, Aufträge gehen nicht verloren und Wartungsaktivitäten werden effektiver geplant und schneller ausgeführt, und auch die Sicherheit bei der Arbeit verbessert sich.
Die Vorteile eines PPM-Systems
Die Vorteile von PPM, also einer geplanten präventiven Wartung, erstrecken sich auf verschiedene Aspekte des Gebäudebetriebs und führen zu verbesserter Effizienz, Kosteneinsparungen und Compliance. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Vorteile, die sich aus der Einführung eines geplanten Instandhaltungsprogramms ergeben:
Weniger Ausfallzeiten
Die proaktive Wartung minimiert ungeplante Ausfallzeiten, indem sie potenzielle Probleme identifiziert und behebt, bevor sie zu Betriebsunterbrechungen führen und weitergehende Maßnahmen erforderlich machen. Vorausschauende Instandhaltungsmaßnahmen können die Ausfallzeiten von Anlagen um 35 % bis 45 % und Ausfälle um 70 % bis 75 % verringern (US Department of Energy). Wenn Wartungsarbeiten frühzeitig geplant werden, kann die Anlage außerhalb der Produktionszeiten abgeschaltet werden, um den laufenden Betrieb möglichst wenig zu stören. Benötigte Ersatzteile, Materialien und Personal können im Vorfeld organisiert werden, damit die Wartung zügig durchgeführt werden kann.
Verlängerte Lebensdauer von Anlagen
Regelmäßige Inspektionen und Wartungen tragen zur Verlängerung der Lebensdauer von Geräten und Anlagen bei. Dadurch wird die Rendite (ROI) maximiert und ein vorzeitiger Austausch vermieden. Jeder Euro, der für unterlassene Instandhaltung ausgegeben wird, kann zu einem 4-fachen Anstieg der künftigen Kosten führen (Pacific Partners Consulting Group), sodass ein proaktiver Ansatz für langfristige Einsparungen unerlässlich ist.
Kosteneinsparungen
Die geplante Wartung senkt die mit der Instandhaltung verbundenen Kosten im Vergleich zu ungeplanter Instandhaltung erheblich. Dazu gehören Produktionsausfälle, Betriebsunterbrechungen durch Stillstandzeiten, höhere Kosten für Ersatzteile sowie Zeitverlust durch kurzfristige Reaktionen. Branchenvergleiche zeigen, dass ungeplante Wartungen in der Regel drei- bis fünfmal so viel kosten wie geplante Wartungen.
Besseres Monitoring und mobiler Zugriff
Moderne Systeme für PPM (geplante präventive Wartung) ermöglichen die Überwachung in Echtzeit und den mobilen Zugriff, sodass zuständige Teams auf dem Laufenden bleiben und schnell reagieren können. Mobile Technologien haben bei 73 % der Facility-Dienstleister die Reaktionszeit und die Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen verbessert, während 62% berichten, dass ihre Workflows weniger redundant sind (Facilitiesnet). Diese Vorteile gewährleisten eine schnellere Ausführung und eine bessere Zusammenarbeit.
Fundierte Entscheidungsfindung
Integrierte Instandhaltungssysteme, die z.B. mit ERPs oder Gebäudeautomatisierungsplattformen vernetzt sind, bieten einen einheitlichen Ansatz für die Verwaltung von Anlagen, Beständen und Betriebstrends. Dies gewährleistet die Verfügbarkeit von Bauteilen, optimiert die Ressourcennutzung und liefert wertvolle Erkenntnisse, um die Instandhaltung mit den allgemeinen Unternehmenszielen in Einklang zu bringen. Vorausschauende und datengestützte Erkenntnisse können Unternehmen helfen, reaktive Kosten zu vermeiden und besser für die Zukunft zu planen.
Verbesserte Compliance und Sicherheit
Die geplante Instandhaltung gewährleistet die Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien, gesetzlichen Normen und Umweltzielen. Wenn Geräte in optimalem Zustand gehalten werden, können Unternehmen die Arbeitssicherheit erhöhen, Strafen vermeiden und Nachhaltigkeitsinitiativen unterstützen, – etwa durch Emissionssenkung und energiesparenden Betrieb.
Trotz ihrer Vorteile bringen einige Arten von geplanter präventiver Wartung (PPM) potenzielle Nachteile mit sich. Die Einführung einer Überwachungsstrategie erfordert Ressourcen, und eine regelmäßige, zeitbasierte Wartung kann zu höheren Kosten für Bauteile und Arbeitszeit führen. Es besteht auch die Gefahr einer übermäßigen Instandhaltung, bei der die Geräte häufiger als nötig gewartet werden, was zu vermeidbaren Kosten und Ressourcenverschwendung führt.
Softwarefunktionen als Teil von PPM-Lösungen
Die geplante vorbeugende Instandhaltung (PPM) wird durch verschiedene Softwarefunktionen ermöglicht, die die Effizienz und Effektivität von Instandhaltungsmaßnahmen verbessern. Diese Funktionen umfassen:
- Terminplanung & Planungstools: Erstellung optimierter Instandhaltungspläne, um Ausfälle zu vermeiden.
- Aktivitäten- und Arbeitsauftragsverwaltung: Zuteilung und Nachverfolgung von Aktivitäten in Echtzeit, um eine fristgerechte Erledigung sicherzustellen.
- Zustandsüberwachung: Überwachung des Anlagenzustands mit Sensoren und Analysen, um Probleme frühzeitig zu erkennen.
- Bestandsverwaltung: Sicherstellung, dass Ersatzteile vorrätig und verfügbar sind, um Verzögerungen zu minimieren.
- Mobiler Zugriff: Ortsunabhängiger Zugriff auf sowie Aktualisierung und Verwaltung von instandhaltungsbezogenen Informationen.
- Systemintegration: Integration in ERP-, IoT- und EAM-Systeme für nahtlose Abläufe.
- Compliance Management: Einhaltung von Sicherheits- und Regulierungsstandards.
- Budgetmanagement: Kontrolle über Instandhaltungsbudgets und optimale Ressourcenzuteilung.
Kundenreferenz: King’s College
Das King's College London (KCL) gehört zu den 20 besten Universitäten der Welt und hat mehr als 26.500 Studierende und 6.900 Mitarbeiter. Erfahren Sie, wie KCL mit Planon seine Instandhaltung verbessern und den Betrieb rationalisieren konnte.
„Mit der Lösung konnten wir unseren Instandhaltungsrückstand innerhalb von drei Monaten um 50% reduzieren und von einem reaktiven zu einem vorbeugenden Instandhaltungsmodell wechseln.“
Elizabeth Harris, BIS Manager bei KCL Estates & Facilities
Fallbeispiel lesen
Wer benötigt PPM?
Die geplante präventive Wartung (PPM) ist entscheidend für Unternehmen und Branchen, die auf Anlagen und Geräte angewiesen sind, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen. Zu den wichtigsten Sektoren gehören das Facility Management, das Gesundheitswesen, die verarbeitende Industrie, das Transportwesen und Versorgungsunternehmen.
Warum diese Branchen PPM benötigen und mit welchen Herausforderungen sie bei der Instandhaltung konfrontiert sind:
- Gründe für PPM: Instandhaltung von Gebäudesystemen und Gewährleistung einer sicheren, komfortablen Umgebung für die Nutzer.
- Herausforderungen: Facility Manager müssen mit einer Vielzahl von Geräten umgehen, von HLK-Systemen bis hin zu Aufzügen. Die vorbeugende Instandhaltung trägt dazu bei, gesetzliche Vorgaben einzuhalten – etwa bei jährlichen Aufzugsprüfungen – und reduziert Beeinträchtigungen für die Nutzer auf ein Minimum.
- Gründe für PPM: Gewährleistung der Verfügbarkeit und der ordnungsgemäßen Funktionsfähigkeit von Gesundheitseinrichtungen.
- Herausforderungen: Geräteausfälle können sich direkt auf die Patientenversorgung und -sicherheit auswirken. Eine regelmäßige Instandhaltung gewährleistet die Einhaltung von Gesundheitsvorschriften und -standards und hilft, kostspielige Notfallreparaturen und -auswechslungen zu vermeiden.
- Gründe für PPM: Gewährleistung einer kontinuierlichen Produktion und Vermeidung kostspieliger Ausfallzeiten.
- Herausforderungen: Geräteausfälle können Produktionslinien zum Stillstand bringen und erhebliche finanzielle Verluste verursachen. Regelmäßige Wartung ist unerlässlich, um unerwartete Ausfälle zu vermeiden und Sicherheits- und Qualitätsstandards zu gewährleisten.
- Gründe für PPM: Aufrechterhaltung der Zuverlässigkeit und Sicherheit von Gebäuden und Infrastrukturen.
- Herausforderungen: Infrastrukturen und Gebäude wie Flughäfen oder Hafenanlagen sind kritische Einrichtungen, die extremen Bedingungen ausgesetzt sind und dadurch einem hohen Verschleiß unterliegen. Ohne vorbeugende Instandhaltung steigt das Risiko von Unfällen, Verzögerungen und erhöhten Betriebskosten infolge ungeplanter Reparaturen erheblich.
- Gründe für PPM: Gewährleistung einer unterbrechungsfreien Versorgung und Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften.
- Herausforderungen: Eine alternde Infrastruktur und die ständige Nachfrage nach Versorgungsleistungen machen eine regelmäßige Wartung unabdingbar, um Versorgungsunterbrechungen und behördliche Strafen zu vermeiden.
Die Zukunft von geplanter präventiver Wartung und die Rolle von KI
Durch den Einsatz smarter Technologien wie IoT (Internet of Things), KI (Künstliche Intelligenz) und Hyperautomatisierung transformiert die klassische geplante präventive Wartung zu einer zielgerichteten Instandhaltung. Dank dieser technologischen Neuerungen können Unternehmen von festen Wartungsintervallen abrücken und stattdessen auf eine bedarfsorientierte, datengetriebene Instandhaltungsstrategie setzen.
Mit IoT-Sensoren können Instandhaltungsteams Anlagen in Echtzeit überwachen. Dadurch lässt sich die Wartung anhand von Geschäftszielen und Asset-Management-Strategien planen, die auf den tatsächlichen Zustand der Anlagen abgestimmt sind – und sicherstellen, dass benötigte Ersatzteile zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind. KI kann Instandhaltungspläne optimieren, sodass die verfügbaren Ressourcen besser genutzt und ungeplante Ausfallzeiten reduziert werden.
Diese Fortschritte kommen nicht nur Eigentümern und Nutzern von Gebäuden zugute, sondern verbessern auch die Planung und Durchführung proaktiver Instandhaltungsaktivitäten – sowohl durch ausgelagerte Instandhaltungsdienste als auch durch Serviceteams vor Ort. IoT und KI optimieren auch das Flottenmanagement, reduzieren Fahrtzeiten und Emissionen, verlängern die Fahrzeuglebensdauer und fördern nachhaltige Unternehmensziele.
Durch die Integration dieser Technologien in ihre PPM-Prozesse können Unternehmen Kosten senken, die Leistung ihrer Anlagen verbessern und sicherstellen, dass die Instandhaltungsaktivitäten reibungsloser und effizienter ablaufen.
