FMAO | Le Facility Management Assisté par Ordinateur

Table des matières

• Définition de FMAO (Facility Management Assisté par Ordinateur) ou Workplace Management
• FMAO et CAD - Caractéristiques et avantages
  • Les Normes industrielles
  • Graphique et modifications alphanumériques
  • Création de scénarios
  • Visualisation d’informations
• FMAO ou IWMS, innovations ou simple buzz médiatique ?
  • Intéressé par nos Facility Management Assisté par Ordinateur?

Définition de FMAO (Facility Management Assisté par Ordinateur) ou Workplace Management

Souvent confondu avec le logiciel de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur dédié aux services techniques, le FMAO, Facility Management Assisté par Ordinateur, ou Workplace Management, est un logiciel qui aide les Facility managers et occupants à :

• optimiser les taux d’occupation des espaces de travail,
• réduire les déménagements,
• planifier la maintenance préventive,
• effectuer efficacement la maintenance corrective,
• standardiser les services
• mais aussi à « rationaliser » les processus.

Les informations provenant d’un logiciel FMAO vous permettent d’optimiser à long terme la gestion des espaces, des équipements, de la maintenance, des services et des budgets et de l’accorder avec les besoins de votre entreprise.

FMAO et CAD - Caractéristiques et avantages

Une image vaut mille mots. C’est pourquoi un logiciel FMAO intègre les dessins CAD dans différents processus, dont la gestion des espaces, les plans d’architecte, les lieux de travail flexibles et les déménagements. Tous ces processus contribuent à l’optimisation des espaces et des équipements.

Les Normes industrielles

Pour garantir une réutilisation efficace des dessins CAD, ceux-ci doivent respecter des conventions pour la codification des structures, polylignes, symboles, texte, dimensions etc. Il peut s'agir de normes spécifiques à l'entreprise ou de standards fixés par des instances telles que les normes ISO, CEN ou IFMA. L'utilisation de ces normes vous permet d'associer vos dessins CAD à votre logiciel  FMAO et d'échanger ainsi des données importantes comme les espaces, les dimensions ou les équipements.

Graphique et modifications alphanumériques

Les dessins CAD ne sont valables que s’ils sont mis à jour. Leur actualisation est une des fonctions principales dans AutoCAD®, avec par exemple le déplacement de parois, la fusion d'espaces et la réaffectation des équipements et des services. Ces changements peuvent être réalisés rapidement et facilement dans un dessin CAD, mais comment pouvez-vous garantir que ces informations soient également traitées dans la base de données de votre logiciel FMAO ? L’échange de données est traité différemment en fonction des solutions, soit en important périodiquement les dessins revus, soit en traitant en temps réel les données de la base de données. Ceci garantit une cohérence entre le système de Facility Management Assisté par Ordinateur et vos dessins CAD.

Création de scénarios

Un avantage important du logiciel CAD comme AutoCAD® est qu’il est possible de créer plusieurs scénarios pour la planification des espaces, la gestion des déménagements et la gestion des équipements. En joignant ces scénarios à votre logiciel FMAO, vous êtes en mesure de les comparer, de les analyser et ainsi de faire le meilleur choix. Une fois le scénario sélectionné, le système de Facility Management Assisté par Ordinateur assure automatiquement la mise à jour de votre base de données avec le scénario sélectionné au moyen de processus tels que la gestion de projet, les déménagements et la gestion du budget.

Visualisation d’informations

L’association d’un système de Facility Management Assisté par Ordinateur avec des dessins CAD vous permet de visualiser facilement et en temps réel les informations telles que l’utilisation des espaces, les espaces inoccupés et les issues de secours. Cette visualisation graphique permet de répondre à l’ensemble des questions que pourraient se poser les utilisateurs, comme « où se trouve tel ou tel service », « où se trouve un certain équipement » ou encore, « où trouver un poste de travail disponible ». Les solutions FMAO/CAFM modernes offrent ce qu’on appelle des « visionneuses » pour mettre les dessins CAD à la disposition d'un grand public, sans devoir pour cela acquérir de logiciel CAD spécialisé et coûteux. Ce genre d’information peut aussi être demandée via des applications sur les téléphones mobiles, pour aider les collaborateurs à trouver un poste de travail disponible ou un collègue.

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FMAO ou IWMS, innovations ou simple buzz médiatique ?

Le logiciel Facility Management Assisté par Ordinateur a connu des évolutions importantes en termes de fonctionnalité mais aussi de technologies. La notion clé dans cette évolution est l’intégration des différents processus de Facility Management (FM) et de Corporate Real Estate (CRE) dans une unique solution. De nombreuses entreprises utilisent encore et toujours des « outils développés pour eux » pour des processus spécifiques. Cependant la tendance s’oriente vers un logiciel standard intégré appelé IWMS. Mais quelles sont les différences précises entre le Facility Management Assisté par Ordinateur et l’IWMS ?

Integrated Workplace Management System (IWMS – Solutions de Gestion Intégrée de l’Environnement de travail) est le nom admis dans le monde entier pour désigner les solutions logicielles prenant en charge les processus de facility management et de gestion de l’immobilier. Ce terme a été lancé en 2004 par Gartner, un célèbre bureau d'études indépendant basé aux États-Unis qui évalue les marchés logiciel et technologique. La solution IWMS est décrite par Gartner comme une plateforme logicielle à l'échelle de l'entreprise intégrant cinq domaines fonctionnels importants depuis une seule plateforme technologique et une seule base de données centralisée. Ces domaines fonctionnels sont :

• Gestion de l'immobilier et des locations
• Gestion des installations et des espaces
• Gestion de la maintenance
• Gestion de projets
• Développement durable

En partant de cette définition la principale différence entre une solution IWMS et système Facility Management Assisté par Ordinateur est qu’une solution IWMS comprend aussi bien des fonctionnalités complètes pour la gestion de l’immobilier, la gestion des baux, des projets et différents aspects de la gestion du développement durable. Dans de nombreux cas, le logiciel Facility Management Assisté par Ordinateur est basé sur plusieurs plateformes technologiques, tandis que les solutions IWMS (gestion integrée de l’environnement de travail) sont basées sur une unique plateforme et base de données.

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