Überall auf der Welt setzen innovative Real Estate- und Facility Management Spezialisten FM-Software ein, um ihre Immobilien und Einrichtungen effizient zu verwalten. Viele Real Estate- und Facility Manager sind sich jedoch nicht bewusst, dass sich die neueste Generation von Facility-Management-Software uch dazu eignet, die strategische Planung des Geschäfts zu unterstützen.
Mehr lesenFacility Management Software
Software für das Facility Management (FM) hat sich von einem System zur einfachen Erfassung von Gebäudedaten, Inventaren und Anlagen hin zu einem Softwaresystem entwickelt, das darauf abzielt, die Effizienz in der Planung und Ausführung von FM-Prozessen zu erhöhen. Ein komplettes Facility- Management-Informationssystem umfasst Workflow-Management, umfangreiche Berichterstattungs-und Geschäftsanalysemöglichkeiten und ist vollständig webbasiert. FM-Software wird oft in andere IT-Systeme integriert, wie ERP-Software, Gebäuderverwaltungssysteme, GIS-Lösungen, BIM-Modelle oder CAD-Software. Weil immer mehr Unternehmen ihre FM-Prozesse an professionelle Dienstleister (sogenannte Service Provider) vergeben, enthält moderne FM-Software auch Funktionen für das Überwachen von Verträgen in Bezug auf Leistung, Qualität und Budgets. Einige Lieferanten stellen Ihre Facility-Management-Software über die Cloud mithilfe eines SaaS-Modells zur Verfügung (Software as a Service). Damit sind sie bei der Beschaffung ihrer Softwarelizenzen und den internen Wartungs- und IT-Investitionen flexibel.
Neben der operativen Unterstützung in Facility-Management-Prozessen – wie Raumverwaltung, Wartungs- und Service-Management – unterstützt die FM-Software den Facility-Manager mit wertvollen Informationen und Analysen, die ihm helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen, Maßnahmen zu implementieren und Ergebnisse zu überwachen. Aber was sind diese fünf Punkte?
1. Wie hoch sind die FM-Kosten und wo liegt das Einsparpotenzial?
Es beginnt alles mit Transparenz und einer soliden Registrierung und Zuweisung von Kosten. In vielen Fällen wird ein Facility-Management-Informationssystem an Finanz-Systeme (ERP) angeschlossen, um die manuelle Eingabe zu vermeiden und Datenkonsistenz zu gewährleisten. FM-Software kann Kosten in Dashboards darstellen, wie beispielsweise Flächenkosten pro Quadratmeter, Kosten pro Arbeitsplatz pro Monate oder Kosten pro Benutzer. Dank dieser Berichte können Sie Einsparungspotenzial aufgrund von Trends, Abweichungen und internem oder externem Benchmarking erkennen.
2. Wie stimme ich mein Immobilienangebot und die FM-Dienstleistungen auf sich verändernde Bedürfnisse ab?
Facility Management unterstützt das Kerngeschäft des Unternehmens durch Dienstleistungen und Einrichtungen, die zu einer sicheren und produktiven Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter beitragen. Die Dynamik im Kerngeschäft beeinflusst dies ständig, sowohl die Art, als auch den Umfang. FM-Software unterstützt Immobilien- und Facility-Manager bei der Planung von zukünftigen Bedürfnissen und dem Erstellen verschiedener Szenarien. Analysen und Berichte zeigen dann die Auswirkungen auf FM-Dienstleitungen und das Immobilienangebot. Dies ermöglicht Immobilien- und Facility-Managern, ihren Beitrag zum Kerngeschäft zu steigern und garantiert eine rechtzeitige Abstimmung von Dienstleistungen und Einrichtungen auf sich verändernde Bedürfnisse.
3. Was ist die beste Outsourcing-Strategie?
Viele Unternehmen beauftragen professionelle Dienstleister mit operativen Dienstleistungen für Einrichtungen und Immobilien wie beispielsweise Reinigung, Catering, Werkschutz oder Wartung. Große internationale Service Provider bieten ein Komplett-Facilitymanagement an, bei dem mehrere Dienstleistungen in einem einzigen Vertrag gebündelt werden. FM-Systeme helfen mit den bereitgestellten Informationen über Immobilien, Räume, Inventar, Prozesse, Kosten und Kundenwünsche bei der Entwicklung der besten Einkaufsstrategie. Und nach der Festlegung der Outsourcingsstrategie hilft FM-Software, die Leistungen Ihrer Lieferanten zu überwachen und schnell Änderungen oder neue Verträge zu implementieren.
4. Wie erlebt der Kunde meine Dienstleistung?
Facility Management ist eine kundenorientierte Dienstleistung. FM-Software leistet einen großen Beitrag zur Kundenorientierung, indem sie FM-, IT- und HR-Prozesse in eine zentrale Software-Lösung integriert und Mitarbeitern immer und überall Zugang zu Dienstleistungen über die SelfService-Technologie bietet. FM-Software bietet sogar Tools, um die Qualität mit automatisierten Umfragen und Feedback-Formularen zu messen. Diese Art von Informationen hilft Facility-Managern, ihre Dienstleistung ständig zu verbessern und auf diese Weise die Kundenzufriedenheit und den Mehrwert für das Kerngeschäft zu erhöhen.
5. Wie passe ich Arbeitsplatzkonzepte an die zunehmende Mobilität von Mitarbeitern an?
Aspekte wie Globalisierung, Nachhaltigkeit, gesellschaftlich verantwortliches Handeln, sowie der technologische Fortschritt, tragen zu einer wachsenden Flexibilität der Mitarbeiter bei der Frage bei, wann, wo und wie sie arbeiten. Mitarbeiter sind mobiler als jemals zuvor, sie arbeiten von zuhause, im Zug, in öffentlichen Einrichtungen oder an flexiblen Arbeitsplätzen. Facility-Management-Software ermöglicht es Ihnen, Ihr Angebot an Arbeitsplätzen und Dienstleistungen auf diese zunehmende Dynamik in der Mobilität abzustimmen.
