Les notions clés de la gestion de l'environnement de travail

La gestion de l’environnement de travail ou workplace management est une notion globale qui englobe la gestion de tous les équipements, des services, des technologies et des processus permettant aux salariés de travailler en équipe, de collaborer, d'innover et d'apprendre. En améliorant leur gestion de l’environnement de travail, les entreprises visent une plus grande efficacité, une meilleure productivité ainsi que des optimisations des coûts. 

Votre capacité en salles de réunion est-elle suffisante ?
Votre capacité en salles de réunion est-elle suffisante ?

Les nouvelles méthodes de travail, les technologies de communication innovantes, l’évolution constante des business models suscitent de nouveaux besoins en termes de salles de réunion et d’espaces collaboratifs. Comment planifier ou valider si votre capacité en salle de réunion convient à votre entreprise ?

 

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Environnement de travail et performance

La gestion de l’environnement de travail va plus loin que le facility management traditionnel car elle a pour objectif d'améliorer la performance et la collaboration des employés. Il ne s’agit pas d’une fonction de support mais d’un véritable outil stratégique qui aide les entreprises à atteindre leurs objectifs et apporte une valeur ajoutée mesurable. La gestion de l’environnement de travail est un processus continu qui permet aux entreprises de viser le niveau de performance maximal de leurs espaces de travail. Aujourd’hui les entreprises les plus performantes ont une chose en commun : elles reconnaissent l’importance d’offrir un environnement de travail stimulant qui accompagne le succès des collaborateurs. 

Qu’il s’agisse d’un seul bureau ou d’un portefeuille immobilier mondial et complexe, un logiciel de gestion de l’environnement de travail regroupe l’ensemble des processus qui optimisent les espaces de travail, améliorent la productivité et rationalisent l’expérience collaborateurs. Et cela de la planification stratégique à l’utilisation opérationnelle, du service de restauration à la sécurité du bâtiment, et de la gestion de la maintenance à la gestion des services.

Améliorer la rentabilité de lieux de travail et équipements

Outre une augmentation de la productivité, la gestion professionnelle de l’environnement de travail ou workplace management contribue améliorer la rentabilité des espaces et des équipements et à réduire les coûts. On pense souvent que les espaces et postes de travail sont utilisés de manière optimale : l'expérience montre que le taux d'occupation moyen se situe en fait entre 50 % et 60 %. Les équipements coûteux comme les salles de réunion, le parc automobile ou le matériel spécifique ont un faible taux d'occupation par rapport à leurs coûts. L'optimisation du taux d'occupation des espaces et postes de travail est souvent initiée par la mise en place de nouveaux concepts d’environnement de travail. Les entreprises innovantes cherchent à augmenter la collaboration et la productivité de leurs employés en recourant à des types d’environnement de travail et à des services centrés sur leur activité. Les collaborateurs peuvent ainsi décider eux-mêmes où, quand, comment et avec qui ils travaillent, leur choix étant parfaitement adapté à leurs activités et à leurs besoins.

 


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Infographies 16/07/2020
Infographie – Checklist pour une réouverture des bureaux réussie

Cette infographie présente 9 domaines clés à prendre en compte par les équipes de facility management pour définir un plan efficace de réouverture des sites. Sous forme de checklist, retrouvez également les cas d’utilisation de Planon Universe associés à ces domaines. 

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Documentation produit - Planon Agile Workplace Management

La solution Agile Workplace Management de Planon permet aux collaborateurs et responsables d'avoir de la visibilté sur l'occupation des espaces de travail. 

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Documentation produit - Planon Workplace Engagement App

Planon Workplace Engagement App offre aux utilisateurs une solution mobile leur permettant d’explorer, de se déplacer et d’utiliser les installations et les services dans leur environnement de travail de façon simple, efficace et performante. 

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Trois niveaux d'optimisation de l’environnement de travail

Une Solution de Gestion Intégrée de l'Environnement de travail (IWMS) assiste les entreprises dans leur quête permanente d'une optimisation de l’environnement de travail sur trois niveaux :

1. Gestion de l’environnement de travail au niveau stratégique

D’un point de vue stratégique, la gestion de l’environnement de travail assure à moyen et long terme un alignement des stratégies d'entreprise et de l'environnement de travail.

Qu'il s'agisse de croissance, de fusions, de nouveaux marchés, de caractéristiques culturelles et démographiques ou de politique du personnel, tous ces paramètres influent sur le nombre et le type de postes de travail nécessaires. La stratégie de l'environnement de travail comprend, par exemple, la mise en place de concepts de postes de travail flexibles ou partagés, de nouveaux concepts de collaboration ou la possibilité de travailler à domicile. Cette stratégie a un impact non négligeable sur les besoins futurs en immobilier, espaces, équipements, services et processus.

Outre des données sur le portefeuille immobilier et les espaces, une Solution de Gestion Intégrée de l'Environnement de travail fournit de précieux renseignements sur le taux d'occupation et d'utilisation, qui pourront être par la suite utilisés pour prendre des décisions stratégiques concernant l’environnement de travail. Une planification stratégique de l'environnement de travail vous permet d'analyser les besoins futurs et de créer des scénarios à partir de différents concepts. Il en résulte une correspondance optimale entre votre stratégie d'environnement de travail et les objectifs de l'entreprise.

2. Gestion de l’environnement de travail au niveau tactique

Au niveau tactique, l'objectif du workplace management est de mettre en œuvre avec succès la stratégie définie par l’entreprise, d'assurer le pilotage et le contrôle continu des performances et de les améliorer si besoin.

Ce processus englobe tous les projets et toutes les activités entraînant une optimisation des espaces et des postes de travail, y compris la coordination de tous les changements induits par l’activité de l’entreprise.

67% des experts en entreprise ont quitté leur ancien employeur car leur environnement de travail n'était pas optimisé pour eux.

Une Solution de Gestion Intégrée de l'Environnement de travail (IWMS) permet une gestion tactique de l’environnement de travail grâce à une offre large et variée de solutions et d'analyses des taux d'utilisation, d'occupation et des coûts, visant à planifier et à gérer les changements. Dans la plupart des cas, il est possible d'intégrer des systèmes de conception assistée par ordinateur (CAO) à une Solution de Gestion Intégrée de l'Environnement de travail (IWMS) afin de visualiser l'utilisation actuelle et future des espaces et postes de travail. Elle propose, en outre, pour les managers, des solutions pour la gestion de projets, les déménagements, la planification de scénarios et de refacturation.

3. Gestion des espaces de travail au niveau opérationnel

L'excellence opérationnelle et la flexibilité sont d'importantes conditions pour la réussite de sa gestion de l’environnement de travail.

Pensez à ce qui se passe lorsque des personnes entrent dans un bureau et ne trouvent aucun poste disponible, aucun espace où elles peuvent travailler ou lorsqu'une salle de réunion réservée est déjà occupée par quelqu'un d’autre. La valeur ajoutée d'une gestion opérationnelle de l’environnement de travail consiste à éviter le chaos dans les activités quotidiennes et à faciliter le travail des collaborateurs en leur proposant des solutions intelligentes pour localiser, réserver et enregistrer les équipements dont ils ont besoin.

Une Solution de Gestion Intégrée de l'Environnement de travail permet de réserver au préalable des salles de réunion et des espaces de travail spécifiques sans faire obstacle pour autant à l'utilisation immédiate (sans réservation) d'un espace de travail si celui-ci est disponible. Ces informations sur le taux d'utilisation, combinées à la technologie des capteurs, sont un atout majeur pour tous ceux qui veulent trouver rapidement un espace de travail qui leur convient et qui est disponible. Pour les facility managers, elles constituent simultanément un outil indispensable pour réduire l'inoccupation de bâtiments et harmoniser de manière optimale les services au taux d'occupation effectif d'un bâtiment.

Pourquoi l'engagement des collaborateurs est-il important ?

L'engagement des collaborateurs décrit dans quelle mesure ils sont attachés aux objectifs et aux valeurs de leur organisation. Un niveau élevé d'engagement des collaborateurs entraînera une augmentation de la productivité, plus d'innovation et une meilleure rétention du personnel.

Les responsables de l’environnement de travail peuvent avoir une influence considérable sur le niveau d'engagement des collaborateurs. Dans un premier temps, il faut reconnaître que les salariés et autres utilisateurs des bâtiments doivent au cœur d'une stratégie réussie de l’environnement de travail.

Les collaborateurs doivent pouvoir explorer, naviguer et utiliser facilement les installations et les services de leur environnement de travail. Les entreprises « smart » proposent cela à tous les utilisateurs via une application mobile.

Toute communication avec les utilisateurs sur la disponibilité des espaces de travail et de réunion nécessite une approche centrée sur l'utilisateur. Parfois, un employé doit connaître en amont les espaces disponibles pour pouvoir s'orienter vers le bon bâtiment. Une application fournit des informations sur la capacité et la disponibilité et permet aux collaborateurs de réserver des espaces de travail et des salles de réunion.

Au sein même d'un bâtiment, des écrans peuvent guider les utilisateurs en affichant les disponibilités sur un plan d'étage, par exemple en différenciant les espaces de travail et bureaux occupés, réservés et disponibles. Les collaborateurs peuvent utiliser l’application pour facilement réserver un bureau en scannant un QR code ou tilisant une étiquette RFID.

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La Big Ten Standout Michigan State University choisit la technologie de gestion intégrée dédiée campus de Planon

La Michigan State University a choisi la solution de gestion intégrée du lieu de travail de Planon pour la gestion de ses campus.

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Edwin Spanjaards, responsable du personnel au sein du service immobilier : « Des améliorations notables dans l’utilisation interfacultés des salles de réunions, des espaces de travail et des études. »

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