Le campus management

Le campus management n’a jamais été aussi complexe. Les directions de l’immobilier et du facility management au sein des établissements d’enseignement supérieur doivent répondre aux besoins des multiples parties prenantes. Notamment les étudiants, le personnel, les enseignants, les visiteurs, mais aussi l’environnement du campus. Et si de nombreux éléments physiques du campus tels que les salles de classe, les amphithéâtres, les laboratoires, les résidences étudiantes, les centres pour étudiants et les installations de loisirs conservent leur pertinence et leur importance aujourd’hui, il existe de nombreuses nouvelles technologies à prendre en compte et gérer sur les campus telles que : le wifi haut débit sur l’ensemble du campus, l’équipement des salles de classe avec des technologies permettant aux étudiants de suivre des sessions en ligne à distance, les nouvelles technologies d’accès et de sécurité ou encore le réseau 5G à venir.

Livre blanc - Qu’est-ce qu’un IWMS ?
Livre Blanc - Gérer un campus du futur

Une solution de gestion intégrée de l’environnement de travail (IWMS) est une plateforme logicielle unique pour le real estate et facility management. Elle opère dans 5 grands domaines : gestion immobilière, gestion des espaces, gestion de la maintenance, services aux occupants et développement durable.

 

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Les professionnels en charge de la gestion immobilière, de l'informatique et du facility management rencontrent un besoin croissant envers un ensemble complet d’outils et d'une stratégie permettant d’intégrer également ces technologies aux infrastructures digitales de leur campus.

Une solution complète pour la gestion des campus aidera les établissements d’enseignement supérieur à gérer leurs processus opérationnels dans les domaines :
- de l’immobilier ;
- de la maintenance ;
- de la planification des espaces et des campus ;
- de la gestion des projets d’investissement ;
- des événements et des services ;
- de la durabilité pour un campus vert.

Une solution de campus management permettra aux responsables immobiliers et FM de gérer les systèmes nouveaux et existants, mais aussi les technologies associées à l’émergence d’un smart campus à différents niveaux :

  • les infrastructures physiques (à l’intérieur comme à l’extérieur des bâtiments) ;
  • les infrastructures digitales (un réseau IoT pour le réseau 5G, par exemple) ;
  • ou encore les infrastructures éducatives (pour soutenir des modèles éducatifs innovants).

Voici quelques exemples de défis auxquels sont confrontés aujourd’hui les écoles et les universités dans l monde entier :

 

Les success stories Planon

Étude de cas - Le King's College de Londres

Elizabeth Harris, responsable informatique pour l’immobilier: « En trois mois, la solution nous a permis de réduire de moitié notre retard en maintenance. »

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Étude de cas - Singapore Management University

Haslinda Shamsudin, Chef de Projet au département Développement du Campus : « Le logiciel de Planon nous apporte une solution en temps réel et efficace pour relever les défis auxquels nos départements de l’Environnement de travail et du Facilitiy Management sont confrontés. »

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Étude de cas - Université d’Eindhoven

Edwin Spanjaards, responsable du personnel au sein du service immobilier : « Des améliorations notables dans l’utilisation interfacultés des salles de réunions, des espaces de travail et des études. »

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Solutions de gestion intégrée : ce qu'il faut savoir

Planon, leader sur le marché, offre une solution de gestion intégrée pour l'immobilier et le facility management (IWMS). Sa mise en œuvre peut aider les établissements d'enseignement supérieur à rassembler l’ensemble des parties prenantes, processus, données et technologies au sein d’une plateforme unique. Cela permet de réaliser d’importantes économies et de favoriser une amélioration continue des processus. Elle constitue un atout majeur pour les écoles et universités cherchant à accroître l’efficacité, la transparence, la flexibilité et la satisfaction des étudiants et du personnel dans leurs processus de gestion immobilière et de facility management.

Aujourd’hui, les solutions de gestion intégrée pour les campus sont fréquemment déployées en tant que service (SaaS) afin de réduire le coût total de possession et le délai de déploiement, ainsi que pour améliorer leur intégration et leur évolutivité dans le temps.

L’importance de mener une étude de rentabilité lors du choix d’une solution de gestion intégrée pour son campus

Avant de choisir et de mettre en œuvre votre solution de gestion, procéder à une étude de rentabilité s'avère essentiel. Elle doit couvrir :

  • les coûts internes et externes,
  • ainsi que les avantages financiers et non financiers.

Cela comprend par exemple la réduction des coûts liés aux processus de gestion des espaces et des biens du campus, l'optimisation de l’entretien et la maintenance, ou encore la perspective d’améliorer la satisfaction des étudiants et du personnel.

En France, certains bâtiments des campus peuvent être inoccupés jusqu’à 72 % du temps, ce qui montre que les universités peuvent potentiellement réaliser des économies substantielles en utilisant leurs espaces plus efficacement. (Source : dossier de recherche du Ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation, en partenariat avec la CPU et l’AMUE : « Valorisation immobilière, vie de campus & territoire : Guide méthodologique »)

Dans de nombreux cas, le coût d’acquisition d’une solution logicielle pour la gestion des campus représente une part mineure de l’investissement total. La collecte et la gestion des données, la gestion du changement, les coûts internes, les infrastructures informatiques et la gestion de projets sont également à prendre en compte.

Par ailleurs, opter pour une personnalisation ou une intégration spécifique peut avoir un impact considérable sur le coût total de possession (TCO en anglais), et dépend aussi fortement du fournisseur et de la solution choisis. Le déploiement de la solution de campus mamagement et son modèle d’accompagnement devrait également être inclus dans l’étude de rentabilité. Par exemple, votre équipe doit être en mesure de répondre aux questions suivantes : « La solution de gestion du campus sera-t-elle hébergée en interne ou chez le fournisseur, en tant que service (SaaS) ? La gestion des applications sera-t-elle effectuée en interne, ou sous-traitée au fournisseur de la solution ? ». Ces questions et les choix de votre équipe pour y répondre auront un impact sur les coûts et les avantages.

Smart campus : des attentes en constante évolution

La convergence des nouvelles technologies, l’augmentation des demandes et des attentes, le besoin d’apprentissage continu ainsi que les nouveaux modèles d’entreprises représentent de nouveaux défis pour les universités et leurs stratégies de campus management. Les directions immobilières et du facility management doivent s'adapter afin d’offrir une expérience et un environnement d’apprentissage attractifs et évolutifs.

Le profil des étudiants change. Ils sont par exemple de plus en plus nombreux à suivre des cours en ligne. On voit également apparaître des étudiants plus âgés, qui s’inscrivent à l’université pour améliorer leurs compétences ou changer de parcours professionnel.

Aujourd'hui, les universités ou écoles qui veulent rester compétitives cherchent à améliorer la connectivité de leur campus pour offrir la meilleure expérience possible à leurs étudiants et enseignants.

Gartner, une entreprise américaine et leader mondial dans la recherche et le conseil sur les technologies avancées, a défini la notion de campus connecté ou smart campus comme suit :

« Un smart campus est un environnement, physique ou digital, dans lequel des humains et des systèmes s’appuyant sur des technologies interagissent dans des écosystèmes de plus en plus ouverts, connectés, coordonnés et intelligents. De multiples éléments, notamment les personnes, les processus, les services et les objets, sont combinés afin de créer une expérience plus immersive, interactive et automatisée pour les étudiants, le personnel, les enseignants et les parties prenantes d’une université ou d’un établissement d’enseignement supérieur. »

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