Strategische Flächenplanung ist der Prozess, bei dem das aktuelle und zukünftige Flächenangebot sowie der entsprechende Flächenbedarf mit den Geschäftszielen einer Organisation in Einklang gebracht werden. Sie ermöglicht es Organisationen, verschiedene Flächenszenarien zu untersuchen und miteinander zu vergleichen, deren Auswirkungen auf Faktoren wie Kapazität, Flächennutzung und Anforderungen an die Arbeitsumgebung zu verstehen sowie die bevorzugte Strategie in einen umsetzbaren Plan zu überführen.
Heben Sie das Workspace Management auf die nächste Stufe
Jede grundlegende Entscheidung im Flächenmanagement prägt die Arbeitsumgebung und das Immobilienportfolio einer Organisation auf Jahre hinaus. Da Gebäude und Portfolios zunehmend intelligenter werden, geht es nicht mehr nur darum, die aktuelle Flächennutzung zu verstehen – vielmehr lässt sich dieses Wissen gezielt nutzen, um zu bestimmen, wie sich die Flächen zukünftig entwickeln sollen.
Mithilfe strategischer Flächenplanung können Unternehmen ihr Immobilienportfolio sowie ihre Planungsdaten zusammenführen, um zukünftige Entwicklungen zu modellieren, verschiedene Zukunftsszenarien zu prüfen und fundierte Entscheidungen zur Flächennutzung zu treffen.
Wie unsere demnächst erscheinende Studie, die in Zusammenarbeit mit der WORKTECH Academy und Schneider Electric entstand, darlegt, zeichnet sich ein Smart Building dadurch aus, dass es „Daten nutzt, um Entscheidungen zu treffen und zu handeln“. Das sind Daten mit Zweck: Sie übersetzen Erkenntnisse über die Arbeitsumgebung in bessere Entscheidungen für die Zukunft des eigenen Portfolios.
Genau hier zeigt sich der Mehrwert der strategischen Flächenplanung.
Sie bietet Unternehmen eine strukturierte Umgebung, um Szenarien zu entwickeln und miteinander zu vergleichen, Abwägungen vorzunehmen sowie evidenzbasierte Entscheidungen zu treffen – über Gebäude, Etagen, Abteilungen oder Kapazitäten hinweg.
Stellen Sie sich beispielsweise ein Unternehmen vor, das plant, drei bisher nur gering ausgelastete Etagen auf zwei Etagen zusammenzulegen. Gleichzeitig soll eine dieser Etagen so umgestaltet werden, dass sie hybrides Arbeiten besser unterstützt – etwa durch eine Kombination aus Arbeitsplätzen und Bereichen für die Zusammenarbeit.
Das Team erarbeitet ein bevorzugtes Szenario, doch dann ändern sich die Rahmenbedingungen: Eine weitere Abteilung muss in dieselben Räumlichkeiten einziehen, wodurch 50 zusätzliche Personen in die Planung integriert werden müssen.
In einem herkömmlichen Planungsprozess kann eine solche Änderung eine weitere Runde aus Tabellenkalkulationen, Berechnungen, Abstimmungen mit den Stakeholdern und Plananpassungen nach sich ziehen. Mit strategischer Flächenplanung hingegen können die Planer das Szenario flexibel anpassen, Kapazitäten und Zuweisungen neu bewerten, das überarbeitete Ergebnis mit Alternativen vergleichen und die Auswirkungen abschätzen, bevor die Änderung verbindlich umgesetzt wird.
Was ist der Unterschied zwischen traditioneller und strategischer Flächenplanung?
Bei der Zukunft der Flächenplanung geht es nicht nur darum, schneller auf Veränderungen zu reagieren, sondern diese auch antizipieren zu können.
Strategische Flächenplanung ermöglicht es Flächenmanagement-Teams, proaktiver zu agieren und Flächen in einen flexiblen Hebel für zukünftiges Wachstum, Effizienz und Resilienz zu verwandeln. Einige der wesentlichen Unterschiede sind in der folgenden Übersicht dargestellt:
| Traditionelle Flächenplanung | Strategische Flächenplanung | |
|---|---|---|
| Planungsansatz | Reagiert auf Veränderungen, wenn Anforderungen entstehen | Erkundet und antizipiert Veränderungen mithilfe von Szenarien |
| Périmètre | Oft über Etagen, Abteilungen oder Dateien hinweg verstreut | Planung erfolgt über Gebäude, Etagen, Abteilungen und Kapazitäten hinweg |
| Comparaison des scénarios | Alternativen werden manuell gepflegt und verglichen | Verschiedene Szenarien werden mithilfe eines konsistenten Planungsansatzes untersucht |
| Données et hypothèses | Verteilt auf Tabellenkalkulationen, E-Mails und Beiträge von Stakeholdern | In einer gemeinsamen Planungsumgebung zusammengeführt |
| Collaboration | Informationen werden zwischen einzelnen Stakeholdern ausgetauscht | Gemeinsames Verständnis von Szenarien und Abwägungen |
| Adaptation aux changements | Änderungen können eine manuelle Nachbearbeitung von Plänen und Berechnungen erforderlich machen | Szenarien können iterativ angepasst und verglichen werden |
Mehrere Zukünfte testen, sich auf eine festlegen
Mit der richtigen Lösung gehen Daten zum Flächenmanagement und zum Workplace nicht mehr in irgendeiner Version einer Excel-Tabelle verloren. Auch andere relevante Daten bleiben erhalten, selbst wenn Führungskräfte oder Teammitglieder das Unternehmen verlassen oder ihre Rolle wechseln.
Stattdessen ermöglicht eine geeignete Lösung für die strategische Flächenplanung, dass Daten von den relevanten Stakeholdern erfasst, gepflegt, validiert und analysiert werden können. Dies führt zu einer besseren Zusammenarbeit, schnelleren Reaktionszeiten sowie zu konsistenteren Annahmen, Kennzahlen und Zielvorgaben. Dank verlässlicher Daten und konsistenter Annahmen können Flächenplaner verschiedene Szenarien zügig vergleichen und die Auswirkungen von Wachstum, Konsolidierung, hybriden Arbeitsmodellen oder organisatorischen Veränderungen untersuchen, bevor sie sich für einen bestimmten Weg entscheiden.
Visuelles Restacking unterstützt die Flächenplaner anschließend dabei, das bevorzugte Szenario in eine übergeordnete Zuweisung von Abteilungen und Personalbeständen auf die verschiedenen Gebäude und Etagen zu übertragen – so wird aus einer Portfolio-Strategie ein konkreter Flächenplan für die Zukunft. Dies ist von großer Bedeutung, da zwischen der beabsichtigten und der tatsächlichen Flächennutzung nach wie vor eine erhebliche Lücke klafft. So zeigt beispielsweise der „Global Occupancy Planning Benchmark Report 2026“ von JLL, dass eine Büroauslastung von 72 % angestrebt wird, während die tatsächlich erreichte Auslastung bei 45 % liegt – ein Unterschied von 27 Prozentpunkten.
Raumschaffende Entscheidungen
Erfolgreiche Entscheidungen im Bereich Flächennutzung basieren in der Regel auf Beiträgen aus den Bereichen Immobilien- und Facility Management, Personalwesen (HR), Finanzen, IT sowie der Unternehmensführung. Ein gemeinsames Verständnis von Szenarien, Annahmen und Abwägungen erleichtert es, Entscheidungen zur Flächenplanung und zum Flächenmanagement zu erläutern, zu hinterfragen und abzustimmen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass strategische Flächenplanung Teams dabei unterstützen kann:
- Zukunftsszenarien zur Flächennutzung zu modellieren und zu vergleichen – etwa im Hinblick auf Wachstum, Konsolidierung, hybride Arbeitsmodelle oder organisatorische Veränderungen.
- Kapazitäten und Auswirkungen verschiedener Zuweisungen über Gebäude, Etagen und Abteilungen hinweg zu bewerten, bevor sie sich auf einen Plan festlegen.
- die Workplace-Strategie in konkrete Flächenkonzepte zu überführen, indem sie Abteilungen und Personalbestände visuell über das gesamte Portfolio hinweg neu zuweisen.
- Pläne bei veränderten Anforderungen flexibel anzupassen, ohne den Planungsprozess jedes Mal von Grund auf neu aufsetzen zu müssen.
- eine gemeinsame Entscheidungsgrundlage für alle beteiligten Bereiche zu schaffen – von Immobilien- und Facility Management über Personalwesen und Finanzen bis hin zur Unternehmensführung.
Planon unterstützt Unternehmen seit jeher dabei, ihre Prozesse im Bereich Flächen- und Workplace Management zu optimieren. Ein verbessertes Datenmanagement ermöglicht es Unternehmen, ein tieferes Verständnis für die Nutzung ihrer Fläche n zu gewinnen. Mit der Planon Strategic Space Planning können Unternehmen dieses Verständnis auf eine neue Stufe heben: Sie können unzählige Möglichkeiten und Szenarien durchspielen, um ihre zukünftigen Flächen zu gestalten.
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