Workplace Management

Workplace Management, im deutschen Sprachraum auch Arbeitsplatzmanagement genannt, bezeichnet die Optimierung von Einrichtungen, Dienstleistungen, Technologien und Prozessen, die Mitarbeiter bei Ihrer Arbeit alleine und im Team und bei der Entwicklung von Innovationen unterstützen. Arbeitsplatzoptimierung erhöht die Effektivität des Arbeitsumfelds und die Produktivität der Mitarbeiter und senkt Kosten.

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Workplace Management umfasst mehr als traditionelles Facility Management, da es zum Ziel hat, die Produktivität und Zusammenarbeit im Bereich des Kerngeschäfts zu verbessern. Arbeitsplatzmanagement ist ein strategisches Instrument, das Organisationsziele unterstützt und einen messbaren Mehrwert bietet. Workplace Management ist ein kontinuierlicher Prozess, der Leistungsfähigkeit am Arbeitslatz steigert.

Warum Arbeitsplatzoptimierung sinnvoll ist

Ob es um die Verwaltung ekleiner Büros oder eines komplexen, weltweiten Immobilienportfolios geht: Zum Arbeitsplatzmanagement gehören alle Prozesse, die die Leistungsfähigkeit der Arbeitsumgebung verbessern. Von der strategischen Planung bis zur operativen Nutzung, vom Catering bis zum Sicherheitsdienst und von der Wartung bis zum Service Management: Alle Prozesse tragen zu einer kontinuierlichen Arbeitsplatzoptimierung bei.

Außer zur Erhöhung der Produktivität leistet Workplace Management auch einen signifikanten Beitrag zur Kostenoptimierung und Kostensenkung. Räume und Arbeitsplätze erscheinen oft optimal belegt, aber die Praxis beweist, dass die Auslastung im Schnitt nur 50 bis 60 % beträgt. Teure Einrichtungen wie Konferenzräume, der Fuhrpark oder Spezialanlagen werden im Verhältnis zu den Kosten nur wenig genutzt. Die Optimierung der Arbeitsplatz- und Raumauslastung ist in vielen Fällen eine Folge der Einführung neuer Arbeitsplatzkonzepte. Innovative Organisationen streben danach, die Zusammenarbeit und Produktivität im Kerngeschäft zu erhöhen, indem sie aufgabenbasierte Arbeitsplatzkonzepte und Dienstleistungen anbieten. Dadurch können die Mitarbeiter selbst entscheiden, wann, wie und mit wem sie arbeiten wollen – ganz auf ihre aktuelle Aufgabe und die sich verändernden Anforderungen abgestimmt.

 


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Ein Computer Aided Facility Management System (CAFM) unterstützt Organisationen der Optimierung im Workplace Management- auf drei Ebenen:

1. Workplace Management auf strategischer Ebene

Auf strategischer Ebene ermöglicht Workplace Management die Abstimmung des Arbeitsplatzangebots auf die Unternehmens- und Arbeitsplatzstrategie und den Arbeitsplatzbedarf, sowohl qualitativ als auch quantitativ. Jede Entwicklung, ob Expansion, Fusion, die Erschließung neuer Märkte oder kulturelle, demographische oder personalpolitische Aspekte, wirkt sich auf Zahl und Art der benötigten Arbeitsplätze aus. Wenn die Arbeitsplatzstrategie beispielsweise die Einführung flexibler oder geteilter Arbeitsplätze, neue Kooperationskonzepte oder mehr Arbeit im Homeoffice vorsieht, hat das großen Einfluss auf den künftigen Bedarf an Gebäuden, Flächen, Einrichtungen, Dienstleistungen und Prozessen.

Außer strukturierten Portfolio- und Nutzflächendaten bietet ein CAFM auch wertvolle Informationen über die Auslastung und Nutzung, die als Input für die strategische Entscheidungsfindung im Workplace Management dienen können. Das strategische Arbeitsplatzmanagement ermöglicht es Ihnen, den künftigen Bedarf zu analysieren und Szenarien auf der Grundlage verschiedener Arbeitsplatzkonzepte zu entwerfen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeitsplatzstrategie optimal auf die Organisationsziele abgestimmt ist.

2. Workplace Management auf taktischer Ebene

Auf taktischer Ebene hat Workplace Management zum Ziel, die gewählte Strategie erfolgreich umzusetzen, Auslastung zu überwachen und Arbeitsplatzkonzepte zu verbessern. Dieser Prozess umfasst alle Projekte und Aktivitäten, die zur Flächen- und Arbeitsplatzoptimierung beitragen, einschließlich der Koordinierung von Veränderungsprozessen.

67% der Arbeitnehmer verließen ihren ehemaligen Arbeitgeber u.a. deshalb, weil ihr Arbeitsplatz nicht auf sie zugeschnitten war.

Ein CAFM unterstützt das taktische Workplace Management mit einer breiten Palette von Belegungs-, Auslastungs- und Kostenanalysen, sowie mit Lösungen für die Planung und Verwaltung der notwendigen Veränderungen. In den meisten Fällen können CAD-Systeme in das CAFM integriert werden, wodurch sich die aktuelle und künftige Arbeitsplatz- und Raumnutzung übersichtlich visualisieren lässt. Darüber hinaus bietet CAFM Lösungen für das Projektmanagement, für Umzüge, Szenarioplanungen und die Weiterverrechnung von Kosten.

3. Workplace Management auf operativer Ebene

Wichtige Voraussetzungen für erfolgreiches Arbeitsplatzmanagement sind operative Exzellenz und Flexibilität. Was wäre, wenn Mitarbeiter ins Büro kommen und keinen freien Arbeitsplatz finden, keinen Besprechungsraum buchen können oder den Konferenzraum trotz Reservierung besetzt vorfinden? Der Mehrwert des operativen Workplace Managements besteht darin, Chaos im Arbeitsalltag zu verhindern und Mitarbeiter mit intelligenten Lösungen für die Suche, Reservierung und Buchung der benötigten Einrichtungen zu unterstützen.

Eine CAFM-Lösung deckt die Anforderungen an ein optimales Arbeitsplatzmanagement ab und ermöglicht es, Konferenzräume und Arbeitsplätze vorab zu reservieren; oft können auch ad hoc verfügbare Arbeitsplätze und -räume belegt werden. In Kombination mit Sensortechnologie stellen diese Benutzerinformationen aus dem Arbeitsplatzmanagement des CAFM eine solide Basis für ein System dar, das es den Mitarbeitern ermöglicht, schnell einen geeigneten freien Arbeitsplatz zu finden. Zugleich gibt es den Facility Managern Instrumente an die Hand, um den Leerstand von Gebäuden zu reduzieren und das Dienstleistungsangebot optimal auf die tatsächliche Auslastung eines Gebäudes abzustimmen.

Workplace Management verbindet Mensch und Technologie

Arbeitsplatzmanagement kann aus drei Perspektiven betrachtet werden: aus der Vergangenheit, der Gegenwart und der Zukunft. Je mehr intelligente Technik ein Gebäude bietet, desto mehr Informationen stehen über seine tatsächliche aktuelle Nutzung zur Verfügung. Sicherheitsanlagen, IT-Netze und Gebäudeleittechnik liefern Facility Managern globale Daten über Belegungsgrade und Nutzungsmuster. Durch moderne Sensortechnologie hat sich die Präzision dieser Daten und Analysen stark verbessert: inzwischen gibt es bezahlbare Sensoren, die die Belegung eines Arbeitsplatzes oder eines Sitzungsraums in Echtzeit messen und in Kombination mit der richtigen Software eine detaillierte Analyse ermöglichen. Anhand dieser Informationen können Facility Manager die künftige Belegung prognostizieren und entsprechende Maßnahmen treffen.

Doch detaillierte Analysen der historischen Arbeitsplatz- und Flächennutzung helfen dem Mitarbeiter im Arbeitsalltag nicht. Um flexible Arbeitskräfte in ihrer aktuellen Arbeitssituation mit professionellem Arbeitsplatzmanagement optimal zu unterstützen, bedarf es einer engen Wechselwirkung zwischen Mensch und Technologie.

Die Kommunikation mit dem Gebäudenutzer über die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen und Konferenzräumen erfordert eine Herangehensweise, die den Nutzer selbst in den Mittelpunkt stellt. Manche Mitarbeiter müssen heute schon wissen, welche Arbeitsplätze morgen frei sind – noch bevor sie sich entscheiden, in welchem Gebäude sie arbeiten werden. Eine CAFM-App, die Teil einer Workplace Management-Software sein kann, kann die benötigten Kapazitäts- und Verfügbarkeitsdaten liefern. Im Gebäude selbst zeigen Informationsbildschirme, welche Arbeitsplätze in jedem Stockwerk gerade verfügbar sind. Dabei können an einem sogenannten Kiosk oder auf einem Grundriss aktuelle Daten über den Status der Arbeitsplätze angezeigt werden, etwa ob sie belegt, zu einem bestimmten Zeitpunkt reserviert oder frei sind. Über intelligente Workplace-Apps können die Mitarbeiter leicht feststellen, ob ein Arbeitsplatz frei ist und sich durch Scannen eines QR-Codes am Schreibtisch oder mittels RFID-Tag auf Basis von Standard-Nahfeldkommunikation einbuchen. Workplace Management-Apps erlauben eine flexible Nutzung und Buchung von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen.

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