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Cinq points clés à connaître sur les logiciels de Facility management
Le logiciel pour le Facility Management (FM) a évolué et est passé d’un système d’inventaire et d’enregistrement des données sur les bâtiments et les équipements à un système basé sur la planification et l’exécution des processus FM pour une meilleure efficacité.
Un logiciel de Facility Management entièrement basé sur le web regroupe :
- la gestion des flux de données ;
- de vastes possibilités de reporting ;
- des analyses d'exploitation.
Le logiciel FM est souvent intégré avec d’autres systèmes, notamment :
- des logiciels ERP ;
- les systèmes de gestion technique de bâtiment (GTB) ;
- des solutions GIS ;
- des modèles BIM ;
- des logiciels CAD.
Par ailleurs, de plus en plus d'entreprises confient la gestion de leurs services techniques à des prestataires de services. Ainsi, le logiciel FM contient une fonctionnalité pour le contrôle des accords conclus pour les prestations SLA, la qualité et les budgets. Certains fournisseurs mettent à disposition leur logiciel de Facility Management en Saas (Software as a Service), permettant ainsi une certaine flexibilité d’utilisation tout en réduisant les coûts d’acquisition et d’entretien.
En plus du support opérationnel dans les processus de Facility Management – comme la gestion des espaces , la gestion de la maintenance et la gestion des services – le logiciel de facility management assiste les Facility managers en leur fournissant des informations et des analyses de qualité qui les aident à prendre les bonnes décisions, à mettre en œuvre des mesures correctives ainsi qu’à contrôler les résultats. Mais que doit-on réellement savoir à leur sujet ?
Les professionnels du Facility Management, de la maintenance ou de la gestion immobilière ont adopté le logiciel de facility management comme élément clé pour leur activité. Ces systèmes aident à améliorer la planification, l'exécution et la qualité des prestations de services.
1. Un logiciel de Facility Management permet de mieux gérer ses coûts d’exploitation
Tout commence par la transparence, un enregistrement et une affectation correcte des coûts. Dans de nombreux cas, un système d’informations et de gestion du Facility Management est connecté aux systèmes financiers pour supprimer la saisie manuelle et garantir une cohérence des données.
Un logiciel de facility management permet de visualiser l’ensemble des coûts dans des tableaux de bord, comme les coûts annuels par mètre carré, les coûts mensuels par poste de travail ou encore les coûts par utilisateur. Ces rapports vous permettent d’identifier le potentiel d’économie sur la base des tendances, des anomalies ou d’une analyse comparative externe.
2. Aligner sa stratégie immobilière et FM sur des besoins en constante évolution avec une solution de gestion du facility management
Le Facility Management soutient l’activité principale de l’entreprise grâce aux prestations de gestion des équipements et demandes de service. Le logiciel FM aide les gestionnaires immobiliers et les facility managers à prévoir les besoins futurs, à créer différents scénarios et à analyser leur impact sur les services immobiliers et facilities.
Cela leur permet d’augmenter leur soutien aux activités principales de l’entreprise ainsi que d’assurer une cohérence entre les services, la gestion de la maintenance et l’évolution des besoins.
3. Une aide pour définir sa stratégie de sous-traitance du Facility Management
De nombreuses entreprises sous-traitent le facility management ou la gestion du real estate - comme le nettoyage, la restauration, la protection ou l'entretien - à des prestataires de services.
Les prestataires de services FM importants ou ayant une dimension internationale proposent des contrats avec une « offre intégrée » : ils gèrent alors pour vous l’ensemble de vos services mais aussi leur gestion. Les logiciels de Facility Management aident à décider quelle est la meilleure stratégie d’externalisation pour votre entreprise en vous fournissant des informations clés sur le patrimoine immobilier, les espaces, les services, les processus, les coûts et les besoins des clients internes.
Une fois que votre stratégie est en place, le logiciel de gestion du FM aide à piloter les prestations de vos fournisseurs ainsi qu’à mettre en œuvre rapidement les modifications ou les nouveaux contrats.
4. Un logiciel de Facility management permet aux utilisateurs d’évaluer les prestations de services
Le Facility Management est un service orienté client. Le logiciel de Facility Management contribue fortement à cette approche en intégrant les services FM, IT et RH dans une solution unique. Les collaborateurs, bénéficient ainsi d’un accès aux prestations de services à tout moment et partout via le web.
Le logiciel FM propose aussi des outils pour valider la manière dont est vécue la qualité des prestations de services grâce à des enquêtes automatisées et des formulaires de retour d’expérience. Ce type d’information aide les facility managers à améliorer sans cesse leurs prestations de services et ainsi augmenter la satisfaction de leurs clients.
5. Intégrer la mobilité des collaborateurs dans l’environnement de travail avec un logiciel de Facility Management
Des aspects tels que la globalisation, le développement durable, la responsabilité sociale des entreprises (RSE) et la progression de la technologie contribuent à une flexibilité croissante des collaborateurs. Ils sont plus mobiles que jamais : on travaille de chez soi, dans le train, dans les lieux publics et à des postes de travail flexibles. Le logiciel de Facility Management vous permet d’adapter votre offre de postes de travail et de services à ces nouveaux modes de travail.
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Les professionnels du Facility Management, de la maintenance ou de la gestion immobilière ont adopté le logiciel de facility management comme élément clé pour leur activité. Ces systèmes aident à améliorer la planification, l'exécution et la qualité des prestations de services.
- Fonctionnalité
D’un point de vue fonctionnel, les prestataires de service ont de grandes exigences en ce qui concerne l'organisation, la répartition, l'exécution et le contrôle des contrats conclus avec leurs clients. Ces logiciels modernes proposent aussi des applications mobiles tout en garantissant le respect des consignes de sécurité, la gestion des stocks et des achats. - La standardisation
Pour les prestataires de services FM, la standardisation est un point critique. Elle permet d’augmenter l’efficacité et la flexibilité, d’améliorer la production et la qualité. Le logiciel pour le Facility Management permet aux prestataires de services de standardiser les processus d’exploitation et les flux de données pour plusieurs projets ainsi que les contrats clients dans une unique solution. - Intégration financière
Une facturation correcte et rapide est un point essentiel du modèle d’activités pour chaque prestataire de service FM. Dans la plupart des cas, la facturation est suivie dans un système financier ou dans un ERP. En raison du fait que le logiciel de Facility Management contient une quantité de données importantes pour la facturation – comme le temps consacré, les frais de déplacement et les matériaux utilisés – une intégration homogène et bidirectionnelle avec le système financier représente une condition importante pour une mise en œuvre réussie. - Continuité des activités
Étant donné que le Facility Management est l’activité principale des prestataires de services, la disponibilité du logiciel pour le Facility Management est d’une grande importance. Il est donc nécessaire que les utilisateurs opérationnels ainsi que les managers aient accès au système de gestion du FM à tout moment et partout. Une assistance mondiale et une réponse rapide en cas de question, une installation sûre des mises à jour du logiciel sont primordiaux pour la continuité des activités.
Planon a développé une solution adaptée avec des fonctionnalités uniques pour ces prestataires de services. Planon Facility Services Business Solution est une plateforme logicielle intégrée qui génère de l'efficacité opérationnelle, accroît la valeur client et permet l'innovation. Pour en savoir plus sur le Facility Management des prestataires de services, visionnez cette vidéo.
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