23 avril 2020

Quelle valeur un IWMS pourrait-il apporter à votre organisation ?

Les Responsables immobiliers et les Facility Managers recherchent souvent des solutions technologiques innovantes pour améliorer la performance opérationnelle de leurs activités. Afin de prendre la meilleure décision, il est capital de connaître parfaitement les implications des différentes options sur le long terme. Dans le domaine de l'immobilier et du Facility management, une solution de premier plan est une solution de gestion intégrée de l’environnement de travail (IWMS). Elle présente de nombreux avantages par rapport à l'utilisation d'un logiciel dédié pour gérer différents processus métiers.

Livre blanc - Qu’est-ce qu’un IWMS ?
Livre blanc - Qu’est-ce qu’un IWMS ?

Une solution de gestion intégrée de l’environnement de travail (IWMS) est une plateforme logicielle unique pour le real estate et facility management. Elle opère dans 5 grands domaines : gestion immobilière, gestion des espaces, gestion de la maintenance, services aux occupants et développement durable.

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Comme je l’ai déjà mentionné dans un blog précédent, Verdantix - cabinet d’études et de conseil spécialisé dans les technologies innovantes qui optimisent la performance opérationnelle - a récemment publié le rapport de recherche intitulé «Real Estate IT Strategies: IWMS, Point Solutions, And Everything In Between*». Ce rapport analyse les quatre principales approches informatiques choisies aujourd’hui par les grandes entreprises. L'une d’elles est l'utilisation d'une solution unique et intégrée telle qu’un IWMS. Dans cet article de blog, je vous propose de revenir sur ce qu'est véritablement un IWMS et ses principaux avantages pour les organisations.

Qu'est-ce qu'un IWMS ?

Pour comprendre comment un IWMS peut apporter de la valeur à votre organisation, il est important de bien comprendre ce que fait un IWMS et de savoir comment il s'intègre dans l’univers des solutions logicielles d'entreprise. Un IWMS est une plate-forme logicielle qui peut être utilisée dans toute l'organisation pour répondre à ses besoins en gestion immobilière et facility management. Au sein de ce système, des informations importantes peuvent être saisies, gérées et rapportées afin d'optimiser les processus FM. Il aide vos équipes à gérer plus efficacement le portefeuille immobilier et les services liés à l’environnement de travail. Il soutient de multiples processus métiers, notamment relatifs aux baux, aux projets d'immobilisations, à l'utilisation des équipements et de l'espace, aux services aux occupants, à la maintenance, à la gestion des performances énergétiques. Le fait d'avoir tous ces domaines pris en charge au sein d’une seule plate-forme logicielle offre de multiples avantages.

Quels sont les principaux avantages d'un IWMS ?

Les avantages d'un IWMS sont nombreux et variés, non seulement pour les responsables de l'immobilier et du facility management, mais aussi pour l'ensemble de l'organisation. J'en souligne ici quatre :

  • Amélioration de la qualité des données. Un IWMS remplace les solutions dédiées par un système unique, devenant ainsi " l'unique source de vérité ". Cela améliore le contrôle de la qualité et la cohérence des données. L'IWMS peut être intégré à d'autres applications de votre environnement informatique pour réduire les risques de redondance et de différences.
  • Réduction des coûts de support informatique. Un IWMS simplifie votre infrastructure informatique en réduisant les systèmes autonomes et garantit que la même version est utilisée dans toute l'entreprise. Par conséquent, les gestionnaires d'applications ont moins de systèmes à maintenir et peuvent mettre à jour et mettre à niveau le logiciel de façon centralisée. Cela facilite leur travail et permet plus d’efficacité et de productivité.
  • Standardisation des processus. Grâce à l'utilisation de workflows préconfigurés basés sur les meilleures pratiques, vous pouvez standardiser les processus en évitant les situations où de multiples solutions et applications opèrent. Cela assure un alignement continu et une meilleure communication entre les domaines d'activité pendant toute la durée de vie du logiciel.
  • Meilleure prise de décision. Un IWMS vous offre une vue intégrée et donc une compréhension plus complète de votre portefeuille immobilier et de vos espaces de travail. Il regroupe des informations sur le portefeuille immobilier, les espaces, les actifs, les activités de maintenance et de services, etc. Cela vous aide non seulement à réagir plus vite, mais aussi à planifier à l'avance.

Il s'avère que les directeurs Immobiliers et de l’environnement de travail sont de plus en plus conscients des nombreux avantages qui en découlent. Dans le cadre de son rapport d’étude, Verdantix a interrogé 300 directeurs Immobilier et de l’Environnement de grandes organisations à travers le monde. Il en ressort que 59% d’entre eux prévoient de gérer leurs données grâce à des solutions qui offrent une large palette fonctionnelle – et cela inclut un IWMS. Seulement 11% d’entre eux prévoient d'opter pour une approche « best of breed » en investissement dans différentes solutions informatiques très spécialisées auprès de plusieurs fournisseurs.

Prendre du recul : quels sont mes objectifs ?

Maintenant que vous avez une meilleure compréhension de ce qu'est un IWMS et de ses avantages potentiels, il est important de définir clairement les objectifs derrière sa mise en place dans votre organisation. Quelle est la principale raison pour laquelle vous l’envisagez ? En tant que responsable de l’immobilier ou facility manager, vos objectifs stratégiques sont généralement divisés en cinq grandes catégories :

  • Améliorer la productivité
  • Assurer la continuité des activités
  • Améliorer la satisfaction des collaborateurs
  • Assurer la conformité
  • Réduire les coûts d'exploitation

On observe souvent que les Directions de l’immobilier et les directions FM sont obligées de fonctionner de telle manière que ces objectifs sont difficiles à atteindre. La plupart du temps, cela est dû à des bases de données mal entretenues dans plusieurs systèmes d'information autonomes, ce qui conduit à des prises de décisions loin d'être optimales et des processus difficiles à suivre.

Faire un pas en avant : quelle est la prochaine étape ?

Un IWMS peut vous aider à atteindre chacun des cinq objectifs stratégiques mentionnés ci-dessus. Dans un prochain blog, je passerai en revue les expériences de Gasunie, du King’s College de Londres et du Maastricht University Medical Center (MUMC), illustrant la valeur ajoutée de la mise en œuvre d’un IWMS.

Vous aimeriez en savoir plus dès maintenant ? Téléchargez le livre blanc « Qu'est-ce que l'IWMS ? » et explorez en détails les principaux avantages, exemples d'utilisation et capacités d'un véritable IWMS.

*« Solution intégrée de l’environnement de travail, solutions dédiées, et approches intermédiaires »

Geert-Jan Blom
Solution Product Marketeer