Eine kürzlich erschienene Titelstory in The New York Times schildert die schwierige Lage von Eigentümern von Gewerbeimmobilien in Großstädten: Mit dem Abklingen der Corona-Pandemie werden Unternehmen, die im letzten Jahr von heute auf morgen von Büroarbeit auf Homeoffice umgestellt haben, diesen Wandel wahrscheinlich fortsetzen. Der Büroleerstand in New York City ist auf dem höchsten Stand seit mehreren Jahrzehnten, der Marktwert ist um 25 Prozent gesunken, die Steuereinnahmen aus Immobilien sind entsprechend zurückgegangen und große Unternehmen wie JPMorgan Chase, Ford Motor, Salesforce, Target und andere verkleinern ihre Firmenstandorte. Der CEO von JPMorgan Chase, Jamie Dimon, prognostiziert, dass sein Unternehmen als größter privater Arbeitgeber in New York City wahrscheinlich auch weiterhin nur 60 Arbeitsplätze pro 100 Mitarbeiter benötigt, da das Unternehmen auf Homeoffice oder Hybridarbeitsplätze setzt.
Nicht nur New York leidet unter dieser Situation, Städte auf der ganzen Welt erleben Ähnliches. Die Leerstandsraten von Gewerbeimmobilien in Deutschland haben nach einer Umfrage des Immobilienverbandes Deutschland (IVD) in der Coronakrise deutlich zugenommen.
Nach Aussagen des Verbands stehen in Klein- und Mittelstädten zurzeit bis zu 25 Prozent der innerstädtischer Ladenflächen leer. Es wird erwartet, dass der zunehmenden Leerstand kein vorübergehendes Phänomen ist, das sich nach der Pandemie abschwächen wird. Für Vermieter ist dies eindeutig eine Zeit, die mit finanziellen Risiken behaftet ist. Für Mieter wiederum ist es eine Chance, ihr Immobilienportfolio zu optimieren. Und wenn es um Optimierung geht, ist ein Integrated Workplace Management System ein unverzichtbares Tool.
Für jeden, der einen strategischen Blick auf das Immobilienportfolio seines Unternehmens wirft, ist der erste offensichtliche Bedarf eine globale Perspektive, die es ermöglicht, aktive Mietverträge, Auslauffristen, Optionen für eine vorzeitige Kündigung oder Änderung usw. zu identifizieren. Steuern, Gebühren, Instandhaltung der Gemeinschaftsflächen und andere integrierte Betriebskosten sind ebenfalls absolut notwendige Informationen. Darüber hinaus sollten Sie sich über die Annehmlichkeiten und Vergünstigungen informieren, die an den verschiedenen Mietstandorten angeboten werden. Ein solides Leasing-Verwaltungssystem mag zwar all diese Elemente zu geringeren Kosten als ein IWMS bereitstellen, aber um ein vollständiges Bild zu erhalten, anhand dessen Sie wichtige Portfolio-Entscheidungen treffen können, benötigen Sie mehr.
Nicht alle Kosten sind in Leasingverträgen enthalten. Und nicht bei allen Mietverträgen geht es um Immobilien. Viele Unternehmen haben z. B. zahlreiche geleaste Geräte, die zwar von den Abteilungen und nicht vom Unternehmen selbst verwaltet werden, die aber dennoch zu den Gesamtkosten des Unternehmens beitragen.
Wie hoch sind die nicht Leasing-bezogenen Betriebskosten für jeden Ihrer angemieteten Standorte? Energie und andere Nebenkosten, Reinigung, Erstattung von Parkgebühren an Mitarbeiter und andere Ausgaben sollten in einer Weise erfasst werden, die eine einfache, unkomplizierte Kostenaufstellung ermöglicht.
Die Entscheidung, ob ein Standort beibehalten werden soll, hängt von mehr als nur den Kosten ab. Es ist eine strategische Entscheidung für das Unternehmen, die sich auf die kommenden Jahre auswirken wird.
Wie gut ist eine Immobilie ausgelastet? Wie komfortabel ist sie für die Mitarbeiter, die diesem Standort zugewiesen sind? Verfügt sie über die richtige Raumanzahl, -art und -größe für die jeweilige Nutzungsart? Diese wichtigen Fragen lassen sich nicht allein anhand des Mietvertrags beantworten. Man benötigt ein Flächenmanagementsystem und ggf. Erweiterungen wie z. B. eine Wegeleitlösung.
Da sich die Prioritäten bei der Raumplanung von der Flächenverdichtung hin zur Gewährleistung von Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter verschoben haben, benötigen Unternehmen komplexere Informationen, um sicherzustellen, dass die Arbeitsplätze alle Richtlinien und Vorschriften erfüllen. Es mag zu früh sein, vorherzusagen, ob die Social-Distancing-Maßnahmen des Jahres 2020 längerfristig Bestand haben, aber heute sind sie Realität. Verbesserte Reinigungsverfahren, die Verfügbarkeit von Hilfsmitteln wie Händedesinfektionsmitteln und Desinfektionstüchern und ähnliche Veränderungen scheinen zumindest mittelfristig erforderlich zu sein. Die Überwachung der tatsächlichen Belegung ist ebenfalls zu einer Priorität geworden. Unternehmen müssen potenziell risikobehaftete Aktivitätsbereiche ermitteln können, die möglicherweise optimiert werden müssen.
Der Trend zum hybriden Arbeiten lässt auch einen anhaltenden Bedarf an Maßnahmen zur Arbeitsplatzzuweisung wie z. B. praktische Reservierungssysteme erahnen. Mitarbeiter, die nur ein- oder zweimal pro Woche ins Büro kommen, benötigen vielleicht keinen Vollzeit-Schreibtisch, aber sie müssen sicher sein können, dass ein Schreibtisch verfügbar ist, wenn sie ins Büro kommen. Sie werden nach wie vor einen Arbeitsplatz wollen, der für ihre Aufgaben und die Kollegen, mit denen sie interagieren müssen, geeignet ist und der ein angemessenes Maß an Privatsphäre für die jeweilige Arbeitsaufgabe bietet. Je nach Unternehmen und Standort können solche Reservierungen z. B. eine verstärkte Reinigung bereits am Vorabend in Gang setzen.
Die Umgestaltung des Arbeitsplatzes für neue Belegungsarten kann zahlreiche Projekte zur Folge haben, wie z. B. die Änderung der Möblierung, die Schaffung neuer Orte für die Zusammenarbeit oder die Isolierung sowie die Verlagerung von Schreibtischen und persönlichen Gegenständen der bestehenden Mitarbeiter. Darüber hinaus stellt die Verwaltung der Arbeitsgeräte, die außerhalb des Firmengeländes in den Privatwohnungen der Mitarbeiter genutzt werden, andere Herausforderungen dar als die Verwaltung vor Ort.
Nun könnte man argumentieren, dass spezifische Systeme für jede dieser Komponenten genutzt werden können und dass Business Intelligence-Systeme und Data Lakes die Informationen für ein globales Reporting aggregieren können. Das wäre zutreffend. Noch überzeugender ist jedoch, dass eine einzige, arbeitsplatzzentrierte Lösung – ein IWMS – eine doppelte und/oder inkonsistente Datenerfassung eliminieren, die Sichtbarkeit genauer Informationen über Unternehmensgrenzen hinweg sicherstellen und Vergleiche auf der Basis gleichwertiger Informationen ermöglichen kann. Dies ist kein neues Argument. Tatsächlich ist dies ein zentrales Wertversprechen eines IWMS, seit es diese Systeme gibt. Aber es gab vielleicht noch nie eine Zeit, in der dies notwendiger war.
