La planification stratégique des espaces consiste à aligner l'offre actuelle et future d'espaces avec les besoins de l'organisation et ses objectifs métier. Elle permet aux organisations d'explorer et de comparer différents scénarios d'aménagement, d'en comprendre les conséquences sur des facteurs tels que la capacité d'accueil, le taux d'utilisation des espaces et les besoins liés à l'environnement de travail, puis de transformer la stratégie retenue en un plan concret et opérationnel.
Faire passer la gestion de vos espaces de travail à un niveau supérieur
Chaque décision majeure en matière de gestion des espaces façonne l'environnement de travail et le patrimoine immobilier de l'organisation pour les années à venir. À mesure que les bâtiments et les portefeuilles immobiliers deviennent plus intelligents, l'enjeu ne consiste plus simplement à comprendre comment les espaces sont utilisés, mais à exploiter ces informations pour décider de ce qu'ils devraient devenir.
Grâce à la planification stratégique des espaces, les organisations peuvent centraliser les données relatives à leur patrimoine immobilier et à leurs projets d'aménagement afin de modéliser leurs besoins futurs, d'explorer différents scénarios et de prendre des décisions éclairées concernant leurs espaces.
Comme le souligne notre prochaine étude menée avec WORKTECH Academy et Schneider Electric, un bâtiment intelligent « utilise les données pour décider et agir ». Il s'agit de donner du sens aux données : transformer les informations sur l'environnement de travail en décisions plus pertinentes pour l'avenir de votre patrimoine immobilier.
C’est précisément là que la planification stratégique des espaces prend tout son sens.
La planification stratégique des espaces offre aux organisations un environnement structuré leur permettant de concevoir et de comparer différents scénarios, d'en évaluer les compromis et de prendre des décisions fondées sur des données concrètes, à l'échelle des bâtiments, des étages, des services et des capacités d'accueil.
Prenons l'exemple d'une organisation qui souhaite regrouper trois étages sous-utilisés sur deux étages. Parallèlement, l'un de ces étages doit être réaménagé afin de mieux répondre aux besoins du travail hybride, avec une combinaison de postes de travail et d'espaces collaboratifs.
L'équipe élabore un scénario privilégié, mais la situation évolue : un autre service doit également intégrer ces espaces, ce qui implique d'accueillir 50 collaborateurs supplémentaires.
Dans un processus de planification traditionnel, ce changement peut entraîner une nouvelle série de tableurs, de calculs, de discussions avec les parties prenantes et de modifications des plans. Avec la planification stratégique des espaces, les responsables peuvent adapter leur scénario, réévaluer les capacités d'accueil et la répartition des espaces, comparer les résultats actualisés avec d'autres possibilités et mesurer les conséquences du changement avant de prendre une décision.
Quelle est la différence entre la planification d’espaces traditionnelle et la planification stratégique des espaces ?
L'avenir de la planification des espaces ne consiste pas seulement à réagir plus rapidement aux changements, mais aussi à être capable de les anticiper.
La planification stratégique des espaces permet aux équipes chargées de la gestion des espaces d'adopter une approche plus proactive, en faisant des espaces un véritable levier de croissance, d'efficacité et de résilience pour l'avenir.
Découvrez ci-dessous les principales différences entre ces deux approches :
| Critère | Planification traditionnelle des espaces | Planification stratégique des espaces |
|---|---|---|
| Approche de planification | Réagir aux changements au fur et à mesure que les besoins apparaissent. | Explorer et anticiper les changements grâce à différents scénarios. |
| Périmètre | Une planification souvent fragmentée entre les étages, les services ou différents fichiers. | Une planification globale couvrant les bâtiments, les étages, les services et les capacités d'accueil. |
| Comparaison des scénarios | Des alternatives gérées et comparées manuellement. | Plusieurs scénarios explorés selon une approche de planification cohérente. |
| Données et hypothèses | Des informations dispersées dans des tableurs, des e-mails et les contributions des différentes parties prenantes. | Des informations centralisées dans un environnement de planification partagé. |
| Collaboration | Des mises à jour échangées individuellement entre les parties prenantes. | Une vision commune des scénarios et des compromis associés. |
| Adaptation aux changements | Des modifications qui nécessitent souvent de reprendre manuellement les plans et les calculs. | Les scénarios peuvent être ajustés et comparés de façon itérative |
Explorez plusieurs scénarios d'avenir avant de faire votre choix
Avec la bonne solution, les données relatives à la gestion des espaces et à l'environnement de travail ne restent plus dispersées dans différentes versions de fichiers Excel. Les informations essentielles ne disparaissent plus non plus lorsque des responsables ou des collaborateurs quittent leur poste ou changent de fonction.
Une solution adaptée de planification stratégique des espaces permet de collecter, de maintenir, de valider et d'analyser les données avec l'ensemble des parties prenantes concernées. Résultat : une meilleure collaboration, des prises de décision plus rapides et des hypothèses, indicateurs et objectifs plus cohérents.
Grâce à des données fiables et à des hypothèses cohérentes, les responsables de la planification des espaces peuvent rapidement comparer plusieurs scénarios et mesurer les conséquences d'une croissance, d'une consolidation des espaces, du travail hybride ou d'une évolution organisationnelle avant de définir une orientation stratégique.
La réorganisation visuelle des espaces (visual restacking) permet ensuite de traduire le scénario retenu en une répartition globale des services et des effectifs entre les différents bâtiments et étages. La stratégie immobilière devient ainsi un véritable plan d'aménagement pour l'avenir.
Cette approche est d'autant plus importante qu'un écart significatif subsiste entre les objectifs fixés et la réalité en matière d'utilisation des espaces. À titre d'exemple, le rapport 2026 Global Occupancy Planning Benchmark Report de JLL indique un taux d'utilisation cible des bureaux de 72 %, contre un taux d'utilisation réel de 45 % atteint par les organisations. Cela représente un écart de 27 points de pourcentage.
Fédérez les parties prenantes autour d'une vision commune
Les décisions liées à la gestion des espaces impliquent généralement plusieurs fonctions de l'entreprise : immobilier, Facility Management, ressources humaines, finance, informatique et direction générale.
Disposer d'une vision partagée des différents scénarios, des hypothèses et des compromis facilite les échanges. Les décisions relatives à la planification et à la gestion des espaces deviennent ainsi plus faciles à expliquer, à remettre en question et à valider collectivement.
En résumé, la planification stratégique des espaces permet aux équipes de :
- Modéliser et comparer des scénarios d’aménagement futurs pour accompagner la croissance, la consolidation, le travail hybride et les changements organisationnels.
- Modéliser et comparer différents scénarios d'aménagement futurs, en tenant compte de la croissance, de la consolidation des espaces, du travail hybride et des évolutions organisationnelles.
- Évaluer les capacités d'accueil et les arbitrages liés à la répartition des espaces entre les bâtiments, les étages et les services avant de valider un plan.
- Traduire la stratégie de l'environnement de travail en plans d'aménagement concrets, grâce à la réorganisation visuelle des services et des effectifs à l'échelle du patrimoine immobilier.by visually restacking departments and headcount across the portfolio.
- Adapter les plans à mesure que les besoins évoluent, sans devoir reprendre l'ensemble du processus de planification depuis le début.
- Créer une base commune pour la prise de décision, réunissant les équipes immobilières, le Facility Management, les ressources humaines, la finance et la direction générale.
Depuis toujours, Planon accompagne les organisations dans l'amélioration de leurs processus de gestion des espaces et de l'environnement de travail. Une meilleure gestion des données leur permet de mieux comprendre comment leurs espaces sont réellement utilisés.
Aujourd'hui, grâce à Planon Strategic Space Planning, les organisations peuvent aller encore plus loin. Elles peuvent explorer une multitude de possibilités et de scénarios pour imaginer, planifier et façonner les espaces de demain.
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