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22 juin 2017

Comment mettre en place votre référentiel de gestion des contrats

Dans mon précèdent post, j’ai expliqué comment établir un inventaire structuré de vos actifs. Connaître les contrats liés à vos actifs ainsi que leurs termes et conditions est une deuxième étape importante pour mettre en place une gestion de la maintenance efficace. 

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Mettre en place un référentiel structuré de vos contrats

Sans un référentiel de gestion des contrats approprié, votre organisation et vous courez un grand risque et ne pouvez contrôler les obligations des fournisseurs, les coûts associés, les résiliations contractuelles ou la conformité réglementaire. Un référentiel structuré des contrats vous permet de gérer de manière proactive les fournisseurs, de valider les coûts et les performances liés aux contrats, d’assurer les annulations ou modifications de contrats en temps opportun et de disposer d’informations précieuses pour améliorer les politiques contractuelles. La mise en place de votre référentiel de gestion des contrats commence par un inventaire des catégories de contrats, avec les contrats basés sur l’activité, les contrats de performance ou les accords cadres, mais aussi les applications contractuelles comme la maintenance, les services, l’approvisionnement, les baux, etc. Pour tout contrat, vous devez collecter,enregistrer et conserver un ensemble de données de base, notamment :

  • Des informations internes telles que le propriétaire du contrat, le service et le centre de coûts concernés.
  • Des informations sur le fournisseur telles que les coordonnées de l’entreprise et le contact.
  • Les informations relatives au statut du contrat, les négociations, son approbation et son activation ou sa résiliation.
  • Les informations de date telles que la date de début, le préavis, la date de fin ou les options d’annulation.
  • Les références des actifs qui lui sont liés dans votre référentiel des actifs. Au-delà des données de base, la catégorie de contrat détermine le niveau suivant de données et d’informations contractuelles.

Pour un contrat de maintenance basé sur l’activité, vous devrez enregistrer des informations sur :

  • Chacune des activités qui sont contractées.
  • Le calendrier et la fréquence éventuelle des activités.
  • Le budget associé au contrat ou le coût fixé par activité.

Comme la contractualisation de la performance est un concept différent pour les contrats de sous-traitance, ils incluent d’autres types de données et d’informations, notamment :

  • La définition des performances en termes de disponibilité et de qualité des actifs.
  • Les niveaux de service détaillés et les horaires et délais à respecter.
  • Les méthodes pour mesurer les performances, les bonus et pénalités convenus avec les prestataires et les paramètres de facturation. 

3 points de depart pour enregistrer vos contrats

Bien entendu, plus les contrats sont complexes, plus les processus d’enregistrement et de gestion sont exigeants. Dans tous les cas, vous devrez commencer par l’enregistrement de vos contrats de base. Le processus de gestion du contrat vous aidera ensuite à évoluer vers le prochain niveau de maintenance et de sous-traitance. Toutefois, quel que soit le type de contrat, gardez à l’esprit les trois points de départ suivants :

  1. Liez les contrats à votre référentiel d’actifs, car cela simplifiera immédiatement vos processus de maintenance corrective et planifiée et vous permettra de réaliser des analyses plus riches et plus nombreuses.
  2. Prévoyez des alertes et notifications dans vos processus ou vos systèmes de gestion pour traiter en temps opportun les annulations ou les renouvellements de contrats.
  3. Reliez au contrat tous les documents et fichiers contractuels numérisés ou scannés afin de disposer d’une source unique de données pour toutes les informations contractuelles.

Jos Knops
Director Global Product Marketing

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