Gestion du portefeuille immobilier et planification avec un logiciel de gestion immobilière
Des données immobilières fiables et transparentes pour une meilleure planification stratégique
Une gestion immobilière efficace commence par des données fiables et transparentes. Tout logiciel de gestion de l’immobilier d’entreprise comporte une fonctionnalité de gestion de portefeuille fournissant un aperçu clair et synthétique de celui-ci. Cela peut passer par des informations sur les conditions techniques et l’utilisation des espaces et de l’environnement de travail ou par la planification de scénarios et la création de visualisations CAO et de rapports sur le patrimoine immobilier. Ces outils garantissent la cohérence de votre stratégie immobilière et de votre portefeuille avec les objectifs de votre société. La planification stratégique de scénarios immobiliers, notamment, permet :
- d'analyser les performances réelles de votre portefeuille par rapport à vos objectifs,
- d'identifier les lacunes de votre stratégie actuelle.
- de mettre à votre disposition les outils nécessaires pour combler ces lacunes : d’une part via la gestion des transactions d'acquisition ou de vente de propriétés, et d’autre part via la gestion des projets d'investissement (planification, gestion et contrôle des dépenses).
Un outil d’aide à la décision pour les Responsables de l’immobilier d’entreprise
En renseignant simplement et rapidement les Responsables Immobilier sur le Coût Total de Possession (TCO) de tous leurs biens, ce type de logiciel les aide à prendre des décisions financières. Avoir une vue d’ensemble de leur portefeuille immobilier d’entreprise leur donne les moyens de faire des choix stratégiques fondés sur le cycle de vie prévisionnel de leurs bâtiments. 
Les dirigeants peuvent ainsi identifier les zones dans lesquelles il est possible de réaliser d’importantes économies et planifier avec précision de futurs flux de capitaux.
Des rapports fiables et conformes
Les logiciels de gestion de l’immobilier d’entreprise dotés de fonctionnalités de gestion de portefeuille, généralement au sein d’IWMS (Solutions de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail), soutiennent les entreprises dans la normalisation de leurs processus et de leurs données afin d’établir des rapports fiables et conformes. Ces logiciels permettent également d'effectuer des analyses comparatives en interne et en externe.
Infographie - Gardez le contrôle de votre portefeuille immobilier et de vos contrats, respectez vos obligations financières
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Gestion locative et contrats de location avec un logiciel de gestion immobilière
Une solution unique pour gérer tous les aspects financiers des baux
Le principe de base d’une solution intégrée est de pouvoir gérer des baux pour les propriétaires et les locataires au sein d’une solution unique. La gestion de l’immobilier d'entreprise (ou Corporate Real Estate Management) traite plus efficacement au sein d’un seul et même logiciel tous les aspects financiers de la gestion de baux, à la fois pour les biens acquis et pour les biens loués : paiement des loyers, revenus locatifs, prévisions financières, ajustement et indexation des prix ou encore calcul des coûts de services.
Chaque contrat de location est différent et peut inclure des accords complexes et autres variables. Un logiciel s’avère nécessaire pour gérer toutes ces spécificités. Il permet aux entreprises de :
- juger les différentes options de location,
- renouveler et d'archiver leurs contrats,
- surveiller les obligations financières et légales par le biais de notifications automatiques, que ce soit pour les échéances ou pour les résiliations,
- aligner proactivement leurs biens immobiliers sur les futures demandes.
Les impacts de la norme IFRS16 sur la gestion immobilière d’entreprise.
Dans le domaine de la comptabilité des baux, la norme IFRS 16 annoncée par le Financial Accounting Standards Board (FASB) et l'International Accounting Standards Board (IASB) introduit des changements concernant la classification des locations et des coûts de location. Ces changements ont un impact non seulement sur les pertes et profits et sur le bilan de la plupart des entreprises, mais également sur les pratiques administratives des gestionnaires, des comptables et des contrôleurs. Les entreprises capitalisent les baux d'exploitation et les inscrivent à l'actif et au passif de leur bilan. La définition du paiement des loyers est également modifiée et inclue des loyers variables, des paiements contractuels et des renouvellements de loyers. Ces changements s'appliquent à la location de nombreux types d'actifs, incluant aussi la gestion immobilière liée au bail des entreprises présentant leurs états financiers selon les normes US-GAAP (FASB) et IFRS (IASB).
Logiciels de gestion immobilière et Solutions de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail (IWMS)
Un traitement optimal des données liées à l’immobilier d’entreprise
Pour les entreprises, allier leur logiciel de gestion immobilière à une solution globale de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail présente de nombreux avantages. Toutes les données sont enregistrées une seule fois, dans une base de données unique et utilisées dans le cadre de divers processus afférents à la gestion des biens, à la maintenance des espaces, au facility management et au développement durable. Cette approche donne lieu à des données, à des rapports sur les Indicateurs Clés de Performance (KPI) et à des analyses de portefeuille de qualité.
L'intégration des différents processus permet :
- de gérer simultanément les activités stratégiques, tactiques et opérationnelles relatives aux bâtiments et aux biens
- d’identifier et de mettre en œuvre des améliorations potentielles
- et de réduire le Coût Total de Possession (TCO) du portefeuille.
Des capacités d’intégration à d’autres systèmes
Les Solutions de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail (IWMS) bénéficient de fonctionnalités offrant des capacités d'intégration ultramodernes. Il s’agit notamment :
- de systèmes d'information géographique (SIG), qui permettent de visualiser les mappages de portefeuilles,
- de maquettes numériques BIM (Building Information Modeling), qui contribuent à maximiser la réutilisation des informations de conception et de réalisation au cours du cycle de vie de chaque bien immobilier,
- ou encore de systèmes de type SAP d’intégration des processus et des contrôles financiers.
Indicateurs de performance et logiciel de gestion immobilière
La solution Real Estate Management présente de nouveaux indicateurs de performance sous la forme d’un tableau de bord rendant une meilleure vision des données. Cette vision globale et fiable de l’ensemble du portefeuille permet d’identifier et d’analyser les axes d’amélioration et de mettre en place des actions correctives.
