Nur zu oft werden Immobilien- und Facility-Manager erst viel zu spät – oder gar nicht - in die Entscheidungsprozesse der Leitungsebene einbezogen. Eine verpasste Chance für Kostensenkungen und Produktivitätssteigerungen, zumal Immobilien in vielen Organisationen zu den größten Posten in der Bilanz gehören und die Arbeitswelt in raschem Wandel begriffen ist.
Darum sollten Sie wissen, wie Sie Ihre Pläne optimal präsentieren können, sobald sich die Gelegenheit dazu bietet. Die folgenden sieben Tipps helfen Ihnen, die Geschäftsleitung zu überzeugen und so dem Immobilien- und Facility-Management mehr Aufmerksamkeit zu verschaffen.
1. Gute Vorbereitung
Auch wenn es einfach und logisch klingt – unterschätzen Sie die Vorbereitung nicht, denn eine schlechte Gesprächsvorbereitung wird Ihrem Anliegen schaden. Halten Sie also in Ihrem Terminkalender genügend Zeit dafür frei und suchen Sie sich einen Ort, an dem Sie ungestört arbeiten können.
2. Kenntnis der Erwartungen
Wenn die Geschäftsleitung bereit ist, Sie zu empfangen, hat Ihr Gesprächspartner zweifellos eine eigene Vorstellung davon, was Sie in der Organisation erreichen sollen. Informieren Sie sich vorab darüber und nutzen Sie dieses Wissen, um Ihre Botschaft möglichst effektiv und überzeugend zu vermitteln. Ihr Gesprächspartner weiß wahrscheinlich besser als Sie, was die Geschäftsleitung will, und kann Ihnen helfen, den Fokus auf deren Prioritäten zu setzen.
3. Kenntnis Ihres Gegenübers
Wenn Sie die Gesprächsteilnehmer kennen, können Sie eine Präsentation vorbereiten, die für alle Anwesenden relevant ist. Formulieren Sie Ihre Botschaft so, dass sie die Interessen Ihres Publikums anspricht. So sichern Sie sich Unterstützung. Macht sich der CIO über zunehmende Bedrohungen des Datenschutzes Sorgen? Dann sagen Sie ihm, wie Ihr Vorschlag ihm nutzen kann. Wenn Sie gut über die Ziele jedes Mitglieds der Geschäftsleitung und ihrer Teams informiert sind, können Sie sich auch auf schwierige Fragen gut vorbereiten und mit fachkundigen und sorgfältig formulierten Antworten überzeugen.
4. Zusammenfassung Ihrer Botschaft
Sind Sie sich 100 % darüber im Klaren, was Ihr Ziel ist und was Sie von der Geschäftsleitung wollen? Können Sie Ihren Vorschlag in höchstens zwei Sätzen zusammenfassen? Welche Kernbotschaft wollen Sie vermitteln? Wie sieht Ihre ideale Zukunft aus? Behalten Sie diese Fragen immer im Blick, damit alles, was Sie tun, zur Realisierung Ihrer Ziele beiträgt.
5. Selbstvertrauen
Ohne genügend Selbstvertrauen werden Sie die Geschäftsleitung nicht davon überzeugen können, dass Sie auch wirklich imstande sind, Ihre Vision und die versprochenen Vorteile zu realisieren. Üben Sie Ihre Präsentation mit einem Freund oder Kollegen und bitten Sie um Feedback und Verbesserungsvorschläge. Dann können Sie selbstsicher und gut gewappnet vor die Geschäftsleitung treten.
6. Präsenz nach dem Gespräch
Stellen Sie sicher, dass die Gesprächsteilnehmer auch nach der Präsentation Zugang zu den wichtigsten Informationen haben, insbesondere zu den Kernpunkten Ihres Vorschlags und den Vorteilen für die Organisation. Vermeiden Sie dicht beschriebene Papiere, die Ihr Publikum aus Zeitmangel sowieso nicht lesen wird!
7. Ehrlichkeit
Wenn Sie eine schwierige Frage nicht gleich beantworten können, geben Sie das einfach ehrlich zu. Versprechen Sie, die Antwort nachzuliefern. Und halten Sie sich unbedingt daran! Damit sichern Sie sich mehr Respekt als mit einer vagen Antwort, die sich später vielleicht als falsch erweist. Das würde nicht nur Ihrer Glaubwürdigkeit insgesamt, sondern auch der Akzeptanz Ihres Vorschlags schaden.
Zu den größten Investitionen für Immobilien- und Facility-Manager gehört die Software für Verwaltung, Monitoring und Berichterstattung. Oft handelt es sich um eine IWMS- oder CAFM-Lösung. Ganz gleich, ob Sie das bisherige Softwarepaket effektiver einsetzen oder in ein neues System investieren wollen – die Unterstützung der Geschäftsleitung brauchen Sie auf jeden Fall.
Um Sie bei dieser Herausforderung zu unterstützen, hat Planon ein zehnseitiges White Paper für Sie zusammengestellt: „CAFM – wie Sie die Geschäftsleitung ins Boot holen“. Darin werden die wichtigsten Vorteile von CAFM-Software präsentiert, mit besonderer Fokussierung auf die Führungsetagen. Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, einen überzeugenden Business Case zu erstellen, der Ihnen die Unterstützung der Geschäftsleitung sichert.
