Workplace Management

Ein Integrated Workplace Management Systems (IWMS) , im deutschen Sprachraum häufig auch als Computer Aided Facility Management System bzw. CAFM bezeichnet unterstützt Organisationen bei der Optimierung im Workplace Management auf drei Ebenen:

_{1. Workplace Management auf strategischer Ebene}

Auf strategischer Ebene ermöglicht Workplace Management die Abstimmung des Arbeitsplatzangebots auf die Unternehmens- und Arbeitsplatzstrategie und den Arbeitsplatzbedarf, sowohl qualitativ als auch quantitativ. Jede Entwicklung, ob Expansion, Fusion, die Erschließung neuer Märkte oder kulturelle, demographische oder personalpolitische Aspekte, wirkt sich auf Zahl und Art der benötigten Arbeitsplätze aus. Wenn die Arbeitsplatzstrategie beispielsweise die Einführung flexibler oder geteilter Arbeitsplätze, neue Kooperationskonzepte oder mehr Arbeit im Homeoffice vorsieht, hat das großen Einfluss auf den künftigen Bedarf an Gebäuden, Flächen, Einrichtungen, Dienstleistungen und Prozessen.

Außer strukturierten Portfolio- und Nutzflächendaten bietet ein CAFM auch wertvolle Informationen über die Auslastung und Nutzung, die als wichtiger Input für die strategische Entscheidungsfindung im Workplace Management dienen können. Das strategische Arbeitsplatzmanagement ermöglicht es Ihnen, den künftigen Bedarf zu analysieren und Szenarien auf der Grundlage verschiedener Arbeitsplatzkonzepte zu entwerfen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeitsplatzstrategie optimal auf die Organisationsziele abgestimmt ist.

_{2. Workplace Management auf taktischer Ebene}

Auf taktischer Ebene hat Workplace Management zum Ziel, die gewählte Strategie erfolgreich umzusetzen, Auslastung zu überwachen und Arbeitsplatzkonzepte zu verbessern. Dieser Prozess umfasst alle Projekte und Aktivitäten, die zur Flächen- und Arbeitsplatzoptimierung beitragen, einschließlich der Koordinierung von Veränderungsprozessen.

Ein CAFM unterstützt das taktische Workplace Management mit einer breiten Palette von Belegungs-, Auslastungs- und Kostenanalysen, sowie mit Lösungen für die Planung und Verwaltung der notwendigen Veränderungen. In den meisten Fällen können CAD-Systeme in das CAFM integriert werden, wodurch sich die aktuelle und künftige Arbeitsplatz- und Raumnutzung übersichtlich visualisieren lässt. Darüber hinaus bietet CAFM Lösungen für das Projektmanagement, für Umzüge, Szenarioplanungen und die Weiterverrechnung von Kosten.

_{3. Workplace Management auf operativer Ebene}

Wichtige Voraussetzungen für erfolgreiches Arbeitsplatzmanagement sind operative Exzellenz und Flexibilität. Was wäre, wenn Mitarbeiter ins Büro kommen und keinen freien Arbeitsplatz finden, keinen Besprechungsraum buchen können oder den Konferenzraum trotz Reservierung besetzt vorfinden? Der Mehrwert des operativen Workplace Managements besteht darin, Chaos im Arbeitsalltag zu verhindern und Mitarbeiter mit intelligenten Lösungen für die Suche, Reservierung und Buchung der benötigten Einrichtungen zu unterstützen.

Eine CAFM-Lösung deckt die Anforderungen an ein optimales Arbeitsplatzmanagement ab und ermöglicht es, Konferenzräume und Arbeitsplätze vorab zu reservieren; oft können auch ad hoc verfügbare Arbeitsplätze und -räume belegt werden. In Kombination mit Sensortechnologie stellen diese Benutzerinformationen aus dem Arbeitsplatzmanagement des CAFM eine solide Basis für ein System dar, das es den Mitarbeitern ermöglicht, schnell einen geeigneten freien Arbeitsplatz zu finden. Zugleich gibt es den Facility Managern Instrumente an die Hand, um den Leerstand von Gebäuden zu reduzieren und das Dienstleistungsangebot optimal auf die tatsächliche Auslastung eines Gebäudes abzustimmen.

Im Gebäude werden die Mitarbeiter über Monitore mit Verfügbarkeitsindikatoren durch einen Etagenplan geführt, der Informationen zu Arbeitsplätzen und Räumen zeigt, die entweder belegt, reserviert oder verfügbar sind. Die Mitarbeiter können mit der App einen Arbeitsplatz reservieren, indem sie einfach einen QR-Code scannen oder einen RFID-Tag durchziehen.

Warum Mitarbeiterengagement wichtig ist

Das Mitarbeiterengagement beschreibt, wie stark sich die Mitarbeiter für die Ziele und Werte ihrer Organisation engagieren. Ein hohes Maß an Mitarbeiterengagement führt zu gesteigerter Produktivität, mehr Innovation und besserer Mitarbeiterbindung.

Workplace- und Facility Manager können das Niveau des Mitarbeiterengagements erheblich beeinflussen. Es beginnt mit der Erkenntnis, dass Mitarbeiter und andere Gebäudenutzer das Herzstück einer erfolgreichen Arbeitsplatzstrategie sind.

Die Mitarbeiter müssen in der Lage sein die Einrichtungen und Dienstleistungen innerhalb ihrer Arbeitsumgebung zu erkunden, sich darin zu bewegen und sie nutzen zu können. Intelligente Unternehmen stellen allen Mitarbeitern diese Möglichkeiten über eine praktische Smartphone-App zur Verfügung.

Eine Workplace-Engagement-App sollte sich an die persönlichen Vorlieben jedes Mitarbeiters anpassen, um den Tag im Büro so angenehm wie möglich zu gestalten.

_{Finden Sie den perfekten Arbeitsplatz}

Hier sind einige der wichtigsten Funktionen, die die ideale App bieten sollte:

• Die ideale App führt Mitarbeiter zu dem für sie angenehmsten Arbeitsplatz, basierend auf Umgebungsbedingungen wie Temperatur, Luftqualität, Geräuschpegel und Menschenansammlungen.

• Echtzeit-Benachrichtigungen über Ereignisse, die die Mitarbeiter betreffen können. Zum Beispiel: "Der Aufzug hält nicht im 3. Stock".

• Standortbezogene, interaktive Grundrisse. Mitarbeiter können Annehmlichkeiten und Kollegen leicht finden und zu ihnen navigieren.

• Terminplanung und Reservierungen. Mitarbeiter planen ihren Tag, indem sie die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen einsehen, bevor sie ins Büro kommen und Arbeitsplätze und Besprechungsräume reservieren.

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