Hyperautomatisierung

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Webinar - Hyperautomation: Die Strategie zur Steigerung Ihres FM-Geschäfts

Sehen Sie sich dieses Planon-Webinar an, um zu verstehen, welchen Wert die Implementierung einer Hyperautomatisierungsstrategie für FM-Dienstleister hat.

 

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Was ist Hyperautomatisierung?

Hyperautomatisierung wurde kürzlich von der führenden Analystenfirma Gartner zu einem seiner strategischen Top-Technologietrends für 2021 erklärt. Aber was genau bedeutet Hyperautomatisierung? 

Was Sie über Hyperautomatisierung wissen sollten: Es handelt sich nicht um eine einzelne, sondern um ein Ökosystem von Technologien. Es geht um die zunehmende Automatisierung von Geschäftsprozessen, zum Beispiel von Finanzprozessen, Marketingprozessen und betrieblichen Abläufen.

Mit dem Ziel, geschäftliche Entscheidungsfindung zu fördern, unterstützt Hyperautomatisierung geschäftliche Aktivitäten durch die Einführung und Automatisierung mehrerer Technologien, Tools oder Plattformen. Zu den beliebtesten gehören künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen, digitale Prozessautomatisierung (RPA), die Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing – kurz NLP), Low-Code-Anwendungsentwicklung, das Internet der Dinge (IoT), Process Mining und Plattformlösungen wie Planon Universe for Service Providers.

Durch diesen Prozess stellt Hyperautomatisierung Daten bereit, die eine Business-Intelligence-Ebene bieten, die es vorher nicht gab. Das Ergebnis: Unternehmen können sich wiederholende Aufgaben eliminieren, fehlerbedingte Risiken reduzieren, die betriebliche Effizienz und Ausfallsicherheit erhöhen und die Mitarbeiterleistung verbessern.

 

Die Vorteile der Hyperautomatisierung für Unternehmen

Die Hyperautomatisierung ermöglicht es Unternehmen, das Zusammenspiel von Prozessmanagement, Geschäftsfunktionen und ihre Leistungskennzahlen zu visualisieren und die Wertschöpfung zu steigern. Um eine gute Hyperautomatisierungsstrategie zu definieren, sollte ein Unternehmen:

    • ein Multi-Stakeholder-Projektteam mit Betriebs-, IT-, Kundendienst- und Außendienstmitarbeitern sowie Administratoren identifizieren und rekrutieren
    • die gewünschten Geschäftsergebnisse und die dazugehörigen Prozesse definieren, um diese Ergebnisse zu erzielen
    • Herausforderungen bei der Entwicklung oder Implementierung einer Hyperautomatisierungsstrategie bewältigen
    • die Effektivität der bestehenden Prozesse analysieren
    • Verbesserungsmöglichkeiten für Business und IT identifizieren
    • geeignete Tools prüfen, auswählen und implementieren, um die gewünschten Ergebnisse im Geschäftsprozessmanagement zu erzielen

Jedes Unternehmen, das Hyperautomatisierung einsetzt, wird positive Ergebnisse sehen, insbesondere wenn es darum geht, Einblicke in die Leistung bestehender Geschäftsziele und -prozesse zu gewinnen. Zu den traditionellen Bereichen, in denen diese Tools – vor allem jetzt und in der Zukunft – an Bedeutung gewinnen werden, gehören beispielsweise die Abfrage von Datenbanken in Bezug auf Elemente wie Anlagenregisterdaten, die Automatisierung des Projektmanagements, die Automatisierung des Kundenbeziehungsmanagements (CRM), die ERP-Integration, Zielerreichung und die Nachverfolgung von beispielsweise Leads, Mitarbeitern, Prozessen und Lagerressourcen. 

Die vielleicht vielversprechendste Folge der Hyperautomatisierung für Unternehmen bezieht sich jedoch auf die Belegschaft: Mitarbeiter werden effizienter, kreativer und innovativer und steigern so die Leistungsfähigkeit des Unternehmens. Der Vorteil dabei ist, dass dies auch zu einer deutlichen Kostenreduzierung führt.

Gartner geht davon aus, dass Hyperautomatisierung die Betriebskosten von Unternehmen bis 2024 um 30 Prozent senken wird. Das Marktforschungsunternehmen sagt, dass der Hauptfaktor für diese Einsparungen die Integration einer Hyperautomatisierungsstrategie in eine Service Management-Softwarelösung ist.

Einbindung von strukturierten und unstrukturierten Daten

Die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) ist ein wichtiger Pfeiler, wenn vordefinierte und standardisierte Schritte automatisiert werden sollen. Zum Beispiel, wenn Regeln den Ort und die Art der zu erfassenden oder zu schreibenden Daten definieren (z. B. das Abrufen von Serviceanforderungen aus einem Ticket für den Abschluss eines Arbeitsauftrags oder die Überprüfung der Richtigkeit einer Kundenrechnung usw.). Allerdings ist das nicht immer die beste Vorgehensweise. Das liegt daran, dass RPA die vorgegebenen Automatisierungsziele nicht immer erreichen kann, wenn die Daten in unstrukturierten oder unterschiedlichen Formaten und mit verschiedenen Inhalten vorliegen.

Durch den Einsatz einer Hyperautomatisierungsstrategie, die Technologien wie maschinelles Lernen und maschinelles Sehen einbezieht, sind Unternehmen in der Lage, die relevanten Informationen, die sie benötigen, aus mehreren Quellen zu extrahieren, was insgesamt zu effizienteren Abläufen führt.

Hyperautomatisierung bietet Unternehmen und ihren Führungskräften folgende Vorteile:

    • verbesserte Betriebsqualität
    • erhöhte Kundenbindung
    • bessere Transparenz bei Performance und Vertragserfüllung
    • erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation
    • bessere Compliance und geringeres Risiko
    • erhöhte Mitarbeiterkapazität und bessere Nutzung von Fähigkeiten
    • Zugang zur geschäftsspezifischen Wissensdatenbank in Echtzeit  
    • sofortige, genaue Einblicke
    • mehr Produktivität und bessere operative Margen

Dank Hyperautomatisierung bleiben FM-Dienstleister wettbewerbsfähig

Es wird erwartet, dass der Einsatz von Facility Services technologieintensiver wird, um den Branchentrends gerecht zu werden – wie z. B. dem Bedarf an kürzeren Durchlaufzeiten, dem Mangel an Arbeitskräften, der Notwendigkeit von Energieeffizienzen und der zunehmenden Komplexität von Serviceverträgen und Lösungen für den Anlagenbetrieb.

„Wir hören bereits von Fällen, in denen Mitarbeiter drei Tage in der Woche von zu Hause aus arbeiten werden, was bedeutet, dass unsere Dienstleistungen umdisponiert werden müssen. Außerdem werden Mitarbeiter nur dann ins Büro kommen, wenn gute Dienstleistungen verfügbar sind.“
– Peter Deroover (Sales Director für die Region BeNeLux bei Atalian Global Services)

Laut Unternehmensberater Frost and Sullivan wird erwartet, dass analytikbasierte Anwendungen eine Schlüsselrolle innerhalb dieses Ökosystems spielen werden. Es wird erwartet, dass diese Anwendungen zu einer verbesserten Serviceausführung und Innovationen führen werden, insbesondere wenn es um den zukünftigen Erfolg von Aktivitäten wie geplante präventive Wartung und Field Service Management geht.

Hyperautomatisierung kann auch die IT-Abteilungen von FM-Dienstleistern mit Software-Lösungen versorgen, die einfach zu bedienen und skalierbar und mit bestehenden Betriebsabläufen kompatibel sind. Tools zur Umsetzung einer Hyperautomatisierungsstrategie sollten nahezu – wenn nicht sogar vollständig – „Plug & Play“ sein, Daten aus verschiedenen Quellen beziehen und Application Programming Interfaces (APIs) und RPA nutzen können, um mit bestehender Software zu kommunizieren.

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Möglichkeiten der Hyperautomatisierung für FM-Dienstleister

Smart Planning und Arbeitszuteilung

Viele Facility Service-Anbieter haben aufgrund einer alternden Belegschaft und des Kampfes um neue Talente Schwierigkeiten, die richtigen Fachkräfte zu finden. Hyperautomatisierungstechnologien können die Ressourcenkapazität Ihrer Planungs- und Betriebsmitarbeiter optimieren. Eine Möglichkeit ist der Einsatz von Sensoren zur Bewertung des Zustands von Anlagen, um unnötige geplante Wartungs- und Reinigungsaktivitäten zu reduzieren. Die Planung anderer Aufgaben, wie z. B. der reaktiven Wartung, kann mit Lösungen wie fortschrittlichen Planungs- und Terminierungsalgorithmen oder einem virtuellen Planungsmitarbeiter, der Aufträge automatisch plant und disponiert, verbessert werden. Bei der automatischen Planung und Disposition werden Parameter wie die Kompetenzen der Mitarbeiter, Zertifizierungen, Verkehr, Wetter und persönliche Präferenzen berücksichtigt. Dadurch kann sich das Planungspersonal auf höher priorisierte und komplexere Aufgaben konzentrieren. Intelligente Automatisierungen können die Arbeitszuteilung und -verwaltung vereinfachen, indem sie Bildanalysen und intelligente, responsive Videos nutzen, um das Betriebspersonal durch komplexe Tätigkeiten zu führen.

Beobachtung von Kundenzufriedenheit, um die Reaktion auf Ereignisse mit hoher Priorität zu verbessern

Hyperautomatisierung kann einem Unternehmen helfen, seine wichtigsten Werttreiber zu fördern, insbesondere solche, die mit der Kundenbindung zusammenhängen. Mit KI können zum Beispiel Kommunikationskanäle überwacht und analysiert werden, um die „Stimmung“ des Kunden zu erfassen, wenn er anruft oder eine Anfrage über eine der Omnichannel-Apps sendet. Diese Analyse der Kundenzufriedenheit ermöglicht es Account Managern, Customer Success Managern oder Service Delivery Managern, die Wahrnehmung des Kunden hinsichtlich der Wichtigkeit der Anfrage und der Fähigkeit des FM-Dienstleisters, diese zu erfüllen, besser zu verstehen. Das bedeutet, dass ein Unternehmen zufriedene Kunden halten und diejenigen überzeugen kann, die unzufrieden sind. Die Implementierung einer Hyperautomatisierungslösung ermöglicht es FM-Dienstleistern, den nächstgelegenen qualifizierten Außendienstmitarbeiter zu entsenden, um sofort auf Ereignisse mit hoher Priorität  zu reagieren und/oder die entsprechenden Bereitschaftsschichten zu benachrichtigen, um eine schnelle Reaktion auf Notfälle zu gewährleisten.

Sicherstellung der Einhaltung von Verträgen und fristgerechte, korrekte Rechnungsbearbeitung

Für die Buchhaltungsabteilung von Unternehmen ist die Bearbeitung von Rechnungen eine der papierintensivsten Aufgaben und erfordert von den Mitarbeitern jeden Monat einen hohen Arbeitsaufwand. Zum Glück können Hyperautomatisierungstechnologien die Erfassung eingehender Informationen und die Berechnung ausgehender Rechnungen und Abrechnungsdaten vereinfachen. Dies ist besonders wichtig, da die Rechnungsbearbeitung eine der wichtigsten Bereiche im Unternehmen ist. Hierbei kann es zu Fehlern und langsamen Bearbeitungszeiten kommen, was zu zusätzlichen Kosten für FM-Dienstleister führt.

Da kommerzielle Vereinbarungen variieren und immer komplexer werden, ist es wichtig, Tarife, KPIs, Kollaborationsregeln und potenzielle Bonus- und Malusinformationen direkt aus den Serviceverträgen abzuleiten. Diese Informationen können mithilfe einer vertragszentrierten Betriebsplattform proaktiv überwacht werden. Dies stellt sicher, dass korrekte Abrechnungsinformationen verarbeitet und behördliche Arbeiten rechtzeitig geplant, Gesundheits- und Sicherheitsverfahren immer befolgt und damit verbundene Vertragsstrafen bei Nichteinhaltung verhindert werden.

Nachteile der Alternativen zur Hyperautomatisierung

Wenn Unternehmen sich nicht auf Hyperautomatisierung konzentrieren, kann dies schwerwiegende Folgen haben:

    • komplizierte, zeitaufwändige manuelle Prozesse, die sich wiederholen und die Mitarbeiter demotivieren
    • erhöhtes Risiko durch menschliche Fehler
    • geringere Genauigkeit der Prozessergebnisse
    • Risiken der Nichterfüllung von Verträgen
    • geringere operative Margen
    • Schwierigkeiten, wettbewerbsfähig zu bleiben, da die Geschäftsanforderungen immer komplexer werden und schnellere Entscheidungen erforderlich sind

 

Hyperautomatisierung bedeutet nicht gleich Digitalisierung oder Digitisierung

Wer mit der Hyperautomatisierung noch nicht vertraut ist, sollte wissen, dass diese Praxis unter verschiedenen Namen bekannt ist. Das Marktforschungsunternehmen IDC spricht von „intelligenter Prozessautomatisierung“ und das Beratungsunternehmen Forrester nennt es „digitale Prozessautomatisierung“.

Während Hyperautomatisierung eine Strategie zur Verknüpfung mehrerer digitalisierter Aufgaben ist, um einen End-to-End-Prozess zu automatisieren, sollte der Begriff nicht mit Digitalisierung verwechselt werden; die Begriffe sind keine Synonyme. Digitalisierung ist der Prozess, einzelne Aufgaben zu automatisieren, die auf digitalisierten Daten beruhen. Die Hyperautomatisierung bezieht sich eher auf den Prozess der Ausweitung der Digitalisierung auf alle Funktionen innerhalb eines Unternehmens – das Ergebnis ist die digitale Transformation.

In diesem Sinne dürfen wir auch die Digitalisierung nicht mit der Digitisierung verwechseln. Obwohl die Begriffe sehr ähnlich klingen, bezieht sich Digitisierung auf die Umwandlung von analogen Dateien in digitale Dateien, z. B. das Scannen von Dokumenten oder die Verwendung von OCR, um ein Dokument digital zu lesen und bestimmte Informationen zu extrahieren. Die Digitalisierung ist der Prozess der Nutzung digitaler Tools und Daten, um die Arbeit zu vereinfachen. Ein Beispiel hierfür ist die Automatisierung bestimmter Aufgaben, wie z.B. ein Pop-up, das Sie an ein virtuelles Meeting erinnert.

Zur Erläuterung: Mit einer Digitalisierungsstrategie können Unternehmen zwar ineffiziente Prozesse automatisieren, aber sie hilft nicht dabei, Ziele so effektiv wie möglich zu erreichen. Teil einer Hyperautomatisierungsstrategie ist es, bestehende Prozesse und automatisierte Aufgaben zu überprüfen, um herauszufinden, wo sie optimiert und verbessert werden können. Daher wird Hyperautomatisierung eingesetzt, um die Leistung einer Digitalisierungsstrategie zu verbessern.

Die Rolle von Hyperautomatisierung für kontinuierliches Wachstum

Die wachsende Popularität der Hyperautomatisierung zeigt sich darin, dass sie sich für die meisten Unternehmen von einer Option zu einer Notwendigkeit entwickelt hat. Aber warum? Nehmen wir zum Beispiel die COVID-19-Pandemie. Sie hat maßgeblich dazu beigetragen, dass Unternehmen immer schneller zu einem rein digitalen Ansatz übergehen mussten. Prozesse, die vor der Corona-Pandemie nicht digitalisiert waren, führten zu Problemen, da Abläufe in einem virtuellen, ortsunabhängigen Rahmen stattfinden mussten. IT-Führungskräfte mussten den Einsatz von Hyperautomatisierungs-Technologien neu ausrichten, da diese zum unverzichtbaren Bestandteil bei der Bewältigung kritischer Geschäftsanforderungen wurden.

Wie gut ist Ihr Unternehmen darauf vorbereitet, die Vorteile der Hyperautomatisierung zu nutzen? Wir haben ein kurzes Assessment entwickelt, das Ihnen hilft, Ihre Situation einzuschätzen. Durch die Beantwortung von 6 Fragen erhalten Sie ein deutliches Bild Ihres Reifegrads, sowie Empfehlungen für nächsten Schritte zu einem hyperautomatisierten Unternehmen.


Hyperautomatisierung in der realen Welt: Wie die Lösungen von Planon Ihre Anforderungen erfüllen

Seit den 1990ern bietet Planon ein vielseitiges Angebot an Facility Management-Softwarelösungen, die Gebäudeeigentümern, Mietern und FM-Dienstleistern dabei helfen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.

In enger Partnerschaft mit der Industrie und bestehenden Kunden hat Planon branchenspezifische Lösungen mit einzigartigen Funktionen für FM-Dienstleister, wie zum Beispiel für SPIE Deutschland & Zentraleuropa entwickelt. Dies führte zur Verbesserung operationeller Prozesse und zur Förderung des Geschäftswachstum beim führenden multitechnischen FM-Dienstleister in Europa.

Dank unserer Software konnte SPIE seine Prozesse an allen Standorten deutlich vorantreiben und seinen Kunden bessere Transparenz und einen viel einfacheren Zugang zu Dienstleistungen bieten.

Die Planon Plattform

Das oben genannte Beispiel zeigt, wie Unternehmen die Vorteile der innovativen Softwarelösungen genutzt haben, die auf der Planon Plattform verfügbar sind. Dazu gehören konfigurierbare und zukunftssichere Standardlösungen, die nicht nur auf hoch innovativer Technologie basieren, sondern auch eine nahtlose Integration mit ERP-, Finanz-, HR- und anderen Systemen bieten. Planon entwickelt sich gemeinsam mit Ihrem Unternehmen weiter, um eine erstklassige Serviceleistung zu ermöglichen.

Um mehr zu erfahren, sehen Sie sich die Aufzeichnung unseres Webinars über Hyperautomatisierung an und führen Sie unser interaktives Assessment durch. In diesem können Sie Ihre eigene Strategie bewerten und maßgeschneiderte Empfehlungen für Ihre nächsten Schritte auf dem Weg zur Hyperautomatisierung erhalten. Setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung, um zu besprechen, wie Planon Ihr FM-Geschäftswachstum unterstützen kann.

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