Dies ist der erste Blog einer dreiteiligen Reihe über die Entwicklung von Systemen, die heute als Integrated Workplace Management Systems (IWMS) bekannt sind. Wo sind diese Systeme entstanden und was hat zu ihrer Entwicklung geführt? Wie haben sie sich in die umfassenden, intelligenten Lösungen verwandelt, die heute implementiert werden, und welche Weiterentwicklungen können wir in der Zukunft erwarten? Heute sind Smart Buildings und Smart Business in aller Munde, aber welche Rolle kann ein IWMS spielen?
In diesem ersten Blog blicke ich auf die Anfänge von Computer Aided Facility Management (CAFM) und Integrated Workplace Management Systems (IWMS) sowie meine ersten persönlichen Erfahrungen mit diesen Technologien zurück. Damals galt es als „intelligent“, Daten in einer zentralen Datenbank zu speichern und einfache Berichte erstellen zu können. Diese erste Generation von Integrated Facility Management (FM)-Lösungen war an sich schon ein großer Schritt nach vorne.
Damals in den 90er-Jahren wusste ich quasi „nichts“. Ich war ein junger Facility Manager, der auf der Suche nach „Hilfe“ war. Der Betrieb von Gebäuden auf der Grundlage von Papiertickets und über Lotus 1-2-3 (ja, wirklich) war eine Herausforderung – ganz zu schweigen von der Verwaltung von Gebäuden und Menschen ohne aussagekräftige Daten. Ich benötigte strukturierte Informationen, die ich nicht hatte. Vor diesem Problem stand nicht nur ich, sondern auch andere Facility Manager und Kollegen im Außendienst.
Vor 25 Jahren hatte ich also keine Ahnung von intelligenten Gebäuden. Prozesse und Daten in ein System zu bringen und Berichte zu erstellen – das allein war für mich schon sehr intelligent! Wir haben in ein sogenanntes UniFMIS investiert, eines der ersten integrierten Facility Management Information Systems (FMIS), das auf Windows 3.x lief. „Integriert“ bedeutete damals eine zentrale Datenbank und eine modular aufgebaute Lösung, bei der alle Module die gleiche zentrale Datenbank nutzten. Die standardmäßige Integration von Prozessen in andere Systeme oder sogar Gebäude war einfach unvorstellbar.
Die Facility Management-Systeme der ersten Generation wurden als Computer Aided Facility Management (CAFM) bezeichnet. Computerised Maintenance Management System (CMMS), Facility Management Information System (FMIS) oder Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) waren ebenfalls gängige Begriffe. Obwohl sie als „integriert“ galten, konzentrierten sich die meisten dieser Systeme auf bestimmte Bereiche des Facility Management, vor allem das Maintenance Management und das Space Management. Einige Systeme der ersten Generation mit Space Management ermöglichten sogar die grundlegende Integration von AutoCad.
Trotz aller Entwicklungen und Innovationen stehen viele Unternehmen auch heute noch vor der Herausforderung, die richtigen Grundlagen im Space und Maintenance Management zu schaffen. Aber unabhängig von ihrem Reifegrad hinsichtlich der Implementierung eines IWMS erwägen fast alle Unternehmen die Einführung von Smart Building-Technologien.
Natürlich hatten die CAFM-Systeme der frühen Generation auch Vorteile. Strukturierte und zentralisierte Daten und Prozesse führten beispielsweise zu Kostensenkungen und verbesserter Kundenzufriedenheit – integrierte Facility Management-Lösungen steckten jedoch noch in ihren Kinderschuhen. Die Professionalisierung des Facility Management und des Corporate Real Estate Management sowie rasante Technologieinnovationen trugen dazu bei, die Weiterentwicklung dieser Systeme zu beschleunigen. In den späten 90ern und zu Beginn des neuen Jahrtausends basierten die meisten Lösungen auf relationalen Datenbanken. Die Lösungen wurden kundenorientierter und die Funktionen wurden erweitert, zum Beispiel um das Service Management. Darüber hinaus wurde die Standardintegration in andere Systeme, zum Beispiel HR- oder Finanzsysteme, zu einer wichtigen Priorität und einer wesentlichen Kundenanforderung.
In dieser Zeit wurden die ersten Integrationen in Gebäude durch die Verknüpfung mit Gebäudemanagementsystemen realisiert. Das Gebäude sendete automatisierte Benachrichtigungen an die CAFM-Lösung, woraufhin ein Ticket generiert wurde. Dies war einer der ersten Schritte hin zu einem „Smart Building“, doch die Weiterentwicklung ließ nicht lange auf sich warten. Gartner führte das IWMS-Konzept Anfang des neuen Jahrtausends ein und veröffentlichte 2004 seinen ersten IWMS-Marktführer. Diese Entwicklung war entscheidend dafür, wo wir heute stehen.
Ursprünglich wurden Integrated-Workplace-Management-Systeme als Softwarelösung definiert, die Unternehmen dabei unterstützen, die Nutzung von Arbeitsplatzressourcen zu optimieren, einschließlich der Verwaltung des Immobilienportfolios, der Infrastruktur und der Gebäudeanlagen. Heute haben sich IWMS zu weitaus leistungsfähigeren Systemen entwickelt und gelten als integraler Bestandteil der Smart Building-Technologie, die mit Tools wie Building Management Systems (BMS), Energy Management Software (EMS), Workplace Management Tools, Sensoren und Building Information Models (BIM) vernetzt ist.
Der zweite Blog dieser Reihe handelt vom Aufstieg des IWMS, den Auswirkungen auf den Markt und die Vorteile für die Nutzer. Ich werde auch darüber sprechen, wie der rasante technologische Fortschritt und andere Faktoren wie der wirtschaftliche und demografische Wandel die Entwicklung von IWMS und die „Geburt“ von Smart Building-Technologien beeinflusst haben.
