Logiciel de gestion intégrée pour l'immobilier d'entreprise

Immobilier d’entreprise : qu’est-ce qu’un logiciel de gestion intégrée ?

Pour la gestion de leur portefeuille immobilier d’entreprise, les directions de l’Immobilier ont toutes des besoins spécifiques. Pour y répondre, elles peuvent choisir entre un logiciel dédié ou une solution intégrée de l’environnement de travail. Les solutions de gestion intégrée apportent notamment plus de fiabilité dans les données, de transparence, de conformité et sont des outils efficaces d’aide à la décision, de planification stratégique et de reporting. 

Les besoins spécifiques des Responsables Immobilier

Que ce soit dans les secteurs du logement, de l'hôtellerie et de la restauration, ou dans ceux de l'immobilier d’entreprise ou commercial, les responsables de la gestion immobilière ont des besoins très particuliers en matière de technologies et de logiciels. Les responsabilités et la diversité des tâches relatives à la gestion immobilière rendent le défi encore plus ardu. Propriétaires, investisseurs, gestionnaires de fonds, locataires, facility managers ou prestataires de services, tous ont des besoins spécifiques quant à l’utilisation d’un logiciel de gestion pour l’immobilier d’entreprise. De nombreuses solutions sur le marché répondent à ces besoins, sous la forme de solution de gestion immobilière dédiée ou de solution intégrée.

Que prend en charge une solution de gestion intégrée ?

Les Solutions de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail (Integrated Workplace Management Systems, IWMS) prennent en charge, autant pour les propriétaires que pour les locataires :

• L’ensemble des processus d’immobilier d’entreprise (Corporate Real Estate, CRE) : gestion des locations, du portefeuille immobilier et des transactions, ou encore planification immobilière stratégique.
• Des fonctions complémentaires par rapport à des solutions dédiées : gestion de la maintenance, de l’environnement de travail et du facility management, et gestion du développement durable.

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Un outil pour la gestion immobilière devient prioritaire face aux exigences croissantes

Un logiciel de gestion immobilière devient une priorité pour les entreprises en raison de l’impact financier que représente l’immobilier d’entreprise (CRE), associé au besoin de transparence du portefeuille et de conformité et de continuité des activités. Ceci est d’autant plus vrai pour les entreprises qui opèrent dans plusieurs filiales ou sur des sites différents. Pour les entreprises du secteur tertiaire notamment, un logiciel de gestion immobilière permet de répondre à des problématiques telles que des acquisitions et ventes immobilières qui doivent avoir lieu rapidement ou des résiliations/renégociations de baux qui doivent être effectuées en temps et en heure.

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Gestion du portefeuille immobilier et planification avec un logiciel de gestion immobilière

Des données immobilières fiables et transparentes pour une meilleure planification stratégique

Une gestion immobilière efficace commence par des données fiables et transparentes. Tout logiciel de gestion de l’immobilier d’entreprise comporte une fonctionnalité de gestion de portefeuille fournissant un aperçu clair et synthétique de celui-ci. Cela peut passer par des informations sur les conditions techniques et l’utilisation des espaces et de l’environnement de travail ou par la planification de scénarios et la création de visualisations CAO et de rapports sur le patrimoine immobilier. Ces outils garantissent la cohérence de votre stratégie immobilière et de votre portefeuille avec les objectifs de votre société. La planification stratégique de scénarios immobiliers, notamment, permet :

• d'analyser les performances réelles de votre portefeuille par rapport à vos objectifs,
• d'identifier les lacunes de votre stratégie actuelle.
• de mettre à votre disposition les outils nécessaires pour combler ces lacunes : d’une part via la gestion des transactions d'acquisition ou de vente de propriétés, et d’autre part via la gestion des projets d'investissement (planification, gestion et contrôle des dépenses).

Un outil d’aide à la décision pour les Responsables de l’immobilier d’entreprise

En renseignant simplement et rapidement les Responsables Immobilier sur le Coût Total de Possession (TCO) de tous leurs biens, ce type de logiciel les aide à prendre des décisions financières. Avoir une vue d’ensemble de leur portefeuille immobilier d’entreprise leur donne les moyens de faire des choix stratégiques fondés sur le cycle de vie prévisionnel de leurs bâtiments. Les dirigeants peuvent ainsi identifier les zones dans lesquelles il est possible de réaliser d’importantes économies et planifier avec précision de futurs flux de capitaux.

Des rapports fiables et conformes

Les logiciels de gestion de l’immobilier d’entreprise dotés de fonctionnalités de gestion de portefeuille, généralement au sein d’IWMS (Solutions de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail), soutiennent les entreprises dans la normalisation de leurs processus et de leurs données afin d’établir des rapports fiables et conformes. Ces logiciels permettent également d'effectuer des analyses comparatives en interne et en externe.

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Gestion locative et contrats de location avec un logiciel de gestion immobilière

Une solution unique pour gérer tous les aspects financiers des baux

Le principe de base d’une solution intégrée est de pouvoir gérer des baux pour les propriétaires et les locataires au sein d’une solution unique. La gestion de l’immobilier d'entreprise (ou Corporate Real Estate Management) traite plus efficacement au sein d’un seul et même logiciel tous les aspects financiers de la gestion de baux, à la fois pour les biens acquis et pour les biens loués : paiement des loyers, revenus locatifs, prévisions financières, ajustement et indexation des prix ou encore calcul des coûts de services.

Chaque contrat de location est différent et peut inclure des accords complexes et autres variables. Un logiciel s’avère nécessaire pour gérer toutes ces spécificités. Il permet aux entreprises de :

• juger les différentes options de location,
• renouveler et d'archiver leurs contrats,
• surveiller les obligations financières et légales par le biais de notifications automatiques, que ce soit pour les échéances ou pour les résiliations,
• aligner proactivement leurs biens immobiliers sur les futures demandes.

Les impacts de la norme IFRS16 sur la gestion immobilière d’entreprise.

Dans le domaine de la comptabilité des baux, la norme IFRS 16 annoncée par le Financial Accounting Standards Board (FASB) et l'International Accounting Standards Board (IASB) introduit des changements concernant la classification des locations et des coûts de location. Ces changements ont un impact non seulement sur les pertes et profits et sur le bilan de la plupart des entreprises, mais également sur les pratiques administratives des gestionnaires, des comptables et des contrôleurs. Les entreprises capitalisent les baux d'exploitation et les inscrivent à l'actif et au passif de leur bilan. La définition du paiement des loyers est également modifiée et inclue des loyers variables, des paiements contractuels et des renouvellements de loyers. Ces changements s'appliquent à la location de nombreux types d'actifs, incluant aussi la gestion immobilière liée au bail des entreprises présentant leurs états financiers selon les normes US-GAAP (FASB) et IFRS (IASB).

Logiciels de gestion immobilière et Solutions de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail (IWMS)

Un traitement optimal des données liées à l’immobilier d’entreprise

Pour les entreprises, allier leur logiciel de gestion immobilière à une solution globale de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail présente de nombreux avantages. Toutes les données sont enregistrées une seule fois, dans une base de données unique et utilisées dans le cadre de divers processus afférents à la gestion des biens, à la maintenance des espaces, au facility management et au développement durable. Cette approche donne lieu à des données, à des rapports sur les Indicateurs Clés de Performance (KPI) et à des analyses de portefeuille de qualité.

L'intégration des différents processus permet :

1. de gérer simultanément les activités stratégiques, tactiques et opérationnelles relatives aux bâtiments et aux biens
2. d’identifier et de mettre en œuvre des améliorations potentielles
3. et de réduire le Coût Total de Possession (TCO) du portefeuille.

Des capacités d’intégration à d’autres systèmes

Les Solutions de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail (IWMS) bénéficient de fonctionnalités offrant des capacités d'intégration ultramodernes. Il s’agit notamment :

• de systèmes d'information géographique (SIG), qui permettent de visualiser les mappages de portefeuilles,
• de maquettes numériques BIM (Building Information Modeling), qui contribuent à maximiser la réutilisation des informations de conception et de réalisation au cours du cycle de vie de chaque bien immobilier,

• ou encore de systèmes de type SAP d’intégration des processus et des contrôles financiers.
  
  

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