Warum Sie diesen Business Case lesen sollten
Viele Unternehmen zahlen zu viel für Immobilien, haben aber keinen klaren Überblick über das Ausmaß.
Portfolioentscheidungen werden häufig getroffen, ohne das Gesamtbild zu kennen. Flächen sind unterausgelastet, Mietverpflichtungen sind nicht transparent, und Kostensenkungsziele landen bei Immobilien- und Facility-Management-Teams, die nicht genau belegen können, wo Einsparungen realistisch sind. Dadurch bleiben Einsparpotenziale ungenutzt.
Wenn Ihnen diese Situation bekannt vorkommt, liefert dieser Business Case eine konkrete Orientierung. Er zeigt anhand eines realistischen Szenarios, wie Portfoliooptimierung in der Praxis aussehen kann, mit Benchmarks von JLL, WERC und der BAUAKADEMIE. Für das Beispielunternehmen ergibt sich ein jährlicher Nettonutzen von 2,55 Mio. €.
Wenn Immobilienkosten bei Ihnen auf der Agenda stehen, lohnt sich ein Blick auf die Zahlen.
Ausgangssituation
Das Unternehmen betreibt 8 Bürostandorte, 2 Distributionszentren sowie 100 kleinere Standorte in verschiedenen Regionen. Der überwiegende Teil des Portfolios ist angemietet, einige Standorte befinden sich im Eigentum. Das Real Estate Team verwaltet standortübergreifend Flächen, Mietverträge und das Facility Management über dieses verteilte Portfolio, das inzwischen hybride Arbeitsmodelle unterstützt.
Herausforderung
Der Vorstand hat das Ziel vorgegeben, die indirekten Betriebskosten innerhalb der nächsten drei Jahre um 6 % zu senken. Um dieses Ziel zu erreichen, muss der CFO konkrete Einsparpotenziale in den wichtigsten Kostenkategorien des Unternehmens identifizieren. Immobilien und Facility Management gehören zu den größten Kostenblöcken und sind daher ein naheliegender Bereich, um mögliche Kostensenkungen zu prüfen.
Das Unternehmen hat bei seinen digitalen Grundlagen bereits deutliche Fortschritte gemacht. Zentrale Systeme sind vorhanden, Mietvertragsdaten sind weitgehend zentralisiert, und das Flächenmanagement ist über den Großteil des Portfolios hinweg standardisiert. Doch Daten zu haben und daraus konkrete Entscheidungen abzuleiten, sind zwei verschiedene Dinge.
Was fehlt, ist der Überblick auf Portfolioebene, um diese Daten in fundierte Entscheidungen zu übersetzen. Flächenzuweisungen spiegeln die Realität hybrider Arbeit noch nicht ausreichend wider. Reinigungs-, Energie- und Instandhaltungskosten werden noch nicht systematisch mit Mitarbeiterzahlen und tatsächlicher Arbeitsplatznutzung abgeglichen. Mietvertragsverlängerungen werden lokal gesteuert statt strategisch über das gesamte Portfolio betrachtet. So werden Kosten festgeschrieben, die mit einer portfolioweiten Sicht wahrscheinlich hinterfragt worden wären.
Ohne ein konsolidiertes, transparentes Bild darüber, wo Kosten entstehen und wo tatsächlich Wert geschaffen wird, fehlt dem CFO die notwendige Entscheidungsgrundlage, um die angestrebte Kostenreduktion von 6 % belastbar zu realisieren.
Die Situation ist kein Einzelfall. Laut JLL (Global Occupancy Planning Benchmark Report, 2026) liegt die durchschnittliche Büroauslastung weltweit bei rund 56 %, deutlich unter dem Zielwert von rund 74 %. Für Distributionszentren weist die DC-Measures-Untersuchung der WERC einen Median der genutzten Kapazität von 85,7 % aus und nennt 80 bis 85 % als Bereich, in dem ein Standort noch flexibel auf Nachfrageschwankungen reagieren kann.
Jeder Quadratmeter, der bezahlt, aber schlecht genutzt wird, verursacht zusätzlich laufende Betriebskosten, von Instandhaltung und Energie bis hin zu Reinigung und weiteren Facility Services. Zusätzlich fallen umlagefähige Betriebskosten von durchschnittlich 65 €/m² pro Jahr an (BAUAKADEMIE, NEO Office Impact Report 2025/26), exklusive Mietkosten.
Lösung
Um von verteilten Portfoliodaten zu belastbaren Portfolioentscheidungen zu kommen, will das Unternehmen seine digitale Reife erhöhen und sein Standortportfolio gezielt optimieren. Dafür nutzt es ein IWMS (Integrated Workplace Management System), um Finanzdaten aus dem zentralen ERP-System mit Immobilien- und Facility-Daten zu verbinden.
Flächennutzung, Betriebskosten, Mietverpflichtungen und anstehende Verlängerungsentscheidungen werden über die bestehenden Analyse- und Reporting-Tools des Unternehmens zentral sichtbar.
Mit dieser konsolidierten Sicht kann das Immobilien- und Facility-Management-Team erstmals fundiert bewerten, welche Optimierungsszenarien für das Portfolio realistisch sind. Es kann quantifizieren, wo Kosten nicht zur tatsächlichen Nutzung passen, und dem CFO klar zeigen, wo die geforderten 6 % erreichbar sind und wie sie umgesetzt werden können.
Das Team identifiziert:
- Mehrere Bürostandorte liegen klar unter einer Auslastung von 56%
- Die Auslastung der Distributionszentren liegt bei rund 75 % und damit unter dem von der WERC genannten Bereich von 80 bis 85 %
- Ein erheblicher Teil der Flächen ist ungenutzt, verursacht aber Kosten
- Kündigungsfenster oder Anpassungsmöglichkeiten von Mietverträgen werden bisher nicht aktiv genutzt
Innerhalb weniger Wochen entwickelt das Unternehmen einen pragmatischen Maßnahmenplan: Unterausgelastete Büroflächen werden konsolidiert, Distributionszentren gezielt verkleinert und bestehende Kündigungs- oder Anpassungsoptionen konsequent genutzt, um wirtschaftlich nicht mehr sinnvolle Flächen aufzugeben oder neu zu verhandeln.
Für SAP Kunden: Planon ist die einzige SAP solution extension für Immobilien- und Facility Management. Operative RE/FM-Daten werden mit dem SAP-Mietvertragsmanagement verbunden und können gemeinsam in der SAP Analytics Cloud ausgewertet werden. Finanz- und Nutzungsdaten laufen damit in einem Modell zusammen.
Ergebnis
| Werttreiber | Jährlicher Beitrag |
|---|---|
| Mietkosteneinsparungen (freigesetzte Flächen) | 1,10 Mio. € |
| Betriebskosteneinsparungen (freigesetzte Flächen) | 0,32 Mio. € |
| Mieteinnahmen | 0,77 Mio. € |
| Betriebskosteneffizienz (verbleibende Flächen) | 0,80 Mio. € |
| Reduktion von Mietverlusten | 0,15 Mio. € |
| Brutto-Jahresvorteil | 3,15 Mio. € |
| Jährliche Subscription-Kosten | (0,6 Mio. €) |
| Netto-Jahresvorteil | 2,55 Mio. € |
| Kapitalwert über 5 Jahre (10%) | 7,87 Mio. € |
| Amortisationszeit (nach Go-live) | 8,5 Monate |
Hinweise: Abweichungen in den Summen sind rundungsbedingt. Die Werte sind Einsparungen vor Steuern und zeigen den eingeschwungenen Jahreslauf nach Abzug der jährlichen Subscription. Die einmalige Implementierungsinvestition ist nicht in dieser Jahreszahl enthalten, sondern wird in Amortisationszeit und Kapitalwert separat berücksichtigt.
Auf dieser Basis ergibt sich ein Nettojahresvorteil von rund 2,55 Mio. €. Die Einsparungen kommen aus mehreren Quellen: geringere Mietkosten durch reduzierte Flächen, niedrigere Betriebskosten, zusätzliche Mieteinnahmen sowie Effizienzgewinne im verbleibenden Portfolio.
In Summe entspricht das etwa 6,1% der bisherigen Belegungskosten von 41,86 Mio. € pro Jahr, und trägt damit einen wesentlichen Beitrag zum vorgegebenen Einsparziel bei den indirekten Betriebskosten. Auch wirtschaftlich ist das Ergebnis klar: Die Amortisationszeit liegt bei rund 8,5 Monaten nach Go-live. Der Kapitalwert über fünf Jahre beträgt etwa 7,87 Mio. €.
Vor allem geben die aktuellen und verlässlichen Daten im IWMS dem CFO und der Geschäftsleitung einen klaren Blick darauf, wo Kosten entstehen und wann gegengesteuert werden kann. Selbst bei vorsichtigeren Annahmen bleibt der Business Case überzeugend: Die Investition amortisiert sich schnell, und das Umsetzungsrisiko ist gering. So wird Immobilienmanagement vom festen Kostenblock zu einem steuerbaren Hebel für Kostensenkungen. Der ROI im Facility Management wird damit zu einer Kennzahl, die der CFO tatsächlich belastbar vertreten kann.
Finden Sie heraus, wie diese Zahlen für Ihre eigene Immobilienfläche aussehen.
ROI-Berechnung
Portfolio
- 8 Bürostandorte à 3.000 m² → 24.000 m²
- 2 Distributionszentren à 20.000 m² → 40.000 m²
- 100 weitere Standorte à 1.000 m² → 100.000 m²
Gesamtfläche: 164.000 m²
Kostenannahmen
- Büromiete: 300 €/m²/Jahr → 7,20 Mio. €
- Distributionszentren: 100 €/m²/Jahr → 4,00 Mio. €
- Weitere Standorte: 200 €/m²/Jahr → 20,00 Mio. €
- Gesamtmiete: 31,20 Mio. €
- Umlagefähige Betriebskosten: 65 €/m²/Jahr → 10,66 Mio. €
- Gesamte jährliche Belegungskosten: 41,86 Mio. €
Programmkosten:
- Einmalige Implementierungskosten: 1,80 Mio. €
- Jährliche Subscription: 0,60 Mio. €
Maßnahmen nach der Portfolioanalyse
- Optimierung der Büroflächen auf eine Zielauslastung von 75 % (aktuell 56 %, leicht über dem globalen Benchmark von 74 %)
- Anpassung der Distributionszentren auf eine Zielauslastung von 83 % (aktuell illustrativ 75 %, innerhalb des von der WERC genannten Bereichs von 80 bis 85 %).
- Vermietung von 50% der frei werdenden Büro- und Hub-Flächen, im Schnitt zu 70 % der Miete (innerhalb der von CBRE berichteten Spanne von 20 bis 40 % für Untervermietung).
- Steigerung der Betriebseffizienz um 8 % auf die verbleibenden Betriebskosten
- Reduktion von Mietverlusten um 0,5 % auf die verbleibende Miete
ROI-Kennzahlen
- Nettojahresvorteil: 2,55 Mio. €
- Amortisationszeit (nach Go-live): rund 8,5 Monate
- Kapitalwert über 5 Jahre (10 %): 7,87 Mio. €
- Rund 6,1 % Reduktion der jährlichen Belegungskosten
Szenarien
| Szenario | Nettojahresvorteil | Amortisation | 5-Jahres-NPV (10 %) |
|---|---|---|---|
| Konservativ | 2,06 Mio. € | 10,5 Monate | 6,01 Mio. € |
| Basis | 2,55 Mio. € | 8,5 Monate | 7,87 Mio. € |
| Ambitioniert | 3,51 Mio. € | 6,2 Monate | 11,49 Mio. € |
Die Szenarien variieren Zielauslastung für Büros und Distributionszentren, Anteil und erzielte Mietquote bei der Vermietung freigesetzter Flächen, Betriebskosteneffizienz und Reduktion von Mietverlusten gemeinsam.
Hinweis: Dieses Modell zeigt die wichtigsten Einsparhebel der Portfoliooptimierung: Flächenkonsolidierung, Anpassung von Hubs, Mieteinnahmen, Effizienzgewinne bei Betrieb und Instandhaltung sowie die Reduktion von Mietverlusten. Die jährliche Subscription umfasst nur die IWMS-Softwarelizenz. Kosten für Implementierungspartner, Büroausbau und internes Change Management unterscheiden sich je nach Organisation und sollten in einem vollständigen Business Case separat berücksichtigt werden. Bei Flächen im Eigentum, die veräußert werden, kann zusätzlich Kapital freigesetzt werden; dies ist portfolioabhängig und in den hier gezeigten Jahreszahlen nicht enthalten.
Die Amortisations- und Kapitalwertzahlen zeigen die jährliche Situation, nachdem die Portfolioziele erreicht wurden. Sie sind keine Prognose für Jahr 1. In der Praxis werden die vollen Vorteile meist ab Jahr 3 sichtbar, wenn Flächen tatsächlich aufgegeben, Mietverträge neu verhandelt und Konsolidierungsmaßnahmen umgesetzt wurden.
Die Umsetzungsdauer hängt vom Projektumfang ab. Einzelne Planon-Implementierungen waren bereits nach 7 Wochen produktiv, größere und komplexere Portfolios brauchen deutlich länger.
Anhang
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Benchmark-Quellen
- JLL, Global Occupancy Planning Benchmark Report 2026 — 84 Organisationen, 716 Mio. sq ft. Büroauslastung von 56 % gegenüber einem Zielwert von 74 %.
- BAUAKADEMIE, NEO Office Impact Report 2025/26 — offizieller Nachfolger des OSCAR, über 800 deutsche Bürogebäude. Umlagefähige Betriebskosten von durchschnittlich 5,42 €/m² Mietfläche und Monat, also 65 €/m² und Jahr, einschließlich Facility Services, Versicherung, Verwaltung und Grundsteuer.
- WERC, DC Measures 2022 — Benchmarking der Lagerkapazität über 240 Teilnehmer. Median der genutzten Kapazität 85,7 %, mit 80 bis 85 % als Bereich, der Reaktionsfähigkeit auf Nachfrageschwankungen erlaubt.
- CBRE, U.S. Office Sublease Availability Nearly Doubles Since Pandemic (2023) — Spanne von 20 bis 40 % Abschlag bei Untervermietung, hier angewendet auf den angemieteten Anteil der freigesetzten Flächen. US-Marktdaten, als Orientierungswert genutzt. Flächen im Eigentum, die direkt vermietet werden, unterliegen diesem Abschlag nicht.
Die Annahmen zu Betriebskosten basieren auf deutschen Marktdaten (BAUAKADEMIE, NEO Office Impact Report 2025/26) und dienen hier als europäischer Referenzwert. Umfang und Höhe der Betriebskosten unterscheiden sich zwischen den europäischen Märkten erheblich, insbesondere dabei, welche Kosten über die Nebenkosten umgelegt werden und welche separat anfallen. Für eine portfoliospezifische Betrachtung sollten eigene Werte eingesetzt werden.