In diesem Glossar erörtern wir die Grundlagen von ERP-, Immobilien- und Facility Management-Systemen. Dieser Leitfaden bietet klare und präzise Definitionen wichtiger Begriffe und Lösungen, einschließlich der Integration von ERP in ein IWMS.
Inhaltsverzeichnis
- Die wichtigsten Vorteile der Integration eines IWMS in ERP
- Grundlagen von ERP-, Immobilien- und Facility Management-Systemen
- Wie lässt sich der Erfolg der Integration eines IWMS in ERP messen?
- Kundenreferenz: Shell Real Estate nutzt Planon
- Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Die wichtigsten Vorteile der Integration eines IWMS in ERP
Die Integration eines IWMS in ERP kann Unternehmen unterstützen, die Datenqualität zu verbessern, Fehler zu reduzieren, Datenduplizierung zu vermeiden, die Transparenz zu erhöhen, die Ressourcenzuweisung zu verbessern, die Effizienz zu optimieren und Kosten zu sparen.
Durch die Integration eines IWMS in ERP können Unternehmen beispielsweise sicherstellen, dass ihre Leasingdaten systemübergreifend konsistent und korrekt sind, die Rechnungsverarbeitung und -zahlung automatisiert wird, Investitionsprojekte und Budgets verfolgt und überwacht sowie umfassende Berichte und Dashboards erstellt werden.
Unserer Erfahrung nach bietet die Kombination von ERP-Software und Software für das Immobilien- und Facility Management folgende Hauptvorteile für Unternehmen:
1. Verbesserte Datenqualität und -konsistenz
Durch die Synchronisierung von Daten über verschiedene Systeme hinweg, z. B. Finanz-, Personal-, Anlagen- und Flächenmanagement, können Unternehmen Datenduplizierung, Fehler und Inkonsistenzen vermeiden und sicherstellen, dass sie über eine zentrale Datenquelle für ihr Kerngeschäft und ihr Immobilienportfolio verfügen.
2. Verbesserte Transparenz und Kontrolle
Durch den Zugang zu umfassenden Echtzeit-Informationen über ihre Immobilien- und Anlagenleistung können Unternehmen bessere Entscheidungen treffen, Kosten und Risiken reduzieren und ihre Immobilienstrategien mit ihren Geschäftszielen und den Erwartungen der Stakeholder in Einklang bringen.
3. Optimierte Effizienz und Produktivität
Durch die Automatisierung und Rationalisierung von Arbeitsabläufen und Prozessen in verschiedenen Bereichen, wie z. B. Leasing-Management, Instandhaltung, Dienstleistungserbringung und Projektmanagement, können Unternehmen Zeit, Ressourcen und Geld sparen und die Qualität und Zuverlässigkeit ihrer Dienstleistungen und Ergebnisse verbessern.
4. Verbesserte Nutzererfahrung und
- zufriedenheit
Durch die Kombination von ERP mit Immobilien- und Facility Management-Software können Unternehmen ihren Mitarbeitenden, Kunden und Partnern eine nahtlose und benutzerfreundliche Schnittstelle zur Verfügung stellen, die es ihnen ermöglicht, auf die benötigten Dienstleistungen und Ressourcen ganz einfach zuzugreifen, sie anzufordern und zu verfolgen. Dies verbessert die Nutzererfahrung und fördert eine kollaborative und angenehme Arbeitsumgebung.
Grundlagen von ERP-, Immobilien- und Facility Management-Systemen
Enterprise Resource Planning (ERP) ist ein System integrierter Softwareanwendungen, das Unternehmen bei der Verwaltung ihrer wichtigsten Geschäftsprozesse wie Buchhaltung, Finanzen, Personalwesen, Lagerhaltung, Beschaffung, Vertrieb und Produktion unterstützt.
Da ERP-Software mehrere Abteilungen unterstützt, gibt es auch mehrere Nutzer mit unterschiedlichen Rollen. Die Verantwortung für die Planung, Pflege und Implementierung von Änderungen am ERP-System liegt in der Regel bei der IT-Abteilung.
Die folgenden Module sind Beispiele für Komponenten, die in einem typischen ERP-System zu finden sind:
- Finanzmodul
- Supply Chain Management (SCM)
- Fertigungsmodul zur Unterstützung der Produktions-, Qualitäts-, Bestands- und Vertriebsfunktionen von Fertigungsunternehmen
- Human Resource Management (HRM)
- Customer Relationship Management (CRM)
- Beschaffungsmodul zur Automatisierung von Einkauf, Rechnungsstellung und Lieferantenmanagement.
Real Estate- und Facility Management (REM & FM) ist ein System aus Prozessen, Tools und Strategien, das Unternehmen unterstützt, die Nutzung und Performance ihrer Gebäude und Grundstücke zu verbessern.
Es zielt darauf ab, das physische Betriebsumfeld eines Unternehmens mit seinen Zielen in Einklang zu bringen, indem Wert, Funktionalität und Nachhaltigkeit der Anlagen maximiert werden. Außerdem sollen die Kosten, Risiken und Umweltauswirkungen minimiert werden.
Ein Integrated Workplace Management System (IWMS) ist eine Softwareanwendung, die das Immobilien- und Facility Management unterstützt. Unternehmen integrieren IWMS in der Regel in ERP-Software, um die Datenqualität, die Transparenz und die Entscheidungsfindung zu verbessern.
Zu den typischen Nutzern eines IWMS gehören Immobilienverwalter, Facility Manager, Arbeitsplatzmanager, Raumplaner, Gebäudewartungstechniker und Nachhaltigkeitsexperten.
Die folgenden Module sind Beispiele für Komponenten, die in einem typischen IWMS zu finden sind:
Immobilien-portfoliomanagement vereinfacht das Commercial oder Corporate Real Estate Management über verschiedene Standorte, Märkte und Länder hinweg.
Flächen- und Arbeitsplatzmanagement unterstützt die Entwicklung und Umsetzung von Arbeitsplatzstrategien.
Facility Services Management ermöglicht es Facility Managern, die Ausführung von Dienstleistungen zu planen, zu terminieren und zu überwachen.
Asset & Maintenance Management hilft bei der Verwaltung und Verbesserung der Instandhaltung von materiellen Vermögenswerten.
Energie- und Nachhaltigkeitsmanagement hilft bei der Messung und Verbesserung des Energieverbrauchs und der Umweltauswirkungen von Anlagen.
Beginnen Sie mit Ihrer ERP- und IWMS-Integration
Ein modernes ERP-System wie SAP S/4HANA® Cloud Public Edition in Kombination mit einem IWMS wie Planon IWMS ermöglicht Unternehmen, ihr Kerngeschäft effizienter zu gestalten.
Die Integration eines IWMS in ein ERP-System hilft Ihnen, die Lücke zwischen Ihrem Immobilienmanagement und Ihren Kerngeschäftsprozessen zu schließen.Sie vereinfacht Arbeitsabläufe, steigert die Produktivität und stellt die Datengenauigkeit in allen Geschäftsbereichen sicher.
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie Ihre IWMS- und ERP-Systeme kombinieren können, kontaktieren Sie uns und fordern Sie eine Produktdemo an.
Wie lässt sich der Erfolg der Integration eines IWMS in ERP messen?
Durch die Verfolgung von Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) können Unternehmen bei der Kombination von ERP- und IWMS-Systemen die Ressourcenzuweisung optimieren, die Servicequalität verbessern und die Rendite messen. Dies sind häufig verwendete KPIs für das Immobilienmanagement:
- Die Belegungsrate ist der Prozentsatz der vermieteten oder belegten Fläche in einem Gebäude oder auf einem Grundstück.
- Die Mieterfluktuation ist die Häufigkeit, in der Mieter ihren Mietvertrag kündigen oder verlängern. Die Verlängerungsquote ist der Prozentsatz der Mieter, die ihren Mietvertrag am Ende der Laufzeit verlängern.
- Instandhaltungskosten bezeichnen den Geldbetrag, der für die Instandhaltung und Reparatur der Gebäude und Anlagen ausgegeben wird.
- Investitionsausgaben bezeichnen den Geldbetrag, der in den Erwerb, die Modernisierung oder die Verbesserung von Gebäuden und Anlagen investiert wird.
- Umweltauswirkungen sind die Auswirkungen der Gebäude und Anlagen auf die Umwelt. Dazu gehören u. a. der Energieverbrauch, Kohlenstoffemissionen, Abfallerzeugung oder Wasserverbrauch.
- Nutzerzufriedenheit ist der Grad der Zufriedenheit und des Engagements der Nutzer oder Bewohner der Gebäude und Einrichtungen.
Wie lässt sich die Rendite der ERP- und IWMS-Integration messen?
Um die Rendite der ERP- und IWMS-Integration zu messen, können Sie die Kosten und Vorteile des integrierten Systems mit denen der separaten Systeme vergleichen. Geht man von einem Software-as-a-Service-Abonnement aus, so umfassen die Kosten das Implementierungsprojekt sowie die jährlich wiederkehrenden Abonnementkosten.
Die Rendite wird berechnet, indem der Nettonutzen (Nutzen minus Kosten) durch die Gesamtkosten dividiert und mit 100 multipliziert wird, um einen Prozentsatz zu erhalten. Eine positive Rendite zeigt, dass sich die Integration ausgezahlt hat, während eine negative Rendite zeigt, dass die Integration nicht genug Wert generiert, um die Kosten zu rechtfertigen.
Formel zur Berechnung der Rendite
- Kosten = Implementierung + wiederkehrende Abonnementkosten
- Nutzen = Wert der verbesserten Ergebnisse - Kosten der separaten Systeme
- Nettonutzen = Nutzen - Kosten
- Rendite =(Nettonutzen / Kosten) x 100 %
Kundenreferenz: Shell Real Estate nutzt Planon
Shell Real Estate ist die zentralisierte Funktion bei Shell, mit der die Immobilienanlagen kontrolliert werden. Ihr Ziel ist es, die Betriebs- und Kosteneffizienz zu steigern und gleichzeitig Möglichkeiten zum Abbau nicht ausgelasteter Anlagen zu finden.
Lesen Sie wie Shell Real Estate sein Planon IWMS nahtlos in sein SAP® ERP integriert hat, um genaue Personal- und Lieferantendaten und eine schnelle Bearbeitung von Lieferantenrechnungen sicherzustellen.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Die Integration eines IWMS in ERP kann Herausforderungen mit sich bringen, wie z. B. in den Bereichen Datensicherheit, Systemkompatibilität, Data Governance, Änderungsmanagement und Nutzerakzeptanz.
So müssen Unternehmen beispielsweise sicherstellen, dass sie Vorschriften einhalten, dass ihre Systeme kompatibel und interoperabel sind und dass ihre Nutzer geschult und unterstützt werden.
Bei der Integration eines IWMS in Ihr ERP sollten Sie einen strukturierten Ansatz verfolgen: Der erste Schritt besteht darin, den aktuellen Stand der Immobilien- und Facility Management-Prozesse und -Systeme zu bewerten und die Lücken, Probleme und Ineffizienzen zu ermitteln, die behoben werden müssen.
Der zweite Schritt besteht darin, zu planen, wie die Integration durchgeführt werden soll und welche Methoden und Instrumente verwendet werden.
Wenn Sie bereits über ein IWMS verfügen, müssen Sie analysieren, ob es die Anforderungen und Ziele des Integrationsprojekts erfüllt. Wir haben einen umfassenden Leitfaden mit 7 Schritten für eine reibungslose Integration eines IWMS in ein ERP zusammengestellt.
Planon Real Estate Management for SAP S/4HANA® bietet eine produktspezifische Verknüpfung von Planon IWMS und SAP S/4HANA®, die diese Herausforderungen meistert und Ihnen schwierige Entscheidungen abnimmt. Lesen Sie unsere 6 FAQs zu intelligenten, nachhaltigen Immobilien mit SAP und Planon.
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