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Facility Management mit Software digitalisieren
Facility Management-Software hat sich von einem System zur einfachen Erfassung von Gebäudedaten, Inventar und Anlagen hin zu einer Lösung entwickelt, die darauf abzielt, die Effizienz in der Planung und Ausführung von FM-Prozessen zu erhöhen.
Eine komplette Facility Management-Software ist vollständig webbasiert und umfasst:
- Workflow-Management;
- umfangreiche Berichterstattungs- und Geschäftsanalysemöglichkeiten;
Integrationsmöglichkeiten mit anderen IT-Systemen, wie:
- ERP-Software
- Gebäudeverwaltungssysteme
- GIS-Lösungen
- BIM-Modelle
- CAD-Software
- Funktionen für das Überwachen von Verträgen in Bezug auf Leistung, Qualität und Budgets.
Einige Lieferanten stellen Ihre Facility Management Software über die Cloud mithilfe eines SaaS-Modells (Software as a Service) zur Verfügung. Damit sind sie für die FM-Lösung bei der Beschaffung von Softwarelizenzen und internen Wartungs- und IT-Investitionen flexibel.
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Fünf Fragen zur Beschaffung von Facility Management-Software
Es gibt zahlreiche Vorteile von FM-Software. Neben der operativen Unterstützung in Facility Management-Prozessen wie Raum-, Wartungs- und Servicemanagement unterstützt Facility Management-Software Manager mit wertvollen Informationen und Analysen, die ihnen helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen, entsprechende Maßnahmen umzusetzen und die Ergebnisse zu verfolgen. Welche Fragen sollten Sie sich in Bezug auf FM-Systeme stellen?
1. Welche Kosten können Sie mithilfe von Facility Management-Software sparen?
Transparenz und eine solide Erfassung der Kosten bilden die Grundlage. In vielen Fällen wird eine FM-Lösung an Finanz-Systeme (ERP) angeschlossen, um die manuelle Eingabe zu vermeiden und Datenkonsistenz zu gewährleisten. Facility Management-Software kann Kosten in Dashboards darstellen, wie beispielsweise Flächenkosten pro Quadratmeter, Arbeitsplatzkosten pro Monat oder Kosten pro Nutzer. Dank dieser Berichte kann FM-Software Einsparungspotenziale aufgrund von Trends, Abweichungen und internem oder externem Benchmarking erkennen.
2. Wie stimme ich mein Immobilienangebot und FM-Dienstleistungen auf sich verändernde Bedürfnisse ab?
Facility Management unterstützt das Kerngeschäft des Unternehmens durch Dienstleistungen und Einrichtungen, die zu einer sicheren und produktiven Arbeitsumgebung für Mitarbeiter beitragen. Die Dynamik im Kerngeschäft beeinflusst dies ständig in Art und Umfang. Facility Management-Software unterstützt im Immobilien- und Facility Management bei der Planung von zukünftigen Bedürfnissen und dem Erstellen verschiedener Szenarien. Analysen und Berichte in der FM-Lösung zeigen die Auswirkungen auf FM Dienstleistungen und Immobilienangebot. Dies ermöglicht Immobilien- und Facility Managern, ihren Beitrag zum Kerngeschäft zu steigern und garantiert eine rechtzeitige Abstimmung von Services und Einrichtungen auf sich verändernde Bedürfnisse.
3. Was ist die beste Outsourcing-Strategie für FM-Dienstleister?
Viele Unternehmen beauftragen professionelle Dienstleister mit operativen Dienstleistungen für Einrichtungen und Immobilien wie beispielsweise Reinigung, Catering, Werkschutz oder Wartung. Große internationale FM-Dienstleister bieten ein komplettes Angebot an Facility Management-Leistungen an, bei dem mehrere Dienstleistungen in einem einzelnen Vertrag gebündelt werden. FM-Systeme helfen mit den bereitgestellten Informationen über Immobilien, Räume, Inventar, Prozesse, Kosten und Kundenwünsche bei der Entwicklung der besten Einkaufsstrategie. In Bezug auf die Outsourcing-Strategie hilft Facility Management-Software, Leistungen von Lieferanten zu überwachen und Änderungen oder neue Verträge flexibel zu implementieren.
4. Wie erlebt der Kunde meine Dienstleistung?
Facility Management ist eine kundenorientierte Dienstleistung. Facility Management-Software leistet einen großen Beitrag zur Kundenorientierung, indem sie FM-, IT- und HR-Prozesse in ein zentrales FM-System integriert und Mitarbeitern über SelfService-Technologie immer und überall Zugang zu Dienstleistungen bietet. Die Software bietet FM-Tools, die die Qualität mit automatisierten Umfragen und Feedback-Formularen messen können. Informationen aus der FM-Software helfen im Facility Management, Dienstleistungen ständig zu verbessern und Kundenzufriedenheit und den Mehrwert für das Kerngeschäft zu erhöhen.
5. Wie passe ich Arbeitsplatzkonzepte mit FM-Software an die zunehmende Mobilität von Mitarbeitern an?
Aspekte wie Globalisierung, Nachhaltigkeit, gesellschaftlich verantwortliches Handeln, sowie der technologische Fortschritt, tragen zu einer wachsenden Flexibilität der Mitarbeiter bei. Mitarbeiter sind mobiler denn je, sie arbeiten von Zuhause, im Zug, in öffentlichen Einrichtungen oder an flexiblen Arbeitsplätzen. Facility Management-Software ermöglicht Ihnen, Arbeitsplätze und Dienstleistungen auf diese zunehmende Mobilität abzustimmen.
Erfahren Sie in unserem Webinar mit Verdantix mehr über die vier wichtigsten FM-Software-Optionen, die Unternehmen bei der Automatisierung ihrer Immobilien- und Facility Management-Prozesse zur Verfügung stehen.
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- Funktionalität einer FM-Lösung
FM-Dienstleister haben hohe funktionale Anforderungen rund um das Planen, Koordinieren, Ausführen und Überwachen von vereinbarten Kundenverträgen. Moderne FM-Software bietet mobile Anwendungen für Techniker, gewährleistet die Einhaltung von Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften, unterstützt Lager- und Einkaufsverwaltung und ermöglicht die operative Auftragsüberwachung. - Standardisierung von FM-Prozessen
Für FM-Dienstleister ist die Standardisierung von Prozessen unentbehrlich. Sie erhöht die Effizienz und Flexibilität, verbessert den Output und die Qualität und hilft dabei, profitabel und konkurrenzfähig zu arbeiten. Facility Management-Software ermöglicht es Dienstleistern, Betriebsprozesse und Workflows für mehrere Projekte und Kundenverträge in einer zentralen FM- Lösung zu standardisieren. - Finanzielle Integration
Eine schnelle und korrekte Rechnungsstellung ist ein wesentlicher Teil des Geschäftsmodells jedes FM-Dienstleisters. In den meisten Fällen wird dies von einem Finanz- oder ERP-System erledigt. Da die FM-Lösung viele für die Rechnungsstellung relevante Daten enthält, wie beispielsweise Zeitaufwand, Reisekosten und verwendetes Material, ist eine nahtlose und bidirektionale Integration der FM-Software mit einem Finanzsystem eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Implementierung. - Geschäftskontinuität im FM sicherstellen
Da Facility Management das Kerngeschäft von FM-Dienstleistern ist, ist die Integration einer geeigneten FM-Software sehr wichtig. Sowohl operative Endbenutzer als auch Manager müssen immer und überall einen einfachen webbasierten Zugang zum FM-System haben. Die weltweite Unterstützung und eine schnelle Reaktion des Supports, die sichere Installation von Software-Updates und ein professionelles Backup von Daten und Systemen innerhalb der FM-Software sind von wesentlicher Bedeutung für den Bestand des Kerngeschäfts.
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