Gestion de l’environnement de travail : définition et enjeux

Les notions clés de la gestion de l'environnement de travail

Qu'il s'agisse de la gestion d'un seul poste de travail ou de celle d'un portefeuille immobilier complexe d'envergure internationale, la gestion de l’environnement de travail englobe tous les processus visant à améliorer le niveau de performance de vos lieux de travail. De la planification stratégique à l'utilisation opérationnelle des équipements, de la restauration collective à la sécurité et de la maintenance à la gestion des services, tous les processus contribuent à une optimisation continue de l'environnement de travail.

Rationaliser les espaces de travail

Outre une augmentation de la productivité, la gestion professionnelle de l’environnement de travail ou workplace management contribue à améliorer l’organisation des espaces et des équipements et à réduire les coûts. On pense souvent que les espaces et postes de travail sont utilisés de manière optimale : l'expérience montre que le taux d'occupation moyen se situe en fait entre 50 % et 60 %. Les équipements coûteux comme les salles de réunion, le parc automobile ou le matériel spécifique ont un faible taux d'occupation par rapport à leurs coûts. L'optimisation du taux d'occupation des espaces et postes de travail est souvent initiée par la mise en place de nouveaux concepts d’environnement de travail. Les entreprises innovantes cherchent à augmenter la collaboration et la productivité de leurs employés en recourant à des types d’environnement de travail et à des services centrés sur leur activité. Les collaborateurs peuvent ainsi décider eux-mêmes où, quand, comment et avec qui ils travaillent, leur choix étant parfaitement adapté à leurs activités et à leurs besoins.

Infographies

Checklist pour une réouverture des bureaux réussie

Cette infographie présente 9 domaines clés à prendre en compte par les équipes de facility management pour définir un plan efficace de réouverture des sites. Sous forme de checklist, retrouvez également les cas d’utilisation de Planon Universe associés à ces domaines.

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Planon Workplace Edition

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Trois niveaux d'optimisation de l’environnement de travail

Une Solution de Gestion Intégrée de l'Environnement de travail (IWMS) assiste les entreprises dans leur quête permanente d'une optimisation de l’environnement de travail sur trois niveaux :

1. Gestion de l’environnement de travail au niveau stratégique

D’un point de vue stratégique, la gestion de l’environnement de travail assure à moyen et long terme un alignement des stratégies d'entreprise et de l'environnement de travail.

Qu'il s'agisse de croissance, de fusions, de nouveaux marchés, de caractéristiques culturelles et démographiques ou de politique du personnel, tous ces paramètres influent sur le nombre et le type de postes de travail nécessaires. La stratégie de l'environnement de travail comprend, par exemple, la mise en place de concepts de postes de travail flexibles ou partagés, de nouveaux concepts de collaboration ou la possibilité de travailler à domicile. Cette stratégie a un impact non négligeable sur les besoins futurs en immobilier, espaces, équipements, services et processus.

Outre des données sur le portefeuille immobilier et les espaces, une Solution de Gestion Intégrée de l'Environnement de travail fournit de précieux renseignements sur le taux d'occupation et d'utilisation, qui pourront être par la suite utilisés pour prendre des décisions stratégiques concernant l’environnement de travail. Une planification stratégique de l'environnement de travail vous permet d'analyser les besoins futurs et de créer des scénarios à partir de différents concepts. Il en résulte une correspondance optimale entre votre stratégie d'environnement de travail et les objectifs de l'entreprise.

2. Gestion de l’environnement de travail au niveau tactique

Au niveau tactique, l'objectif du workplace management est de mettre en œuvre avec succès la stratégie définie par l’entreprise, d'assurer le pilotage et le contrôle continu des performances et de les améliorer si besoin.

Ce processus englobe tous les projets et toutes les activités entraînant une optimisation des espaces et des postes de travail, y compris la coordination de tous les changements induits par l’activité de l’entreprise.

67% des experts en entreprise ont quitté leur ancien employeur car leur environnement de travail n'était pas optimisé pour eux.

Une Solution de Gestion Intégrée de l'Environnement de travail (IWMS) permet une gestion tactique de l’environnement de travail grâce à une offre large et variée de solutions et d'analyses des taux d'utilisation, d'occupation et des coûts, visant à planifier et à gérer les changements. Dans la plupart des cas, il est possible d'intégrer des systèmes de conception assistée par ordinateur (CAO) à une Solution de Gestion Intégrée de l'Environnement de travail (IWMS) afin de visualiser l'utilisation actuelle et future des espaces et postes de travail. Elle propose, en outre, pour les managers, des solutions pour la gestion de projets, les déménagements, la planification de scénarios et de refacturation.

3. Gestion des espaces de travail au niveau opérationnel

L'excellence opérationnelle et la flexibilité sont d'importantes conditions pour la réussite de sa gestion de l’environnement de travail.

Pensez à ce qui se passe lorsque des personnes entrent dans un bureau et ne trouvent aucun poste disponible, aucun espace où elles peuvent travailler ou lorsqu'une salle de réunion réservée est déjà occupée par quelqu'un d’autre. La valeur ajoutée d'une gestion opérationnelle de l’environnement de travail consiste à éviter le chaos dans les activités quotidiennes et à faciliter le travail des collaborateurs en leur proposant des solutions intelligentes pour localiser, réserver et enregistrer les équipements dont ils ont besoin.

Une Solution de Gestion Intégrée de l'Environnement de travail permet de réserver au préalable des salles de réunion et des espaces de travail spécifiques sans faire obstacle pour autant à l'utilisation immédiate (sans réservation) d'un espace de travail si celui-ci est disponible. Ces informations sur le taux d'utilisation, combinées à la technologie des capteurs, sont un atout majeur pour tous ceux qui veulent trouver rapidement un espace de travail qui leur convient et qui est disponible. Pour les facility managers, elles constituent simultanément un outil indispensable pour réduire l'inoccupation de bâtiments et harmoniser de manière optimale les services au taux d'occupation effectif d'un bâtiment.

Faire interagir les technologies du workplace et les utilisateurs

La gestion d'un environnement de travail flexible doit intégrer trois perspectives différentes : le passé, le présent et le futur. Plus le bâtiment est équipé en systèmes intelligents, plus on disposera d'informations sur son utilisation réelle. Les systèmes de sécurité, les réseaux informatiques et les systèmes de gestion techniques des bâtiments (GTB) peuvent fournir aux responsables du facility management des données précises sur l'occupation. Ils établiront ainsi des modèles et des prévisions. Les récents progrès dans la technologie des capteurs leur permettent d'être plus exacts.

Des modèles peu onéreux peuvent déjà mesurer le taux d'occupation d'un bureau ou d'une salle de réunion, minute par minute, et un bon logiciel en déduira une analyse détaillée. À partir de ces informations, les facility managers peuvent d'ores et déjà prévoir les taux d'occupation futurs et prendre les mesures qui s'imposent.

Toutefois, des analyses détaillées de l'historique d’utilisation des salles et des espaces de travail n'apportent aucune solution au collaborateur qui recherche activement à l’instant T un espace de travail ou une salle de réunion appropriés. Une interaction étroite entre l'homme et la technologie est nécessaire à cet effet, afin de permettre au collaborateur flexible d'évoluer de manière optimale dans sa situation de travail actuelle et dans un environnement de travail en adéquation avec ses besoins.

Toute communication avec les utilisateurs sur la disponibilité des espaces de travail et de réunion nécessite une approche centrée sur l'utilisateur. Parfois, un employé doit connaître en amont les espaces disponibles pour pouvoir s'orienter vers le bon bâtiment. Une application CAFM/FMAO disposera pour cela des informations sur les équipements référencés et les disponibilités. Au sein même d'un bâtiment, des écrans peuvent guider les utilisateurs en affichant les disponibilités sur un plan d'étage, par exemple en différenciant les espaces de travail et bureaux occupés, réservés et disponibles.

Des applications mobiles offrent des fonctionnalités en option qui permettent à l'utilisateur, en scannant un QR code sur un bureau ou une étiquette RFID, de vérifier la disponibilité d'un espace de travail.

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