Gestion des espaces

Table des matières

• Gérer et optimiser les espaces de différentes natures
• L'importance d'une gestion efficace de l'espace
• Les avantages d'un logiciel de space management
• L'évolution de la gestion des espaces

Le space management ou gestion de l'espace est la gestion de l’inventaire des espaces physiques d'une organisation. Il faut ainsi envisager un suivi précis du nombre d'espaces dont elle dispose, une gestion des informations relatives à l’occupation et l'élaboration de stratégies d’aménagement des espaces.

Gérer et optimiser les espaces de différentes natures

Qu'il s'agisse d'une organisation gouvernementale, d'une université, d'une usine, d'une chaîne de distribution ou d'une institution financière, chaque organisation a besoin d'espaces pour soutenir ses activités principales. Ces espaces peuvent consister en une pièce recevant un ou deux bureaux, mais aussi en un département entier, un étage entier, plusieurs étages dans un même bâtiment ou répartis dans un vaste portefeuille de bâtiments, à travers le monde. De plus, certains espaces peuvent être assignés, comme par exemple l'espace de travail dédié à un employé particulier, ou au contraire partagés, c'est le cas d'une salle de réunion ou d'un plateau. Les espaces sont donc de différentes natures et peuvent être utilisés de plusieurs manières. Une chose est certaine : toute organisation doit gérer ses espaces.

L'importance d'une gestion efficace de l'espace

Disposer d'une bonne compréhension des espaces est essentiel pour une gestion efficace des installations. La gestion des espaces est fondamentale pour de nombreuses autres activités. C'est le cas par exemple pour la gestion des déménagements, de l'occupation ou des réservations de salles mais aussi pour la gestion de la maintenance et des portefeuilles immobiliers.

Les avantages d'un logiciel de space management

L’utilisation d’une solution logicielle innovante pour gérer l’espace d’une entreprise apporte de nombreux avantages. Par exemple :

1. Identifier les espaces et réduire les coûts du portefeuille

On sait généralement que les frais de personnel et les frais d’hébergement représentent la part la plus importante des dépenses d’une organisation. Une gestion efficace de l'espace a donc un impact direct sur ces deux centres de coûts et constitue ainsi un composant essentiel qui peut affecter directement le résultat net de l'entreprise.

Dans l'idéal, chaque organisation utiliserait chaque millimètre de son espace dans un but précis, qu'il s'agisse de salles de réunion ou de restauration et d'espaces de stockage. L'utilisation d'un logiciel de space mangement ou gestion des espaces fournit des données précises et en temps réel pour déterminer si ces espaces peuvent être utilisés plus efficacement et pour réduire ainsi les coûts. Les organisations peuvent alors éviter de devoir s'étendre davantage ou ne plus payer pour un espace qu'elles n'utilisent pas. Avec des données précises et en temps réel, prendre les bonnes décisions peut considérablement réduire les coûts du portefeuille.

2. Créer un environnement de travail agréable et améliorer la productivité

C'est aujourd'hui la « guerre des talents » et recruter les bonnes personnes avec les bonnes compétences au bon endroit est plus important que jamais. Le space management a évolué en passant de la réduction des coûts de l'espace à la création d’un environnement de travail propice à retenir les talents. Cela ne signifie pas que cette réduction des coûts ne figure plus parmi les priorités des responsables du FM, mais que trouver un juste équilibre devient plus important.

Pour que les employés soient satisfaits et impliqués, les responsables du FM doivent leur fournir des espaces de travail qui répondent bien à leurs besoins. Suffisamment d'espace physique pour accomplir leurs tâches quotidiennes de manière confortable et efficace, mais sans excès pour que l'organisation ne paie aucun espace inutile. Il faut aussi considérer différents types d’espaces destinés à des fins différentes pour optimiser l’espace. Des pièces silencieuses pour les employés qui ne veulent pas être dérangés mais aussi des espaces de détente avec des chaises confortables pour faire une pause.Une solution logicielle innovante dédiée à la gestion des espaces fournit des informations claires sur, par exemple, l'occupation de l'espace et l'utilisation de l'espace. Sur la base de ces données, des décisions peuvent être prises pour gérer l'espace selon les besoins des employés. Ainsi, lorsque les données montrent qu'une catégorie d'espace, les salles de réunion par exemple, est continuellement occupée et donc fréquemment utilisée, cela pourrait être le signe d'un plus grand besoin de ce type d’espaces par rapport aux autres types. Si le taux d'occupation des « open space » est extrêmement élevé, cela pourrait indiquer que les employés se sentent à l'étroit et que des mesures pourraient être nécessaires pour y remédier.

Naturellement, il ne s'agit que d'hypothèses et vous devrez les valider avant d'agir. Les données spatiales vous invitent simplement à aller plus loin dans vos analyses. Vous pourriez, par exemple, demander aux employés s'ils trouvent ces « open space » insatisfaisants et si oui, pourquoi. Vous pouvez également utiliser les données spatiales pour faciliter l'accès de vos employés aux espaces disponibles, par exemple en leur permettant de réserver leur propre espace de bureau ou de réunion à l'aide d'un kiosque ou de solutions mobiles.

46% des directeurs Immobilier et DET font du confort des occupants une priorité absolue pour le futur proche
~Verdantix

Au bout du compte, les employés heureux obtiennent de meilleurs résultats, restent plus longtemps dans l'organisation et sont plus productifs. Une situation gagnant-gagnant pour tout le monde.

3. Générer des rapports pour développer des planifications d’aménagement des espaces stratégiques

Sans logiciel de gestion des espaces, il est complexe et fastidieux de réaliser des rapports sur des données spatiales précises et en temps réel car ces données ne sont tout simplement pas centralisées dans un seul système. De plus, lorsque les données spatiales sont dispersées, stockées à différents endroits, une redondance est possible, rendant vos données moins fiables. Une solution logicielle innovante pour le space management, idéalement intégrée dans un IWMS, centralise toutes les données dans un seul système. Mises à jour en temps réel, ces données sont toujours précises et actualisées. De cette manière, les responsables du FM peuvent rédiger des rapports d'utilisation ou d'affectation des charges, par exemple, et s'appuyer sur des simulations pour l'allocation d'espaces à venir. Sur la base de ces rapports, les responsables du FM peuvent suivre et analyser leurs données de gestion des espaces et planifier les améliorations futures.

Il existe d'excellents systèmes de space management sur le marché, mais les entreprises tireront le meilleur parti de leur gestion des espaces en s'appuyant sur un IWMS. Avec un IWMS, plus de fragmentation des données car tout ce qui touche au Facility Management et à la gestion de l'immobilier est stocké dans un seul système, une base de données unique. Il en est ainsi des données sur la gestion de la maintenance, des baux ou des propriétés, mais aussi pour la gestion des services et jusqu'au développement durable. Cela permet une réelle efficience des processus et de meilleurs services.

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4. Niveau de maturité de la gestion de l'espace

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L'évolution de la gestion des espaces

La gestion des espaces a considérablement évolué au fil des ans. Au début, les organisations ne disposaient pas d'outils ou solutions pour faire face à leurs problématiques d'optimisation de l’espace. Si une pièce était mal utilisée ou si des ressources étaient mal allouées, l'organisation n’avait pas la possibilité d’agir pour y remédier. Les ressources nécessaires manquaient pour collecter des informations pertinentes et prendre les bonnes décisions.

_{Une gestion de l’espace souvent encore manuelle}

De nos jours, il existe des solutions logicielles innovantes. Pourtant, certaines organisations tentent encore de gérer leurs espaces manuellement. Elles s'appuient par exemple sur un simple schéma qui décrit la disposition des étages et les occupants des différentes pièces, ou encore sur une feuille Excel listant les détails de chaque espace et les ressources utilisées. Il est ainsi extrêmement difficile de conserver des enregistrements précis, de partager les données et de les analyser en temps réel pour prendre des décisions stratégiques en vue de répondre aux besoins opérationnels de l’organisation.

_{Un besoin de professionnalisation du space management de plus en plus important}

De plus en plus d'organisations se rendent compte que ces méthodes manuelles de space management deviennent inadaptées dès lors qu'il est question de réduire les coûts, améliorer l'efficacité et augmenter la productivité. Ces méthodes ne sont tout simplement pas assez souples pour s'adapter à un portefeuille d'espaces en constante évolution et pour en assurer le suivi. Par conséquent, les responsables du Facility Managements (FM) sont de plus en plus intéressés par des solutions logicielles intelligentes, notamment les solutions de gestion intégrée de l'environnement de travail (IWMS), pour coordonner la gestion des espaces.

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